出張管理システム（BTM）は出張データが一元管理しできる便利なサービスです。航空券やホテルの予約機能の他、立替精算が不要になる機能や海外出張をカバーできる機能を備えているものが多くあります。システムによっては機能や特化領域の違いがあり、自社の利用用途に合ったサービスの選定が必要です。
ここではおすすめの出張管理システムを紹介しています。サービスの選定にお役立てください。
おすすめの出張管理システム
海外出張を頻繁にある会社向け連携しているベンダーが多く、海外でも幅広い航空券やホテルの予約ができるサービス
システムの導入経験が少ない充実したサポートで、慣れていなくてもしっかりした出張管理ができるサービス
Bzit
200から500名規模の会社の導入実績が多く、最適なコスト削減プランを提案
おすすめの出張管理システム一覧表
出張管理システムを提供する各社の特徴を一覧にしてまとめました。出張管理システムは自社に適したものを選んで導入することが大切です。以下の情報や予算と照らしながら、自社にマッチしたシステムを見つけてみてください。
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
東京マスターズ
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120万以上のホテル・200以上の国際航空と提携！豊富なラインナップで最適なプランが見つかる
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Smart BTM
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24時間・365日、現地時間にも出張者をサポート！不測の事態でも安心できる万全な体制
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ピカパカ出張DX
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累計取引実績3500社以上！使いやすい操作画面＆スマートフォン対応で管理者・出張者の負担を軽減
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Travel Manager |
登録した旅程データをそのまま経費積算や出張報告に活用 |
AI Travel |
ホテル・飛行機の一括検索や出張経費の一元管理・分析 |
Bzit |
チケット手配から国内外の宿泊までワンストップで手配 |
BT-Compass |
自社の出張状況に応じて必要な予約サービスを選択可能 |
BTOL |
24時間スマホで簡単に予約・変更・取消しOK |
Concur Travel 出張管理 |
レシートの写真を経費積算レポートに添付できる |
BORDER |
チャット形式で簡単手続き |
HIS BTM Portal |
ポータル機能で旅程の一元管理や予約サイトへ簡単接続 |
東京マスターズ
東京マスターズの概要
株式会社東京マスターズは、1975年に創業した出張渡航手配事業を手がけている会社です。これまで多くの企業を対象にビジネストラベルマネジメントサービスを提供してきました。
東京マスターズ出張手配オンライン予約ツールは、デジタル予約とトラベルマネジメントのツールです。クライアント企業のニーズに合わせて、汎用的ではないカスタマイズされた包括的トラベルマネジメントプログラムを提供します。
国内外の航空会社などとのアライアンスを活かした豊富な選択肢のラインナップや、充実した絞り込み機能から生まれる利便性、導入しやすい低コストなど独自の魅力が豊富です。同ツールを導入することで、コストを抑えつつニーズに合ったビジネストラベルが利用できます。
東京マスターズを選ぶべき理由
多くの国内外パートナーとの連携で豊富なホテルや航空会社のラインナップを提供
出張時のビジネスプランや出張パックは、選択肢が多いほどメリットが大きくなります。豊富な商品ラインナップの中から、自社に合った最適なプランが選べるからです。
東京マスターズは200以上の国際航空、50社以上の航空会社と連携しており、多くのオプションから選ぶことが可能です。4つの主要GDS（各国の航空会社と旅行会社をネットで結び、航空座席を予約できるシステム）から、お好きなプランが選択できます。
また、大手ホテル予約サイトとグローバルパートナーシップを結んでいるため、出張旅行で適用される割引運賃や出張者向けのビジネスプランなど、お得なプランを提供可能です。
このように豊富な商品ラインナップを提供できる東京マスターズ出張手配オンライン予約ツールは、自社の出張旅行に適したプランを選びやすいのがメリットです。
絞り込み機能で煩雑な予約作業をシンプル＆スマート化
