美容クリニックの約管理システムには予約管理に特化したタイプと、予約管理を含めた豊富な機能でクリニックの運営を包括的に効率化できるタイプの2種類があります。
特化型のシステムは予約管理に特化したさまざまな機能で予約管理を効率化できる、初期費用を抑えられるといったメリットがあります。
包括型のシステムは、予約情報を含め患者情報、診療記録、請求情報などを一つのシステムで管理できるため、データの一貫性が保たれ、業務効率が向上。在庫管理や請求処理なども自動化され、より幅広い業務で効率化が図られます。
搭載機能・特徴・費用を比較したうえで、自院に合った予約管理システム選定の参考になさってください。
美容クリニックの予約管理システム
予約管理を含む
クリニック業務を一元管理するなら
予約管理に特化した
システムを選ぶなら
SMARTCRM（スマートCRM）
強み
SMARTCRM（スマートCRM）
予約管理はもちろん、電子カルテ、経営管理などクリニック運営に必要な機能を網羅。初期費用0円、月30,000円（税不明）～
RESERVA予約
強み
クリニックのみならず幅広い業界の予約システムとして利用されている。フリープラン：無料、ブループラン：42,240円/年（税込）～
リピッテクリニック向け予約システム
強み
LINE予約システム。目的に合わせてカスタム可。予約制限やキャンセル防止機能もあり。初期費用10,780円、店舗利用8,800円/月（税込）～
Kwin Choice
強み
LINE予約・Web予約に対応した美容クリニック特化型の予約システム。各種電子カルテと自動連携が可能。初期費用 40万円、月19,800円（税不明）～
美容クリニックの予約管理たシステムの一覧表
予約管理に特化した予約管理システムの費用と特徴を比較表にまとめてみました。予約の取りやすさや管理の簡便さを向上させたいクリニックや初期投資を抑えつつ、効率的な予約システムを迅速に導入したいクリニックにおすすめのシステムです。
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
B4A(ビーフォーエー/株式会社B4A) |
システムによる省人化でクリニックのDXを推進
|
medicalforce |
370以上の実績！大手クリニックの実績もあり
|
SMARTCRM（スマートCRM） |
月額3万円～利用可能！低コストでクリニック運営に必要な機能を網羅できる |
RESERVA予約 |
LINEのIDに紐づけた予約管理が可能 |
リピッテ 医院、クリニック向け予約システム |
美容外科・美容皮膚科に特化したLINE予約システム |
Kwin Choice |
複数サイトの予約管理をするサイトコントロール機能付き |
キレイパスコネクト |
LINEのIDに紐づけて予約を管理することが可能 |
メディカル革命byGMO |
美容外科・美容皮膚科に特化。AIによるキャンセル率データも抽出できる |
SOSIA POS SALON |
写真・画像の記録ができる電子カルテなどのオプションあり |
アポクル予約 |
時間帯予約・順番待ち予約の2種類に対応 |
CLINICS予約 |
予約情報が自動的にカルテに取り込まれるシステム間の連携も可能 |
m-KARTE |
富士通とLSIメディエンスの技術とノウハウが融合したカルテソリューション |
診療予約2022 |
待ち時間の見える化など利便性の向上を実現できるシステム |
MEDICALPASS |
経験豊富な専門コンサルタントが運用をサポートしてくれる |
ドクターキューブ |
順番予約・時間予約・時間枠予約の3種類機能が搭載 |
B4A(ビーフォーエー/株式会社B4A)
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B4A(ビーフォーエー/株式会社B4A)の概要
B4A(ビーフォーエー)は、自由診療クリニック内で発生するあらゆる業務をDX化して、一元管理を実現するクラウドツールです。
多機能のツールを採用していたが、必要とする機能が備わっていなかった、機能をうまく使いこなせなかったといった経験をしたことがある方もいるのではないでしょうか？B4Aは、自由診療に特化して多様化する現場のニーズにあわせたカスタマイズが可能。高いカスタマイズ性でDX化を強力にサポートしてくれます。
「リアルタイム予約」機能で顧客満足度がアップ
スマホで完結するリアルタイム予約機能で、患者（お客さま）の利便性を高めることができる点も、特徴のひとつとなっています。
美容クリニックにおいては、「予約がなかなかできない」「来院してからの待ち時間が長い」といった患者の不満が原因で、口コミの悪評やリピーター獲得率の低下などにつながってしまうケースが少なくありません。
