「会議室の空予約が多く、実際に利用したいときに活用できない」、「社内外の人が利用するため、リアルタイムの状況が把握できずダブルブッキングする」など、会議室の予約に関するトラブルが発生している場合は、会議室の予約管理をデジタル化できる「会議室予約システム」を活用するのがおすすめ。
ここでは、会議室予約システムの料金・特徴を比較し、一覧にして紹介しているので、会議室を有効活用したい方はぜひチェックしてみてください。
会議室予約システムの一覧表
会議室予約システムを15サービス紹介していきます。各システムの特徴・料金を踏まえたうえで、自社に合ったシステムを導入してください。※創業年数は2022年12月14日時点
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）
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QRコードを読み取るだけで会議室の空き状況を可視化！ 簡単操作で業務効率化
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Acall（旧WorkstyleOS） |
自然言語のやり取りで会議室を予約できるAI機能搭載 |
予約ルームズ |
サイボウズのGaroonクラウド版とも連携可能 |
SmartRooms（スマートルームズ） |
英語と日本語に対応しているシステム。外資系企業でもスムーズに導入 |
iMeeting-R（アイ・ミーティング・アール） |
組織体制に合わせた予約権限の付与・割り振りにも対応 |
Biz Room |
Microsoft 365専用の会議室予約システム |
ROOMLEAD™ |
iPadといったモニタやQRコードから予約を行うシステム |
touch-mee（タッチミー） |
専用のタッチシートを採用したシステム。設置は「貼り付け」だけで簡単 |
BRoomHubs（ビールームハブス） |
要望に応じて入館システムのカスタマイズなどにも対応 |
リザエン |
スマートロック連携ができる予約管理システム |
Resource Look（リソースルック） |
顧客に対して来訪者番号を通知することでスムーズな管理が可能 |
ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ） |
抽選形式の予約方法にも対応している予約機能搭載 |
Direct Reserve（ダイレクト リザーブ） |
低コストで導入可能。月額3,300円（税込）から利用できる予約システム |
Nimway |
位置検索機能が搭載！メンバーがいる場所がすぐにわかる |
Condeco |
ホテリング機能搭載。座席や会議室をマップ上で選んで予約できる |
Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）
Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）の概要
株式会社Colorkrewのビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz（カラクルビズ）」は、業務効率化に役立つさまざまな機能を持つビジネスツールで、座席管理サービス利用者数で、No.1（日本マーケティングリサーチ機構調べ）を取得しているサービスです。
会議室予約に役立つ機能のひとつに「スケジューラー」と呼ばれる機能を搭載しており、設備予約機能も搭載しています。
会議室の空き状況の確認から設備予約まで行える機能で、人の予定調整と会議室の予約を同時に行うことが可能です。
PCだけでなく、スマホでも同じ機能が利用できるため、導入すれば移動中に会議室の空き状況の確認から予約までの作業が完結できるようになります。
30日間の無料トライアルを実施しているので、気になる方は使用感を確かめたうえで本格導入に移行できます。
Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）を選ぶべき理由
予定調整から会議室予約までの一連の作業負担を軽減できる
株式会社Colorkrewのビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）」は、アポ調整機能と設備予約機能の両方に対応しているので、予定調整段階から利用できるのが大きな特徴です。
通常は社内外の人とミーティングを行う際は、メールやチャットで都合の付く日をうかがい、チームメンバーの都合の付く日と会議室の空き状況を照らし合わせる必要があります。しかし、ツールを活用すれば、候補日の調整も簡単に行えるので連絡回数の削減に繋がります。
予定調整から会議室予約までの一連の作業負担を軽減できる