商品ラインナップが豊富でも、選ぶのに時間がかかってしまっては元も子もありません。プランを選べるメリットを享受しながら、かつ企業内の出張規定を逸脱することなく、自社にマッチした最適なトラベルプランをカスタマイズすることが重要です。
東京マスターズ出張手配オンライン予約ツールなら、この問題を解決できます。ツール内の検索機能で「出張規定範囲内」の設定をオンにすることで、規定に準ずる結果だけを絞り込むことができます。各ホテルなどの詳細情報を個別に確認せず予約できるため、手間を大幅に削減できます。また、航空券でも乗り換えの有無や所要時間など、自社の条件に合った絞り込みが可能です。
初期費用・月額利用料なしで導入しやすい
企業のDX化や新システムの導入で壁となりやすいのは、コストです。見込み効果があっても、初期コストや月額費用が高いと導入を見送る企業も多いのではないでしょうか。
東京マスターズ出張手配オンライン予約ツールは、豊富なプランやカスタマイズ性に加え、コストや導入のしやすさも強みになっています。初期費用・月額料金なしで導入できるほか、トラベルコストを最大30％削減、提携ホテルにおける20～50％の割引料金を適用するなど、出張にかかる費用を大幅に削減できます。
東京マスターズ出張手配オンライン予約ツールでは、出張者自身で変更やキャンセルを行うことができ、出張精算に必要な情報をシステムから自動で出力することも可能です。これにより、出張に関するタイムコスト＆精算漏れによるコストを削減できます。
東京マスターズの導入事例
口コミについて公式サイトに記載がありませんでした。サービス資料をダウンロードすると担当者から連絡がありますので、その際にお問い合わせください。
東京マスターズの料金プラン
予約ごとの手数料（月額料金、初期費用なし）
東京マスターズの会社概要
| 会社名 | 株式会社東京マスターズ |
|---|---|
| 所在地 | 東京都中央区八丁堀1-11-3 DiaResto Tokyo Bldg 6階 |
| URL | https://www.tyo-masters.co.jp/tokyo/home/ja |
Smart BTM
Smart BTMの概要
1982年の設立から、40年以上に渡り海外旅行手配業務に携わってきた株式会社IACEトラベル。農林水産省や国土交通省を始めとして、6つの省庁の旅行代理店として12年の実績を誇っています。
Smart BTMは、そんな株式会社IACEトラベルが提供・運営する出張管理システムです。国内のすべて航空会社、および海外の400以上の航空会社の航空券をチャット・メール・電話から簡単に予約できます。また、海外出張の場合、デモや暴動時の避難から、ストライキによるスケジュール変更、ビザの申請までサポートしてくれます。
さらに、航空券に加えて、ホテルやレンタルWifiの手配に対応しているのもSmart BTMの特徴の一つ。出張に必要なあれこれをワンステップで手配できます。
Smart BTMを選ぶべき理由
不測の事態でも安心！充実したサポートが24時間・365日受けられる
株式会社IACEトラベルのSmart BTMでは、出張前の出入国情報や査証要否の確認から、現地でのホテル・航空券の変更まで、24時間・365日いつでもサポートを受けることができます。海外出張の場合、すべての現地時間でサポートが受けられるので、出張者本人も企業や企業も安心です。
また、Smart BTMでは、デモや暴動が起きた際の避難サポートや突然のストライキ、天候の変化に合わせたスケジュール変更にも柔軟な対応が可能です。40年以上に渡って海外旅行手配業務に携わってきた経験を活かし、不測の事態でもしっかりとサポートしてくれます。
立替計算は不要！出張の管理コストを大幅に削減できる
一般的に、交通費や宿泊費といった出張費用は、出張者自身が立替えることになります。しかし、海外出張を始めとして出張費が高額になる場合には出張者の負担が大きく、頻繁に出張を行っている企業であれば経理業務も煩雑です。
Smart BTMを導入すれば、航空券代から、ホテル代、Wi-Fiのレンタル費用、ビザの申請費、デモやストライキなどが起こりホテルや航空券を変更した場合の費用まで、出張費にかかる費用のほぼすべてをまとめて後払いにすることができます。
出張者本人の負担を無くし、経理業務の負担を減らし、出張費の不正を防止できるシステムです。
初期費用・固定費用・サポートは無料！リーズナブルに導入・運用できる
Smart BTMは、航空券やホテルなど予約した際にかかる手数料のみで利用できます。導入に掛かる費用は一切なく、月額基本料金も0円です。もちろん、チャット・電話・メールによる24時間サポートや、操作が分からない場合の初期設定サポートも無料で受けられます。