これらの課題を解決するため、B4Aでは患者のスマホから簡単に予約ができたり、Webであらかじめ問診票を登録してもらったりすることで待ち時間を短縮する「リアルタイム予約」機能が搭載されています。
お客さまからの予約に関しては短い時間で予約作業が完結するため、美容クリニック来院の機会損失を防ぐことにもつながります。
実際にB4Aを導入したクリニックにて行われた「電話予約・従来のネット予約と比較して『リアルタイム予約』の方がスムーズと感じましたか？」というアンケートをとったところ、
- スムーズだと感じた：90.4％
- スムーズだと感じなかった：9.6％
という結果が出ています。多くのお客さまがスムーズな予約を実感しているという結果を見ても、B4Aが顧客満足度を向上させていることがわかります。
顧客情報をクラウドで管理できる
お客さまの情報をクラウドにて管理ができる点もB4Aの特徴となっています。この機能により、お客さまが記入した問診票や施術内容（画像を含む）をクラウド管理できるようになり、医師や看護師、カウンセラー、受付で情報をスピーディーに連携することが可能になります。
この機能から、従来のように来院したお客さまに問診票を書いていただき、スタッフの間で紙のカルテを渡す、といった作業は不要になります。
電子カルテの他にも勤怠管理やメールシステム、売上管理なども内包しているシステムであるといった面からもさまざまな作業を効率化し、多くの時間を生み出すことができます。
B4A(ビーフォーエー/株式会社B4A)を選ぶべき理由
美容クリニックの開業、運営に必要な機能すべてがそろう
B4Aには、「予約」「シフト」「電子カルテ」「決済」といったように、美容外科や美容皮膚科、AGA、審美歯科など自由診療を行うクリニックの開業や運営のために必要とされる機能が揃っています。
このツールひとつで管理が行えることから、複数のシステムを導入する必要もありません。また、さまざまな情報を一元管理できるため、お客さま向けのサービス提供やマーケティング施策にデータを活用することもできます。
リアルタイム予約でリピート患者の来院機会を創出
B4Aには「リアルタイム予約」機能が備えられている点が大きな特徴です。この機能を使用することにより、お客さまはスマホを使用して予約の空きを確認し、空いているところに予約を入れる、という作業が可能になります。
従来のように一度希望の時間を連絡してクリニック側で確認してもらい、予約可能かどうかの連絡を待つといった時間が不要に。その場で予約が完了するため、お客さま側ではちょっとしたスキマ時間に予約が行えます。
このように、リアルタイム予約の機能を導入することで気軽にクリニック受診のための予約ができるようになります。「なかなか予約が取れない」といった不満も生まれにくくなり、リピート患者が来院する機会を作り出すことが可能となります。
スタッフのシフトと予約の紐づけで施術を自動割り当て
B4A経由で来院予約が入った場合、自動的にスタッフのシフトと予約が紐づけられて施術を自動で割り当てる、という点も特徴のひとつとなっています。
従来、予約が入るとクリニックではその日時の予約が空いているかを確認し、さらにスタッフのシフトを確認した上でアサインを行います。そしてお客さまに予約の可否を連絡するといったように、1つの予約に対してさまざまな業務が発生していました。
しかしB4Aの場合、予約に対して自動でスタッフがアサインされるため、上記のような作業を行う必要もなく、大幅に業務の負担を削減できます。空いた時間を他の作業に回すことで、業務全体の効率化にもつながります。
B4A(ビーフォーエー)の導入事例
現場意見を反映したツールによりモチベーションが向上
導入先：医療法⼈社団美⼈会 共⽴美容外科
B4AはSaaSということでアップデートがあり、どんどん進化していく部分がすごくいいなと感じています。変化があると、スタッフの要望に対しても応えられていくのでスタッフのモチベーションもあがりますね。
引用元：B4A公式サイト導入事例「共立美容外科」(https://www.b4a.co.jp/case/kyoritsu-biyo）
これまで使用していたシステムは現場にフィットしていなかったため使いにくくなってしまっている、といった課題がありました。その時にB4Aを紹介されたことがきっかけで導入を決定。現場の看護師やカウンセラー、医師の声を反映したことから、現場感のあるツールの導入につながっています。
またこちらのクリニックでは、下記のようにコメントしているように、B4Aが「進化していくシステム」である点についても高く評価をされています。
予約に関するカスタマイズのしやすさを評価
導入先：AILE Clinic
