購買管理システム比較19選！

購買管理システムとは

「購買管理システム」とは、購買プロセスの効率化を目的としたシステムです。ここでの「購買プロセス」とは、購買物品の見積もりの取得、発注処理、検修処理などを指しています。

購買管理システムの種類

クラウド型

オンプレミス型

購買管理システム導入の目的

購買管理システムは、下記のような目的で導入されます。

• 購買に関わるコストの削減
• 購買に関する業務を効率化する
• 購買に関するコストを適正化する
• 購買状況の管理を強化する
• 購買に関わる手続きの内部統制強化

購買管理における業務プロセスは複雑であることから、資材の調達量や価格などを人の目で確認してデータ化するには非常に手間がかかります。このような部分に関しても、購買管理システムの導入によってそれぞれのプロセスを自動化できます。

購買管理システムの主な機能

購買管理システムにはさまざまな機能が搭載されています。ここでは、主な機能についてご紹介していきますので確認しておきましょう。

• 購買計画
• 仕入先管理
• 取引契約
• 発注管理
• 価格管理
• 納期管理
• 品質管理
• 検収支払管理

購買計画

製品の生産計画に従って、材料や部品を「どこから」「何個」「いくらで」「いつまでに」購入するかを決めることを「購買計画」と呼んでいますが、購買管理システムの活用によって購買計画に必要な情報を可視化できます。

さらにシステム上で情報の管理ができるため、生産計画に照らし合わせた時に材料・部品を漏れなく発注できているかどうかといった点についての確認が可能です。

仕入先管理

仕入れ先の管理を行う上では、「いつ」「何を」「どれくらい」仕入れたのかといった過去の実績に加えて、今後の購買予定などを管理していきます。

このように、仕入れ先情報をしっかりと管理することによって、購買に関するコストを最適化できます。

取引契約

材料・部品を仕入れる際には、仕入れ先との取引契約を交わします。この時に交わされる契約書には、「いつ」「どのような内容の取引だったか」といった詳細が記載されています。

取引契約機能を使用すると、契約の内容を電子化した上で管理することが可能です。現在進めている取引に加えて過去の取引も管理できるため、新しい取引契約の際に参考にできます。

発注管理

「どの仕入れ先に」「どのような商品を」「いくつ発注したか」といった発注情報を管理するための機能です。多くの場合、発注先は複数あることに加えて、同じ発注先でもタイミングによって部品の種類や個数が異なるといったケースが多いでしょう。

購買管理システムには、このような発注に関係する情報を管理する機能が搭載されているため、届いた商品の種類や数について正しく検品できるようになります。

価格管理

材料や部品を仕入れる際の価格は、1つ1つは小さいものだったとしても、全体で考えると大きなものになります。時には経営にも大きな影響を与えるケースもあるため、仕入れの際の価格はできるだけ抑えることが大切です。

購買管理システムの価格管理機能を使用すると、過去の取引ではどのくらいの価格だったのかといった点もすぐに確認できるようになります。このことにより、次回仕入れの際に過去のデータを参考にできます。

納期管理

納期管理機能では、発注した部品や材料が指定納期までに納品されるのかといった点を確認できます。もし納期が遅れそうな場合でも、購買管理システムの使用によって素早くその情報を取得し、関係者と共有できるようになります。このことによって、納期の遅れによる生産計画への影響をできる限り小さくすることが可能です。

品質管理

製品を生産するために発注した材料や部品が、指定した品質で納品が行われるかといった点を管理する機能が品質管理機能です。万が一品質が悪いものが納品された場合には、どのような状態なのか、また品質が悪いものの個数を把握することによって、生産工程の調整も可能です。

さらにこちらの機能では、どこの仕入れ先からの部品や材料について品質に問題があったのかといった点も把握できますので、次回の発注の際に参考にできます。

検収支払管理

発注した材料や部品が納品されたら、期日までに支払いを実施する必要があります。購買管理システムにおける検収支払管理機能は、納品後の検収や支払いまでの流れを管理する機能です。こちらの機能を活用することで、発注ごとに現在どのような状況になっているのかを確認できます。

購買管理システムの導入メリット

購買管理システムの導入により、下記のようなメリットが得られると考えられます。

購買管理に関連するコスト削減

購買管理を行う場合には、伝票の作成や帳簿の管理などさまざまな作業が発生します。これらを手書きで行うのは非常に手間もかかります。

購買管理システムを使用することによって伝票の作成はシステム上で簡単に行えますし、作成伝票は自動的に管理されることから、これまで管理にかかっていた手間も削減可能。また各種書類をペーパーレスで管理できるため、印刷コストの削減にもつなげられます。

人的なミスが発生するリスクを減らせる

購買管理を人の手で行っている場合には、どうしても入力ミスなどが発生しやすくなりますし、状況の共有がうまくいかずに発注漏れなどが起こる可能性もあります。

その反面、購買管理システムの導入によって必要な入力なども少なくすることが可能に。さらに、関係者の間で簡単に共有できるため、発注履歴や納入の状況についても確認できるため、過発注や発注漏れも防げます。

購買プロセスを改善できる

購買管理システムではこれまでの購買履歴を閲覧可能です。これらのデータを活用すれば、今後の購買計画を立てやすくなるというメリットもあります。

その時の価格や品質などについても確認できるため発注先を選定する際の参考にすることもできますし、今後の発注量を調整する際にも過去のデータを参考にできます。

購買管理システムのデメリット

購買管理システムは便利ですが、デメリットがないわけではありません。ここではシステム導入する際に注意したい点を紹介します。

初期費用と月額コスト

購買管理システムのデメリットとしては、システムの導入と利用の費用が挙げられます。長期的には業務の効率化などによりコスト削減が実現できる場合が多いですが、導入時には一定の費用がかかってしまいます。また、導入後も月額運用費や利用料が発生するシステムもあります。