出張管理システムをリーズナブルに導入したいという企業から、出張管理システムを始めて導入するという企業、出張が多い時期とそうでない時期があるという企業まで、幅広いニーズに応えられる出張管理システムです。
Smart BTMの導入事例
導入の決め手は、緊急時はいつでも24時間オペレーターが対応してくれること
当社の出張手配条件（航空券等の料金クラスやホテルなどのランクなど）にそって提案をいただけることから、社内で手配前に条件に合致しているかをわざわざ確認する必要がなくなりました。出張の旅程を組む際はチャットから気軽にオペレータの方に相談ができるので、手配する従業員や出張者にとって不安がなくなりました。併せて、渡航する国の出入国に関する注意事項などもお知らせいただけるなど、自社で手配していたら出張者任せになってしまうことも、事前だけでなく出張期間中でも必要に応じてお知らせいただけるのは、大変助かりました。
引用元：IACEトラベル（Smart BTM）公式HP(https://www.iace.co.jp/smartbtm/voc/astrolab.html）
Smart BTMの料金プラン
- 国内航空券手数料 1,100 円（税込）
- 海外航空券手数料 3,300 円（税込）
Smart BTMの会社概要
| 会社名 | 株式会社IACEトラベル |
|---|---|
| 所在地 | 東京都中央区日本橋馬喰町1-14-5 日本橋Kビル |
| URL | https://www.iace.co.jp/ |
ピカパカ出張DX
ピカパカ出張DXの概要
累計取引実績社数が3,500社を超えるピカパカ出張DX（※2024年4月現在）。その理由が、とにかく煩わしい立替精算をなくし、出張予約をよりシンプルにできるようにした点です。また、請求明細への反映が即日というスピード感や、アカウント発行が無制限で可能な柔軟性も強みの一つ。
定期的に無料オンラインセミナーを開催していますので、導入を検討しているだけではなく、まずは導入のメリットや実現できる出張手配・管理の方法を具体的に聞いてみたいという方は実際に話を聞くこともできます。
ピカパカ出張DXを選ぶべき理由
簡単シンプルな操作で自社の運用に乗せやすい
様々な従業員がそれぞれの場所から利用する出張予約システムは、誰であっても簡単に操作できることが重要です。ピカパカ出張DXは、3ステップで簡単に予約ができるので余計なストレスなく運用が可能。もちろん、パソコンだけではなくスマートフォンにも対応しているため、社員が出先から予約することもできます。
また、どうしても自分でシステムから予約ができないという場合には代理予約も受け付けています。
出張情報はいつ・だれが・いくらでなどが記載されており、パスワードが設定されたエクセルデータの送付やweb上での確認が可能となっています。また、部署や担当者ごとに仕分けも可能なため、業務効率化や人的ミスの削減に大きく寄与するでしょう。
航空券・ホテル・新幹線、レンタカーなど品揃えが豊富
ピカパカ出張DXでは、国内外合わせて航空券が132社、ホテルが64万軒から選択ができます。請求書で後払いができるので、煩わしいだけではなく個人の負担ともなっていた立替精算の必要がありません。
また、航空券・ホテルだけではなく、新幹線やレンタカー、貸切バスのほか、会議室、eSIM、ポケットWi-Fi、旅行障害保険に至るまであらゆる請求書で後払いが可能です。
オンラインだけではなく手配スタッフからフルサポートも受けられる
オンラインで予算に合うホテルを探すのが面倒な場合は、手配スタッフによるフルサポートサービスが受けられます。出張手配歴15年以上という経験豊富なスタッフが希望にあった出張予約をしてくれるのです。
また、新幹線のチケットは出張者の都合に合わせて指定の住所まで配送、JR東海のエキスプレス予約連携によるチケットレス発券、ビジネスえきねっとによるQRコード発券という3種類から選択が可能です。どの方法でも請求書による一括精算となっています。
ピカパカ出張DXの導入事例
請求書払いで立替え不要に
パソコンではなくスマートフォンでも利用できるのは便利であるという声もあります。
社外へ外出している時間が多い従業員もいるので、外出先でも利用できる点は良い点であると思っています。また、費用の立替えをする必要がなくなったので、気持ちの面でも安心できるようになりました。
予約をする人は持ち出しがなくなり、管理部は精算業務が減ったので、楽になったと感じています。
引用元：ピカパカ（ピカパカ出張DX）公式HP(https://btm.pikapaka.co.jp/voice/wrt/）
ピカパカ出張DXの料金プラン
- システム導入費用：0円
- 月額費用：当月の利用金額に応じたシステム利用料のみ
※システム利用料についてはお問い合わせください。
※アカウント発行無制限
※申請承認機能の追加（無料）