株式会社Colorkrewのビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）」は、各種ツールやシステムと連携が図れて、Googleカレンダーとの連携も可能です。
会議室の予約をした際は、Googleカレンダー上に情報を反映させられるので、見落としを防げるようになります。
特に、社内外の人とのミーティングが多い場合は、ツールでの確認には限界があるものです。普段から利用しているようなGoogleカレンダーに予定を反映できれば、ダブルブッキングや見落としの防止に繋がります。
固定費・高セキュリティーで稟議承認を得やすい
株式会社Colorkrewのビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）」は、月額利用料金制を採用しているので、利用回数に応じて費用が変動する心配がありません。
初期費用は無料です。毎月固定の費用を支払うスタイルのため、導入後のコストを気にせずに利用できます。
また、稟議承認を得やすいPCI DSS、FISCの準拠にも利用されている日米特許の認証技術を使用した高セキュリティーを採用。
これまで500社、1,400チーム以上に利用されてきた実績があるので、スムーズな運用を期待できます。
Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz） の導入事例
シンプルで使いやすく、抵抗感なく受け入れられた
Colorkrew Bizはシンプルで使いやすく、そのため必要最低限のアナウンスで社員が抵抗なく使えたことは、管理者側として助かりました。
他部署の方が訪れた際も「誰がどこにいるかがわかって便利だね」と声をかけていただく事があり、導入担当者として嬉しく思います。
引用元：Colorkrew Biz公式HP｜導入事例「株式会社岡三証券グループ」（https://colorkrewbiz.com/case_study14.php）
テレワークとオフィス出社のハイブリッドワークにも対応、多拠点利用できて使いやすい
現在、本社含め関西支社や中部支社など、4拠点でColorkrew Bizを導入し、多拠点利用をしています。
ほぼ問題もなく社員からの問い合わせも少ないので、本当に使いやすいツールだなと思います。
テレワーク中の上司も自宅で出社社員の状況を確認できるため、便利に感じています。（導入事例 株式会社ニチレイフーズより一部抜粋）
引用元：Colorkrew Biz公式HP｜導入事例「株式会社ニチレイフーズ」（https://colorkrewbiz.com/case_study13.php）
Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）の会社概要
| 会社名 | 株式会社Colorkrew（カラクル） |
|---|---|
| 所在地 | 東京都台東区元浅草3-7-1 住友不動産上野御徒町ビル5F |
| URL | https://colorkrewbiz.com/ |
会議室予約システムとは？
会議室予約システムとは、社内にある会議室やワークスペースの予約を行えるシステムのことです。
社内の会議室は空予約が発生するケースが多く、じつに全体の4割近くが空予約であると言われています。社内のスペースを有効活用できないのはもったいないもので、テナント料分は有効活用したいところです。
そこで、社内の会議室を効率的に活用するために、会議室予約システムを取り入れる企業が増えています。ここからは、会議室予約システムのタイプや取り入れるメリット、選定するコツを解説しています。システムの導入に際してぜひお役立てください。
会議室予約システムの種類
会議室予約システムを選定する際には、自社に最適な導入方式を選ぶことが重要です。主に2つのタイプがあります。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを介してサービスを利用する方式です。このタイプの最大の利点は、サーバーの増設やソフトウェアのインストールが不要であることです。
そのため、初期投資を大幅に抑えることができ、保守管理もサービス提供者が担ってくれるため、手間がかかりません。また、別システムとの連携が容易である点も魅力の一つです。
ただし、インターネット回線の障害によりサービスが利用できなくなるリスクがあります。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして運用する方式です。この方式の最大の利点は、セキュリティの高さとシステムのカスタマイズ性にあります。
企業が直接システムの管理とメンテナンスを行うため、自社の要望に応じた細かなカスタマイズが可能です。また、インターネット環境に左右されずに運用できる点もメリットとして挙げられます。