スタッフの習熟度が開業当初から比べると上がったので、施術にかかる時間をもっと短くしてみようとか、既存のスタッフにはこの施術は振っていいけど、新しく入ったスタッフさんにはこの施術は避けておこうとか、そういうことがすぐにできるのがポイントでした。
引用元：B4A公式サイト導入事例「AILE Clinic」(https://www.b4a.co.jp/case/aile-clinic）
開業に伴い、B4Aを導入した事例をご紹介します。こちらのクリニックでは、B4Aが予約に対するスタッフの割り当てや時間のカスタマイズのしやすさを魅力として捉え、導入を決定しています。
また、B4A経由でのお客さまからの予約が入った際はクリニック側からの確認電話も不要である点、問診票記入をあらかじめお客様側でできる点などによりスタッフのオペレーションが効率化された点についても高く評価をしています。
B4A導入により院内での待ち時間を短縮
導入先：MINIMUM SKIN CLINIC GINZA
待ち時間だけでなくリアルタイム予約が可能という点も、来院促進に繋がっていると考えています。 ミニマムスキンクリニック銀座ではこれまで私が勤務していたクリニックよりも圧倒的に当日予約が多いです。平日でも4-5件の当日予約が入っており、これは売上に対しても大きなインパクトを与えています。
引用元：B4A公式サイト導入事例「MINIMUM SKIN CLINIC GINZA」(https://www.b4a.co.jp/case/minimumskin-clinic）
徹底したデジタル化が行われているミニマムスキンクリニック銀座での導入事例です。同クリニックではB4Aをベースにしたデジタル化を行うことなどにより、無駄のないサービスと価格の実現に取り組んでいます。
同クリニックでは、B4Aを用いたデジタル化により、院内での待ち時間を短縮。さらに、リアルタイム予約ができるという点についても評価しています。
B4A(ビーフォーエー)の料金プラン
- 初期費用：0円
- 月額費用：30,000円（税不明）台〜
※詳細は要問合せ
B4A(ビーフォーエー/株式会社B4A)の会社概要
| 会社名 | 株式会社B4A |
|---|---|
| 所在地 | 東京都港区西新橋1-7-1 虎ノ門セントラルビル8F |
| URL | https://www.b4a.co.jp/ |
medicalforce
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medicalforceの概要
オンライン診療からWEB予約、カレンダー形式の空き状況確認まで…美容クリニックの予約管理システムに必要なあらゆる機能を網羅しているmedicalforceは、予約管理以外にも様々な経営・業務ツールを備えています。medicalforceが対応している機能の内容や特徴、実際にクリニックに導入された事例などをご紹介していきます。
LINEとの連携でWEB予約の向上を狙える
美容クリニックを訪れる顧客は年齢・性別多様な層が含まれており、オンラインやWEBツールを使う人も多いため、WEB予約やデジタル問診票などが求められるケースがほとんどです。 medicalforceには予約・在庫管理からWEB予約、オンライン診療の受付といった多くのツールが集約されているため、院内業務のほとんどが一つのツールで完結できます。
さらにLINEと連携することで、ログイン不要で予約が可能。ユーザーの利便性が向上し、顧客満足度やWEB予約の向上を狙えます。これまで電話での予約対応に費やしていた時間も他業務に当てられるため、業務の効率化にもつながるでしょう。
患者もスタッフも使いやすい直感的なUI
medicalforceは機能が充実しているだけではなく、一つのツールとして使いやすさにも強いこだわりを見せています。見た目のデザインはシンプルで分かりやすく、直感的に操作できるためスタッフはもちろん、患者側も扱いやすいでしょう。操作画面が使いやすいということは、スタッフ教育時のコスト削減につながるというメリットもあります。
スマホやタブレットにも対応しているため、既存の環境にも合わせやすいでしょう。
業務データが全て集約され、経営に直接つながる
WEB予約システムや電子カルテなど、ツール内で記録・連携されたデータはすべて経営データとして反映され、集約・分析に使用することができます。自動集計された数値はグラフや表にして可視化することができるため、今後の業務改善や効率化、売上アップのために役立てられるでしょう。
日計表などのデータはワンクリックでダウンロードもできるため、経理部門の工数を削減することも可能です。データの管理業務を多く自動化させられます。
medicalforceを選ぶべき理由
クラウド上ですべての管理業務を一元化
