歯科医院向けのおすすめ事務代行サービスを徹底比較！

歯科医院における業務量の増加傾向と背景データ

歯科医院を取り巻く環境は、一見変化がないようでいて、実は中身に大きな“ひずみ”が生まれています。

歯科診療所の数はほぼ横ばい

• 68,921施設（2022年10月時点）
• 10年前（2012年）は68,942施設（※1）

※1：厚生労働省「医療施設（静態・動態）調査」2022年版https://www.mhlw.go.jp/toukei/list/79-1a.html

一方で医療費は増加傾向

• 歯科医療費総額は3.2兆円（2021年度）
• 対前年度比 +3.2% の伸び（特に予防・自費・訪問診療の領域で拡大）（※2）

※2：厚生労働省「令和3年度 国民医療費」https://www.mhlw.go.jp/toukei/saikin/hw/k-iryohi/21/index.html

「歯科医院の数が増えていない」のに「医療費（=診療量）が増えている」ということは、1医院あたりの診療ボリュームや付随する事務作業が確実に増えているということを意味します。
実際、保険診療点数の算定要件や訪問診療・口腔機能管理・施設基準・オンライン資格確認など、医院が処理すべき業務の種類と深度は年々広がっています。
多くの場合、院長自らまたは事務スタッフが“診療の合間”に業務をこなしているか、あるいは“休憩時間”を削って対応している現状があります。こうした積み重ねが、「人が足りない」ではなく「時間が足りない」という慢性的な負担感を生んでいます。

歯科医院が直面する今後の経営課題

現在すでに感じている課題は、今後数年でさらに加速・複雑化していくと考えられます。

日々の業務を何とか回していても、気づけば残業が常態化し、判断の先送りや、新しい取り組みへの着手が難しくなっていき、結果として、本来取り組みたかったことに手が回らなくなる、という状況も考えられます。

歯科事務代行による業務負担の軽減

診療報酬の加算対応や採用業務、広報活動など、歯科医院の事務業務は年々多様化・煩雑化しています。
こうした中、限られた院内リソースだけで運営を続けることに限界を感じる医院も少なくありません。

歯科事務代行サービスは、レセプト点検や採用対応、SNS運用など、一部業務を外部に委託できる手段として注目されています。
全業務のアウトソースではなく、必要な業務を必要な分だけ任せられる柔軟さが特長です。

人材不足が続く今、業務の一部を外注することで、院長や事務長は本来の役割に専念でき、医院全体の業務効率やスタッフの働きやすさにも好影響を与える可能性があります。

経営資源を見直す上で、事務代行は有効な選択肢のひとつと言えるでしょう。

とはいえ、実際にどのような事務代行サービスがあるのか、費用や対応範囲にどれほどの違いがあるのかを把握しなければ、導入の判断は難しいのも事実です。
比較検討を進めるうえで、まずは実際のサービス資料を見て、自院に合うかどうかを確かめてみることをおすすめします。

現在、資料請求できるサービスでは、対応範囲・費用感・導入の流れなどが分かりやすくまとめられており、他社を選ぶ際の判断軸としても活用できる内容です。
「まだ迷っている段階」でもOK。情報を集めるところから始めたい方は、まずは資料をダウンロードしてみてください。

以下では、歯科医院向けに特化した事務代行サービスの一覧をご紹介します。
自院の課題や運営体制に合ったサービスを見つける参考として、ぜひご覧ください。

歯科の事務代行サービスとは

歯科の事務代行サービスとは、歯科医院の事務業務を外部の専門業者に委託し、医院が診療に専念できる環境を整えるアウトソーシングサービスです。

クリニックによって依頼内容は異なりますが、対応できる業務は多岐にわたります。

依頼できる業務の一例

その他のサポート内容

• 院内マニュアルの作成支援
• 施設基準の提出書類の管理補助
• スタッフ評価制度の設計補助
• 経営数値のレポーティング支援

サポート提供形式

事務代行サービスは、訪問型に加えて、チャットやクラウドツールを活用したオンライン型・リモート型のサポートが一般的になっています。
都市部に限らず、地方や複数拠点の医院でも利用しやすい環境が整ってきています。

歯科事務代行サービスの提供形式と対応エリア

歯科事務代行サービスは、「訪問して対応するスタイル」だけではありません。近年では、オンラインツールを活用したリモート対応が主流となっており、遠方の医院でも安心して依頼できる仕組みが整っています。

主な提供形式

対応エリアについて

全国対応の事務代行サービスも増えており、東京都・大阪府などの都市圏に限らず、地方や離島エリアの歯科医院でも利用が可能です。特に「オンライン完結型」のサービスであれば、地理的制約を受けず、業務委託の幅が広がります。