しかし、クラウド型に比べ初期費用が高く、自社でシステムの維持・管理を行うための人的資源が必要です。
会議室予約システムを導入する際には、これらの特徴を踏まえた上で、自社の要件やリソース、セキュリティ要求などを総合的に考慮し、最適な方式を選択することが推奨されます。
会議室予約システムが注目されている理由
会議室予約システムが注目されている背景には、会議室の空予約が多く、スペースを有効活用できていないことが挙げられます。
自社の敷地にオフィスを設けている場合においても、テナント料を払ってオフィスを設けている場合においても、無駄なスペースが発生するのは望ましくないものです。スペースが有効活用できていなければ、オフィスを小規模にしてテナント料を抑えるのも一つの手と言えます。
会議室の稼働率を上げたり、スペースの見直しを図ったりするためにも、予約の効率化やデータの解析ができるシステムの導入をおすすめします。
会議室予約システムでできること
会議室予約システムでできることとしては、以下の点が挙げられます。以下の機能のなかから、自社にとって必要な機能を選定しましょう。
- 会議室・ワークスペースの予約管理
- リアルタイムでの会議室の予約
- 会議室の自動キャンセル
- メンバーの座席・現在地の可視化
- リアルタイムでの入退室管理
- 稼働率をはじめとした利用状況の分析
会議室予約システムを利用するメリット
会議室予約システムを利用するメリットを3つ取り上げています。メリットを踏まえたうえで、システムの活用をご検討ください。
自動キャンセル機能で会議室の稼働率を高められる
会議室予約システムを活用すると空予約を回避でき、会議室の稼働率を高められます。仮予約から本予約に移行できるシステムなら、本予約に一定期間変更がない場合に自動キャンセルを行ってくれます。
また、入退室管理が行えるシステムであれば、会議当日に一定時間入室がない場合に自動キャンセルしてくれるので便利です。当日空きが出た段階で会議室を利用できるようになり、普段会議室の利用を控えていたメンバーが積極的に活用できます。
会議室の予約・スケジュール調整が楽になる
会議室予約システムを導入すると、会議室の予約・スケジュール調整が簡単になります。
システムによってはスケジュール調整を行える機能を搭載しており、投票によって会議開催日を決めて、自動で会議室を押さえられるものもあります。メンバーのスケジュール調整や会議室を予約する手間がなくなる分、他の業務に専念することが可能です。
人為的なミスを低減できる
会議室予約システムを活用すれば、人為的なミスを減らせます。
人の手でスケジュール調整から会議室の予約までを行う場合、会議の候補日を複数押さえていると、開催日以外のキャンセル忘れや、本予約を忘れるリスクが出てきます。
また、スケジュール調整を図っている間に会議室が押さえられて、ダブルブッキングが起こったり、再度スケジュール調整を図ったりする手間がかかる恐れもあるものです。
会議室予約システムを使うと作業をほぼ自動化できるので、ダブルブッキングや予約キャンセル忘れなどを防止できます。
とはいえ、会議室予約システムは、タブレット端末で予約するシステムなら初期費用がかかり、他システムもランニングコストがかかるというデメリットが存在します。
しかし、デメリットを考慮しても、上記のようなメリットやスペースを有効活用できるメリットは大きいため、予算に都合がつけられるなら導入する価値があるのです。
会議室予約システムの選び方
会議室予約システムを導入するなら、「利用目的に合った機能が搭載されているか」、「幅広い年代が活用できる操作性か」、「社外の人が利用できるセキュリティー性か」どうかを確認しましょう。
機能・操作性・セキュリティー性を加味して選ぶと、導入後に失敗するリスクを低減できます。
会議室予約システム選びの注意点
会議室予約システムを選定する際の注意点を3つ解説しています。以下の注意事項を踏まえたうえで、社内に導入するシステムを選定しましょう。
利用目的に応じた機能を搭載しているか
会議室予約システムを選定する際は、「使用目的と機能を比較して十分に足りているか」、「余分な機能を実装していないか」を確認してください。
仮に、社内外の人が会議室を利用する場合、社外の人も活用しやすい予約機能を実装していることが大切です。社外の人が利用するケースでは、Webサイトに予約管理システムを埋め込める機能や、予約サイト自体を制作できる機能が搭載していると便利です。
自社で会議室の仮押さえやキャンセルが多い場合は、自動キャンセル機能を搭載しているかも重要なポイントです。仮押さえに期限が設けられているシステムなら、期限切れ後は自動キャンセルされ、他のチームが予約できるように。
また、仮押さえ候補と本予約機能が連動しているシステムであれば、仮押さえから本予約された際に、該当日以外の候補の自動キャンセルが可能です。
予算と使用目的に合っているか