業務管理システムには様々な形式がありますが、medicalforceは完全クラウド型のシステムとして開発されています。様々な端末からアクセスが可能な他、迅速に最新バージョンに自動更新されるため、安定した環境でどんな現場でも役立てられます。
スタッフや店舗が多いような現場でも活躍するでしょう。万が一のトラブルが起きた際には、即時でメンテナンスが行われるため災害などにも強い特徴があります。
部屋別カレンダーで施術状況や記録が分かる
クラウド形式で常にリアルタイムな情報を管理できるという特徴から、現在の施術中の状況や施術内容、対応スタッフといった細かな情報まで把握することができます。誰がどこの部屋で施術をしているか、過去の診療記録の内容まで、かなり詳細な情報をいつでもどこからでも確認できます。
患者ももちろんWEB予約時にカレンダーから空き状況をリアルタイムにチェックすることができますし、予約カードとカルテの情報が連携される点も便利です。
バックアップや制限設定などのセキュリティ対策も万全
患者の個人情報や施術内容などを詳細に管理するため、システムには強固なセキュリティ対策が求められます。medicalforceでは3省2ガイドラインに準拠したISMSクラウドセキュリティ認証を取得している他、2段階認証やIPアドレス制限設定、データの自動バックアップなど様々な対策が講じられています。
適宜必要に応じてアクセスコントロールが可能な環境が構築されており、情報の変更履歴も保持されるため、万一の事故やトラブル時にもデータの安全性を保てるでしょう。
medicalforceの導入事例
機能の豊富さと集客強化が決め手
実際にお話を伺った際にmedicalforceの機能の多さに驚きました。診療の予約や問診、電子カルテ、患者様情報の管理などの日常業務に加えて、患者様のリピート率UPを支援するセグメント配信機能、LINEの連携機能など集客強化に繋がるような機能が豊富にあるのが非常に魅力的でした。
引用元：medicalforce公式HP(https://service.medical-force.com/case/201-2/）
リアルタイムで予約状況を共有できるのが便利
現在利用を開始してから2ヶ月程度ですが、各方面で使いやすいなと感じています。元々の紙の管理と一番違う点は予約管理です。スタッフがリアルタイムで予約カレンダーを共有できるので、予約を取るのがかなりスピーディーになりました。
引用元：medicalforce公式HP(https://service.medical-force.com/case/114-2/）
患者の目から見ても分かりやすく使いやすい
メディカルフォースのWEB予約はLINEを使って患者様が自分でクリニックの空き時間を選択して即時予約できるのでラクですし、先生の稼働率も向上していると思います。お客様からも予約システムがわかりにくいという言葉をもらったことがなく、スムーズに予約できているんだなと感じています。
引用元：medicalforce公式HP(https://service.medical-force.com/case/87-2/）
medicalforceの会社概要
| 会社名 | 株式会社メディカルフォース |
|---|---|
| 所在地 | 東京都品川区東五反田1-21-13 ファーストスクエア五反田2F |
| URL | https://service.medical-force.com/ |
美容クリニックに適した予約管理システムとは？
美容クリニックに適した予約管理システムとは、自由診療に対応していて、かつ予約管理機能が充実しているシステムを指します。美容クリニックでは受付待ちが少なく、ほとんど時間予約となります。
時間予約に対応している予約管理システムを選定することをおすすめします。以下に、美容クリニックに向いている予約管理システムの機能例を掲載しているので、選定に役立ててください。
- 自由診療に対応している
- 時間予約に対応している
- キャンセル待ち機能が搭載している
- Web予約情報から電子カルテに患者情報を転記できる
- 電話と連動するCTIシステムで着信時に患者情報を表示させられる
上記の時間予約ですが、当日に受付待ちで診療を行っている美容クリニックは、複合予約に対応しているシステムを選定する必要があります。複合予約対応のシステムなら、受付待ち・時間予約の両方に対応できます。
また、キャンセル率が高い美容クリニックは、キャンセル対策が講じられるシステムの選定がおすすめです。キャンセル待ちができて、キャンセルが入ったと同時に次の患者へ知らせるなど、キャンセル率の低減に繋がる機能が搭載されているシステムを選定してください。
従来の電話予約が多いなら、CTIシステムも検討