導入前には、「対応エリア」「提供形式」「利用中のITツール（チャット・ファイル共有など）」について確認しておくと安心です。

歯科の事務代行サービスを利用するメリット

歯科の事務代行サービスは、雇用に関して固定費やスタッフ育成などの責任を負う必要がないため、低リスクで利用できるサービスです。

円滑に業務を行いやすくなるだけでなく、自院で事務員のための研修や教育をする必要がなくなり、スタッフが休職したり退職した場合にも新たに人員を募集する手間もなくなります。

歯科クリニックで事務代行サービスを導入することにより、歯科クリニックは医療提供に専念できるようになり、患者との良好なコミュニケーションや適切な診療環境を構築することができます。

その他にも下記のようなメリットがあります。

• 院長やスタッフが本来担当している業務に専念しやすくなる
• 人材採用や人件費、スタッフの教育コストを削減できる
• 即戦力となる人材に専門業務をお任せできる
• 事務作業がスムーズに行われるため患者サービスの向上につながる

歯科の事務代行サービスの選び方

数多くの歯科の事務代行サービスの中から目的に合ったものを選ぶためには、各サービスを見極める必要があります。どんなことをチェックすればいいのか、確認しておくと安心です。

専任の担当者が付いてサポートしてもらえるか

毎回同じ人が対応してくれることで、代行業者であってもクリニックのメンバーとして信頼関係が築きやすくスムーズに業務を行うことができます。サービスを導入する際には、担当制であることもポイントです。

幅広い業務に対応している

電話対応や事務業務だけでなく、歯科医療ならではのレセプト関連業務や給与計算、勤怠管理といった専門的な業務にも対応してくれるサービスを選ぶことが大切です。

必要な時にすぐに対応してもらえる

クリニックに常駐していなくても、電話やオンラインで連携を取りながら実務対応してもらえるのでいつでも繋がっているという安心感が得られます。

歯科事務代行サービス導入までのステップ

歯科事務代行サービスは「いきなり全部任せる」必要はなく、医院の課題に応じて小さく始められるのが特長です。ここでは、一般的な導入の流れをご紹介します。全体像を把握することで、スムーズな導入が叶います。

STEP 1：業務課題の洗い出し

まずは現在院内で行っている業務を一覧にし、「誰が何にどれだけの時間をかけているか」を棚卸します。属人化している業務や、時間がかかっている作業が外注候補になります。

STEP 2：外注したい業務範囲の整理

棚卸した業務の中から、「外部に任せても問題ない業務」や「一部サポートを受けたい業務」を具体的にピックアップします。レセプト点検や採用対応、SNS運用など、切り出しやすい業務から始めるのが一般的です。

STEP 3：サービス提供会社へ相談・見積依頼

希望業務や医院の体制に合った事務代行会社に問い合わせをし、実際にどこまで対応できるのか、費用や契約期間を含めて確認します。オンライン完結型・訪問対応の有無もこの段階で確認しておくと安心です。

STEP 4：契約・業務設計・ツール準備

正式契約後、どの業務をどのように委託するかを明文化し、業務フローや情報共有の方法（チャット／クラウド／電話など）を決めていきます。必要に応じて、NDA（秘密保持契約）も締結されます。

STEP 5：運用開始・定期的な見直し

運用開始後は、初月～3ヶ月を目安に成果や業務量を定期的に振り返り、内容を調整する医院も多く見られます。信頼できる事務代行会社であれば、段階的な業務追加にも柔軟に対応してくれます。

事務代行は「業務効率化」の手段であると同時に、「自院らしい運営体制を再構築するきっかけ」にもなります。無理にすべて任せる必要はありません。できるところから、少しずつ委託していくことがポイントです。

歯科事務代行が特におすすめな歯科医院のタイプ

歯科事務代行サービスは、すべての医院に一律で必要なわけではありません。ただし、以下のような特徴をもつ医院においては、導入によるメリットがより大きくなる傾向があります。

上記に当てはまらない場合でも、「業務が回らない日がある」「SNS更新が止まっている」「受付対応にばらつきがある」といった課題を感じているなら、一部業務だけの外注から試す価値は十分にあります。