会議室予約システムを選定する際は、予算に合ったシステムを導入してください。予約システムには複数のパターンがあり、タブレット端末やモニターと連携ができるものは初期費用が発生します。
他にも、予約受付数で月々の使用料が変動するシステムもあり、会議室の規模に応じて選定する必要があります。使用目的と予算を照らし合わせて、無理のない範囲で活用できる会議室予約システムを導入することがおすすめです。
セキュリティー対策を講じられるか
会議室予約システムを導入するなら、セキュリティー対策が必要です。特に社内外の人が利用するケースでは、入退室管理や受付管理、施錠管理などを行えるシステムを導入することをおすすめします。
予約システムや予約サイトのセキュリティー性の確保はもちろん大切ですが、建物・会議室自体のセキュリティー対策も必要です。
会議室予約システムの中には、施錠管理システムや入退室管理システムと連動するものもあるので、必要に応じて利用を検討することが大切です。予約受付時に特定のキーを発行し、入室を制限できるシステムもあります。
日程調整ツールの機能として、会議室予約ができるケースもあるので注意！！
日程調整ツールの機能の一つに会議室予約ができる機能を搭載している場合があるので注意してください。機能が重複しているツールを導入してしまうと、双方のランニングコストが発生し、余分なコストが生まれてしまいます。
もちろん、日程調整ツールに限りません。すでに社内で導入しているツールや別途導入予定のツールに、会議室予約機能が搭載されていないか確認をしましょう。
会議室予約システムに関するよくある質問
ここからは、会議室予約システムの導入でよくある質問を紹介しています。導入に際して不安を感じている方は、以下のQ＆Aを参考に検討してみてください。
Q1.使用できるユーザー数・会議室に制限はありますか？
会議室予約システムによって、使用できるユーザー数・予約できる会議室数に制限があるケースがあります。
制限がないシステムにおいても、入退室管理のための端末や設備の導入が必要な場合では、初期費用がかさむため全室に導入できない恐れがあります。
社員の人数ごとに導入費用が明確なサービスや、初期工事費用がほとんどかからないサービスをトライアルで導入すれば、コストの無駄や失敗は防げます。
Q2.複数拠点の会議室の予約管理が行えますか？
会議室予約システムによりますが、基本は可能です。複数拠点の会議室予約管理を個々で行うと、作業が煩雑になる恐れがあります。そのため、一元化できるシステムを選ぶとより、予約管理運用の負担が軽減できます。
さらに、拠点ごとに管理者を変更できたり、権限の付与を行えたりするケースもあるため、導入前に複数拠点の管理機能でどこまでカバーできるかを確認する必要があります。
Q3.会議室予約システムの無料トライアルはできますか？
工事を必要としないシステムであれば、無料トライアルのコースが用意されているサービスもあります。
初めて会議室予約システムや座席管理サービスを導入するという場合は、無料トライアル期間があるサービスを選ぶようにすれば、安心です。
ただし、工事が必要な会議室予約システムの場合は、無料トライアルの提供はないと考えてください。
Q4. 会議室予約システムは自作できる？
はい、会議室予約システムは自作することが可能です。例えば、Excelの表作成機能を利用して、会議室の使用予定を管理する予定表を作成することができます。
この場合、使用したい日付に「開始時刻と終了時刻」「責任者（使用部署・チーム）」などの情報を入力することで、簡易的な会議室予約システムを構築できます。
しかし、自作のシステムには限界があります。予約や変更、キャンセルの情報がリアルタイムで共有されず、会議室の利用効率を最大化するための機能が限られているためです。
そのため、利便性を高めたい、効率的に会議室を管理したい場合は、有料版の会議室予約システムの導入を検討することをお勧めします。有料版システムでは、予約のリアルタイム共有のほか、会議室の利用状況を把握し、管理するための機能が充実しています。
会議室予約システム比較まとめ
会議室予約システムを選ぶ基準は、機能はもちろん操作性・セキュリティー性も重視しましょう。
幅広い年代や職種の人、社内外の人が集まり、さまざまな人が予約システムを触れる場合、個人情報の漏えいによる損害・システム操作のレクチャーによる作業の手間などのリスクがあります。
セキュリティが整っており、操作が苦手な方でも使いやすいシステムを活用することで、会議室予約システムの真価を発揮できます。当然ですが機能が多いほど、ランニングコストも上がります。社内のコストと必要な機能のバランスを見ながら検討してください。
- 免責事項
- 本記事は、2022年12月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