CTIシステムとは、着信時に電話番号が登録されていれば、自動で患者情報を呼び出してくれる機能のことです。診察券番号から検索をする手間が省けて、他の業務に時間を当てられるようになります。特に、電話での予約や変更が多い美容クリニックは、CTIシステムを取り入れると患者の満足度向上にもつながります。
予約管理システムの機能にはどのようなものがあるか
美容クリニック向けの予約管理システムの主要な機能を、一部紹介していきます。下記に該当する機能が搭載されているかどうかも、選定時の判断材料にしてみてください。
- Web予約
- Web会計
- キャンセル待ち
- 受付待ち・時間予約
- CTIシステム
- サイトコントロール
- 再来状況
- Web予約表
- スタッフ管理
複数のサイトを保有している場合は、サイトコントロール機能が搭載していると、複数のWebサイトの予約状況を同期できます。予約タイミングによってブッキングする可能性がなくなり、連絡の手間が省けます。
美容クリニックが予約管理システムを導入するメリット
美容クリニックが予約システムを導入すると、待機時間の大幅な削減に繋がります。特に、人気のクリニックでは慢性的な待機時間が発生しがちで、患者の満足度に影響を及ぼす原因にも。予約管理を徹底することで、ダブルブッキングや人数調整を見誤る心配がなくなり、患者の満足度の向上に貢献します。
美容クリニック予約管理システムを選ぶ際に確認すべきポイント
美容クリニックが予約システムを導入する際は、自由診療に対応していて、カスタマイズ性に優れたシステムを選ぶことが大切です。また、既存のシステムがある場合、スタッフ管理や電子カルテなどと連携が図れるかどうかも確認してください。システムによっては連携できない可能性があるので注意が必要です。
美容クリニック予約管理システムに関するよくある質問
ここからは、美容クリニック予約管理システムに関するにに関する「よくある質問」を紹介していきます。サービス導入に関して疑問や不安を感じている方は、以下のQ＆Aを参考にしてみてください。Q1.現在利用している予約システムや電子カルテから切り替える際に、既存のデータを移行することは可能ですか？
基本的には可能なシステムが多いです。ただし、各社予約管理システムの機能に違いがありますので一概には言えません。
自院がどのようなシステムを利用し、どのようなデータを移行したいかを明確にしたうえで相談してみることをおすすめします。
サービスによってはオプション機能の追加が必要になったり、別途見積もりが必要になったりする場合もあるので、導入を決めてしまってからデータの移行ができないことがわかるといった、現場の混乱を招かないように注意しましょう。
Q2. 自院のホームページやInstagram、Twitter、LINEなどの公式アカウントとの連携は可能dでしょうか。
基本的には可能です。ただし、自院のホームページや公式アカウントの運用を内製でやっている場合でも、リテラシーがあまり高くない場合にはあらかじめ相談したほうが安心です。
また運用代行会社などの外部パートナーと連携している場合も想定できるため、システムを導入する前に自院の環境などについても確認しておくようにしてください。
Q3.自院にデジタルにくわしい人材がいなくても予約管理システムの導入はできますか？
ほとんどの予約管理システムは知識やスキルがなくても使えるような設計になっているので、問題ありません。ただ、使い勝手や操作性などには違いがありますので、まずは自院スタッフや医師のリテラシーを確認しておきましょう。
業務のDX化や患者の利便性のために導入したにもかかわらず、システムが使いこなせないのでは本末転倒です。また、どんなに高機能であっても自院でそれが活用できないのであれば意味がありません。
費用対効果も大事ですが、現場が混乱せずに使いこなせることがもっとも重要です。求める機能と使う側の能力にアンマッチがないか、十分に確認しておくようにしてください。
美容クリニック予約管理システムまとめ
予約管理システムと言っても、クリニック専用・自由診療に特化・美容整形外科や美容皮膚科に特化したシステムと様々です。自院の課目・診療スタイル・予約体制に応じて、必要な機能を選択する必要があります。
美容クリニックは自由診療カテゴリの中でもとくに同じエリアや施術で競合が多いため、つい外向きの広告や宣伝にばかり気を取られがちですが、業務の効率化など内側の改善への投資も、重要な経営戦略です。
人の手で行わなくてもいいことをまるごと予約管理システムやツールに任せれば、売上に直結するサービスに時間をかけることができるようになります。
DXと聞くと難しく感じるかもしれませんが、オペレーションを効率化して無駄なコストがカットできるのであれば、試してみる価値があるのではないでしょうか。