歯科事務代行は、医院の運営課題を“まるごと任せる”のではなく、“必要な部分だけを効率的に補完する”存在として活用するのがポイントです。

一般的な歯科の事務代行サービスの費用相場

歯科の事務代行サービスにかかる費用相場は、依頼内容や料金システムによっても異なります。

料金体系は、主に月額固定タイプと従量課金タイプの2種類。

それぞれ特徴が違うので、依頼したい業務の量や期間を把握した上で、どちらの料金形態が合うのか判断する必要があります。

月額固定タイプ

1ヶ月当たりの稼働時間や契約期間の長さ、サービス内容によって料金が変わります。

目安となる料金は50,000～100,000円程度。オプションサービスなどを利用する場合は、更に費用が高くなる傾向にあります。

従量課金タイプ

依頼する業務に対する作業数や稼働時間などで料金の請求が行われます。

目安となる料金はメール1通あたり100円や書類作成1枚当たり1,500円程度。スポット的な短期間の依頼としてサービスを提供している会社もあります。

歯科事務代行サービス利用時の注意点・制限事項

歯科事務代行サービスは幅広い業務をサポートできる一方で、すべてを無制限に任せられるわけではありません。スムーズに導入するためには、事前に確認しておくべき注意点があります。

1. 委託できない業務がある

法的に資格が必要な業務（例：税理士による税務申告、社労士による社会保険書類の作成、弁護士による契約書作成など）は、原則として歯科事務代行では対応できません。
これらは専門士業と連携しているサービスであっても、あくまで「調整・資料準備」までが対応範囲であることが多いため、契約前に確認が必要です。

2. 院内スタッフとの役割分担が必要

すべての業務を代行に任せるのではなく、「誰が何を担うか」の線引きを明確にすることが重要です。受付対応・資料確認・最終チェックなどは、医院側の担当が必要になる場面もあります。

3. セキュリティ対策の確認

患者情報や診療記録を取り扱う業務が含まれるため、個人情報保護・データ管理体制がしっかりしている代行業者を選ぶことが不可欠です。
ISMS認証の有無、NDA（秘密保持契約）の締結、クラウドセキュリティの実装状況などをチェックしましょう。

4. ツールやIT環境の事前確認

オンライン型の事務代行を利用する場合、ファイル共有（Google Drive、Dropboxなど）、チャット（Chatwork、Slackなど）、Web会議ツール（Zoom、Google Meet）などの基本的なIT環境が必要です。
操作に不安がある場合は、サポート体制の有無も確認しておくと安心です。

5. 契約条件と更新ルール

サービスによっては「最低契約期間」や「更新ルール」「途中解約の手数料」などが設定されている場合があります。初回相談時に、見積とともに契約条件も確認しておきましょう。

こうした注意点を事前に押さえておくことで、導入後のミスマッチやトラブルを防ぎ、安心して業務を任せることができます。

歯科事務代行と事務長雇用の違い

歯科医院のバックオフィス業務を支える手段として、「事務長の採用」と「事務代行サービスの活用」の2つがあります。どちらを選ぶべきか迷う方も多いため、それぞれの特性を比較して整理します。

事務長は医院の「右腕」として長期的なマネジメントを担う一方、採用・教育・定着のハードルが高いのも事実です。
一方、歯科事務代行は特定の業務をピンポイントで外注でき、人的リスクを最小化できる手段として注目されています。

「業務全般を一貫して任せたい」なら事務長の採用、
「限られた業務だけを外に出したい」なら事務代行、
というように、医院のフェーズや課題に応じて使い分けることが大切です。

医療制度・DX対応と歯科事務代行の活用

近年、歯科医院にも「医療DX（デジタルトランスフォーメーション）」の対応が求められるようになり、事務業務の内容や負荷は大きく変化しつつあります。制度対応をスムーズに進めるための選択肢として、歯科事務代行サービスの活用が注目されています。

今後の制度改定に関わる主な業務例

制度対応における外注活用の利点

• 対応の「抜け漏れ」を防げる：制度変更に精通した担当者がサポート
• 書類作成の時間を削減：加算資料や報告書をテンプレ化・整理
• 変化に柔軟に対応できる体制構築：都度外注よりも継続支援で制度変化に追従しやすい

こうした医療制度対応は、業務に精通したスタッフがいなければ属人化しやすく、診療の合間に取り組むには限界がある領域です。
事務代行の活用は「日常業務の効率化」だけでなく、「制度リスクの最小化」という観点からも有効な選択肢です。

一般的な歯科の事務代行サービスを導入した事例

1人で抱えていた業務から解放され、何かあればすぐ相談し解決してくれます

開業してみると診療業務以外に数多くの業務があって、始めのうちは必死に頑張っていましたが、自分自身が体調を崩してしまい診療業務以外の部分が全てがストップしてしまいました。