ピカパカ出張DXの会社概要
| 会社名 | 株式会社ピカパカ |
|---|---|
| 所在地 | 東京都中央区銀座7丁目4番15号RBM銀座ビル5階 |
| URL | https://btm.pikapaka.co.jp/ |
出張管理システムとは？
出張管理システムは、ビジネスマンの出張にかかるさまざまな業務や情報をシステムで一元管理できるクラウドサービスです。出張時のホテルの宿泊手配から、航空機・新幹線など交通機関のチケット手配、社内での出張申請・承認の手続き、出張費用の経費積算といった業務を一手に引き受けます。
出張管理システムは、業者によって様々な機能やサービスがあります。国内・海外の出張に対応したものや、フライト予約やホテルの手配をチャットで相談できるサービス、外出先からスマホで出張手配ができるスマホ対応、ホテルや交通機関を一括検索して予約できるタイプもあります。
詰まるところ出張管理システムの最大の特徴は、これまで人間が手作業で行ってきた出張手配をシステムで行えるようにしたことです。
出張管理システムを利用するメリット
出張手配業務を効率化してリソースを創出できる
出張管理システムを導入するメリットの一つは、出張手配に関する業務を効率化できることです。フライトやホテルの検索・予約など従来は手作業で行ってきた作業をシステムが代行するため、スピーディな手配が可能となります。
また、システム化により業務品質が安定し、ヒューマンエラーが無くせるほか、業務効率化によってリソースが余り、その分を通常業務に傾けられるのも大きなメリットです。単なる業務効率化だけではない、波及的なメリットが少なくありません。
出張費用の立替が無くなる
出張管理システムを導入しない場合、宿泊費や交通費など出張にかかる費用は、出張者自身が立て替えることになります。後で会社から実費が支給されますが、高額になる場合は負担が大きいです。また支給されるまでのタイムラグもあります。
一方、出張管理システムを導入すれば、費用の請求は出張者ではなく企業に来るため、出張者が費用を立て替える必要はありません。それによって出張者の負担が無くなるだけでなく、経理業務の効率化やトラブルを防止できる点もメリットです。
不正防止とコンプライアンスを強化できる
残念なことですが、出張費用に関しては二重請求や水増し請求などミスや不正も起こりがちです。データが厳重に管理されていなければ、故意・過失に関係なくトラブルが発生しやすくなります。
その点、出張管理システムを導入すれば、出張関連のデータがことごとく可視化され一元管理できるため、トラブルを未然に防止できます。想定外の事態や有事が発生してもスピーディな対応が可能です。
出張管理システムに関するよくある質問
Q1.出張管理システムの費用相場は？
出張管理システムの費用相場は、システム提供会社によって、利用企業の規模、従業員数によって変化します。基本的な料金形態は、初期費用・月額利用料・交通費や宿泊費などの実費の3つで構成されます。
初期費用・月額利用料は無料としている会社が多いですが、有料の場合の月額利用料は、30,000円～50,000円程度が大体の相場です。初期費用はほとんどの会社で0円ですが、なかには100,000円を提示しているところもあります。
いずれにしても出張管理システムの費用相場は幅が広く、状況によって変動するため、詳細なプランは問い合わせが必要です。
Q2.出張管理システムを選ぶときの注意点は？
出張管理システムを選ぶときに注意すべきは、自社に合ったシステムを導入することです。「出張者にとって使いやすいか？」「データを一元管理できるか？」「会計システム等との連携性はどうか？」「海外出張にも対応できるか？」といった点を確認する必要があります。
出張管理システムを導入する最大の目的は、業務効率化とコスト削減にあるため、この2要素を軸にシステムの比較を行い、その中で最も自社に適したシステムを選ぶことが大切です。
出張管理システムのまとめ
出張管理システムは、宿泊手配やチケット手配といった出張関連業務を効率化するシステムです。出張手配やデータの一元管理だけでなく、出張費用の経費積算もシステムで行うことができ、出張者の利便性向上や業務効率化、コスト削減も実現可能となります。
しかし、出張管理システムは様々な会社から提供されており、サービス内容や機能性、費用相場も幅が広い。そのため、自社に合ったシステムを導入するため各社の特徴を比較する必要があります。また、出張管理システムに関して前もって基礎知識を得ておくことも大切です。
本記事ではここまで、各社の比較と基礎知識を紹介してきました。出張管理システムの導入を検討する際は、ぜひ参考になさってください。
- 免責事項
- 本記事は、2023年9月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