購買管理システムのにかかる費用は、システムの規模や機能によって変動します。そのため、選定時に自社の規模に合ったシステム、または自社での業務効率化に役立つシステムを選ぶことが重要です。機能が多いシステムでも、利用シーンが少ないと費用対効果が低下します。初期費用、利用料金だけでなく、システムを導入した場合に効率化・削減できる業務も考慮したうえでの選定が重要です。

担当者の学習コスト

もう一つのデメリットは、従業員や担当者の学習コストです。システムが複雑であればあるほど、使いこなせるまでにかかる時間が長くなってしまいます。導入効果を高めるには、操作性がよく、事前の知識がなくてもスムーズに利用できるシステムをおすすめします。

自社に合った購買管理システムの選定ポイント

購買管理システムの導入の際には「自社に合うシステムを導入する」点が重要です。ここでは、購買管理システムを選定するポイントをご紹介します。

• 既存システムとの連携できるかどうか
• 使いやすいかどうか
• カスタマイズがどの程度できるか

既存システムとの連携できるかどうか

企業によっては、部門別に購買記録の管理を行っている場合も考えられます。その場合には、現在使用しているシステムと新しいシステムが連携できるかどうかチェックする必要があります。

もし現在管理しているデータが新しいシステムに取り込みができなかったり、会計システムへ連携ができない場合は、導入によってお金の流れがわからなくなってしまうなど混乱が発生する可能性もあります。

使いやすいかどうか

どの部門においても購買記録の管理は大切であるため、負担なく使えるシステムであることも大切な着目点です。もし管理がしにくい、入力がしにくいといった場合には作業効率がかえって悪くなります。

購買管理システムの導入によってスタッフの作業が今以上に増えないように、使い勝手が良いシステムかどうかをあらかじめ確認しておくことが大切です。

カスタマイズがどの程度できるか

部署によって仕入れるものが異なることから、すべての部門において共通のフォーマットで対応するのが難しい場合もあるかもしれません。その場合にも対応できるよう、カスタマイズができるかどうかといった点も確認しておきたい部分です。

この点から、それぞれの部署が必要とするカスタマイズが可能な購買管理システムを選択するのが理想的といえるでしょう。

購買管理システム導入時の注意点

購買管理システムの導入にあたり、失敗を防ぐためには事前に注意点を押さえておくことが大切です。 ここでは、購買管理システムの導入にあたって注意すべき点について解説します。懸念点を払拭した上で、スムーズな導入を進め、ビジネスプロセスの効率化を目指しましょう。

• 明確な目標設定
• コストの検討
• 適切なトレーニング
• 変更管理

明確な目標設定

そもそもの目標が不明瞭な場合、期待通りの成果が得られないケースがあります。導入前に、なぜ購買管理システムが必要か、どのような目標を達成したいかを明確にしましょう。

コストの検討

システム導入にかかるコストを適切に評価しましょう。

初期費用だけでなく、運用・メンテナンスにかかる費用も考慮し、得られるメリットに対して適切な価格か検討することが大切です。

適切なトレーニング

運用後のトラブルを避けるため、システムのトレーニングを徹底的に行い、利用者がシステムを適切に活用できるようにしましょう。

変更管理

購買管理システムの変更管理を怠ると、安定性に問題が生じる恐れがあります。導入後も変更管理を行い、システムのアップデートや変更を管理しましょう。

購買管理システム導入でよくある質問

Q1.購買管理システムにはどんな機能がありますか？

購買管理システムは、購買管理プロセスの効率化を目的としてシステムのことですが、主な機能としては「購買計画」「仕入先管理」「取引契約管理」「発注管理」「価格管理」「納期管理」といった機能が備わっています。

Q2.購買管理システムを導入すると何が変わりますか？

購買管理システムの導入によって得られる効果として「購買管理に関連するコスト削減」「人的ミス発生の抑制」「購入プロセスの改善」などがあります。特に人の手で行っている場合、入力ミスが発生したり、発注漏れが起こったりする可能性がありますが、それらのリスクが回避できます。さらに詳しく知りたい方は、「購買管理システムの導入メリット」をご覧ください。

Q3.無料で使える購買管理システムはありますか？

購買管理システムの中には、導入費用や基本機能が無料で利用できるシステムもあります。無料で使える購買管理システムはコストを掛けずに導入できることが大きなメリットだといえるでしょう。 しかし、導入や運用にあたってのサポートが受けられないケースや、トラブルが発生したときに保障が受けられない、もしくは追加料金が発生するケースもあるため注意が必要です。また機能や利用可能なユーザー数に制限を設けており、機能やユーザーの増加に応じて段階的に料金が発生するケースもあります。 無料で導入できる点はメリットですが、使える機能やユーザー数に制限があると、思ったような導入効果が得られない可能性も。そのため導入時には慎重に選ぶことが大切です。

まとめ

購買管理システムの種類にはさまざまなものがあり、目的や用途によってどのシステムを選択するかが変わってきます。そのため、購買管理システムの導入を検討する際には、まずは自社でどのような目的でシステムを導入したいのかを整理することが大切になってきます。

自社のニーズをしっかりと把握した上でそれぞれのシステムの特徴を確認し、自社の目的や用途に応じた購買管理システムを選びましょう。