知り合いの歯科医師から事務代行サービスを紹介してもらい導入したところ、止まりかけていた診療業務以外の部分を動かしてくれて感謝しかありません。

参照元：デンタルサポートセンター公式HP(https://dental-supportcenter.jp/voice/スタッフも頼り切りの事務スタッフ）

煩雑化した院内システムを整備！とても頼りになる存在です

院長がしなくてもよいことを担ってくれるので私の時間も節約でき、無駄な外注も控えられるようになりました。

ブレインとしても訪問時は私の考えていること、医院の目標などをじっくり傾聴してくれるので、取り組むべき課題や未来への方向性をその場で共有することができて有難い存在です。

参照元：Mr.歯科事務長公式HP(https://shika-jimucho.net/testimonial）

歯科事務代行サービスに関するよくある質問

1. 契約・料金に関する質問

Q. 契約期間に縛りはありますか？短期利用は可能ですか？

A. サービスにより異なりますが、多くの事務代行サービスでは月単位の契約が基本で、3ヶ月〜6ヶ月の最低利用期間を設定している場合があります。短期トライアルを用意している事業者もあるため、相談時に確認しましょう。

Q. 途中で契約内容や業務範囲を変更できますか？

A. はい、ほとんどのサービスで業務の追加・削減は柔軟に対応できます。医院の状況に合わせて段階的に依頼範囲を広げていく使い方も一般的です。

2. 業務範囲・対応内容について

Q. 保険請求やレセプト点検だけお願いすることはできますか？

A. はい、可能です。レセプト業務だけ、採用業務だけといったように、特定の業務単位で依頼する医院も多くあります。必要な業務から部分的に委託できるのが事務代行の特長です。

Q. 患者対応や電話業務も任せられますか？

A. 電話一次対応や予約変更の受付などは対応可能ですが、診療内容の説明など医療的判断を要するものは医院側で行う必要があります。対応範囲は事前に確認しましょう。

3. セキュリティ・個人情報の取り扱い

Q. 患者情報などの個人情報は安全に扱われますか？

A. はい、多くのサービスでISMS認証の取得やNDA（秘密保持契約）の締結が徹底されています。VPN接続やクラウドの権限設定など、情報管理体制も重要な比較ポイントです。

Q. NDA（秘密保持契約）は結んでもらえますか？

A. はい、基本的には結べます。個人情報や診療報酬など機密性の高い業務を委託するうえで、NDAの締結はほぼ標準となっています。

4. サポート体制・担当者について

Q. 同じ担当者が継続して対応してくれますか？

A. 多くのサービスでは専任担当制を採用しており、継続的に同じスタッフが対応してくれる体制が整えられています。引き継ぎの手間がなく、安心して業務を任せられます。

Q. 土日や診療時間外にも対応してもらえますか？

A. 基本的には平日対応が中心ですが、チャットやクラウド連携などを活用することで、時間外の指示出しは可能な場合があります。リアルタイム対応の可否は事前に確認しましょう。

5. 比較・導入実績について

Q. 他の歯科医院でも導入されていますか？

A. はい。個人開業の医院から複数医院を展開する医療法人まで、幅広く導入実績があります。特に人材不足や業務負担の多い医院での利用が増えています。

Q. 歯科専門でない事務代行サービスと何が違いますか？

A. 歯科特化型のサービスは、レセプト点検や施設基準、算定要件など、歯科医院特有の運用に精通している点が大きな違いです。業務の理解が早く、委託効率が高まります。

歯科事務代行サービスのまとめ

歯科医院の業務は年々複雑化・多様化しており、診療の質を維持しながら医院経営を成り立たせるには、バックオフィス業務の最適化が不可欠な時代になりつつあります。

歯科事務代行サービスは、レセプト点検や採用対応、広報、経理など、日々の煩雑な業務を医院の外に委ねることで、院長や事務長が本来注力すべき業務に集中できる体制をつくる有効な手段です。

特に近年では、医療DXへの対応やスタッフ採用難といった背景から、事務代行を活用する歯科医院が増えており、サービスの選択肢も広がっています。

本記事では、歯科事務代行サービスの概要から導入のメリット、対応可能な業務、選び方、利用事例、注意点まで幅広くご紹介しました。
すでに「業務が回らない」「採用が難しい」「制度対応に不安がある」と感じている医院こそ、一部の業務から外注を試してみる価値があるといえるでしょう。

まずは自院の課題に合ったサービスを一覧から比較し、気になる事業者には無料で問い合わせや資料請求をしてみることをおすすめします。

医院の持続的な運営体制を整える第一歩として、歯科事務代行の活用をぜひ検討してみてください。