契約書管理システム13選を比較!特徴や費用、事例、口コミ評判も紹介

契約書管理システム13選を比較!特徴や費用、事例、口コミ評判も紹介
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契約書管理システムは、契約書管理業務を効率化できるシステムです。契約情報を一元管理することによって、必要なときに必要な情報をスピーディに確認したり、書類紛失などのトラブルを回避したりすることができます。
法務部門の業務効率化だけでなく、管理部門や営業部門においてもセキュリティ面の強化やペーパーレス化が図れるため、DX推進の一環としても注目されています。

この記事では、キャククル編集部おすすめの契約書管理システム13選をご紹介。各社の特徴や強み、費用、事例、口コミ評判などを比較しました。契約書管理システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

契約書管理システム一覧表

ここでは、契約書管理システムを提供する各社の特徴を一覧にしてまとめました。契約書管理システムは自社に合ったモノを選ぶことが大切です。以下を参考にしながら、自社に適したシステムを探してみてください。

システム名 サービスの特徴
契約書管理システムのHubble(ハブル)公式サイト画像)【PR】Hubble(ハブル) 大手企業からスタートアップ企業まで実績あり!
ドキュメント数は無制限で月額固定

・画面は3つだけ!ストレスなく使えるUIデザインでサービス利用継続率は99.9%!
・使い慣れたツールとAPI連携、新たなツールの導入は一切不要
・サポート体制も充実!導入準備から運用、定着、活用まで総合支援

資料ダウンロードはこちら >>
LegalForceキャビネ 組織・ユーザーごとに閲覧権限を設定、全社運用にも対応可能
OPTiM Contract AIが契約書名や日付を勝手に抽出し、管理台帳を自動で作成
ContractS CLM 作成・レビュー・承認・締結・管理まで必要な情報にスピーディにアクセス
電子印鑑GMOサイン 導入企業数は300社を突破、累計送信件数は1,500万件超の実績
ConPass 管理項目は契約書名・相手先・契約日など全10項目をAIが自動抽出
WAN-Sign 業界最高水準のセキュリティと内部統制機能により大事なデータを安全に管理
Contract One 契約書のスピード取得、全社員の生産性向上など、さまざまな課題を解決
クラウドサインSCAN 導入社数250万社以上、累計送信件数1000万件超の実績
MyQuick 必要な項目をAIが自動で抽出し、管理作成台帳の手間を削減
PATPOST AI-OCRが自動的に読み取って処理、入力の手間を大幅に削減
楽々Document Plus 契約先や契約内容ごとの検索や版管理もスムーズ!
LAWGUE 参照番号、インデントのズレ、表記ゆれのなど細かいチェックもAIにおまかせ

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Hubble(ハブル)

契約書管理システムのHubble(ハブル)公式サイト画像)画像引用元:Hubble(ハブル)公式サイト(https://hubble-docs.com/)

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Hubble(ハブル)の特徴

Hubble(ハブル)は、株式会社Hubbleが運営するクラウド型契約書管理システムです。大手企業からスタートアップ企業まで、さまざまな業種・企業での導入実績があり。さまざまな契約情報をシステムにより一元管理することで、契約書業務の効率化と負担軽減、さらには事業生産性の向上までバックアップします。

Hubble(ハブル)は慣れ親しんださまざまなツールとAPI連携を行っており、機能性が高い一方で、操作性も良好。法務担当者から事業部門まで誰もが使いこなせるUI設計となっているため、システム導入と定着が図りやすいことも特徴です。
裏付けの一つとして、サービス料継続率はなんと99.9%。月額固定の66,000円~でドキュメント無制限という点も大きなメリットです。

システムを導入しても、過去の情報はそのままストックされ、法務ナレッジの蓄積と共有を実現し、新たなアセット(資産)を創出することもできます。

「契約作業が効率化したい」「契約書のバージョンを適切に管理したい」「契約業務の属人化を解消したい」など、契約業務にまつわる諸課題を解決できるシステムです。

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こんな企業におすすめ
  • 契約業務が非効率&煩雑になっているため、システムを導入して最適化したい
  • どの契約書が最新なのかさっぱり…バージョン管理を徹底したい
  • 契約業務が属人化しており、担当者が変わると業務が進まない…

Hubble(ハブル)の主な機能

Hubbleの基本機能

  • 全自動のバージョン管理
  • ドキュメントリスト(契約台帳)
  • OCR機能
  • 条項分割、条項検索
  • 変更点の検知
  • 更新期限通知
  • フォルダ・ドキュメントごとの権限設定
  • コメント機能
  • 指定箇所コメント
  • メール連携
  • リンク共有機能
  • ひな形管理
  • 複数組織機能
  • 二段階認証

Hubble(ハブル)を選ぶべき理由

【理由1】ストレスなく使えるUIデザイン、操作性も良好で誰でもかんたんに活用できる!

ハイスペックな契約書管理システムも、現場で使いこなすことができなければ意味がありません。Hubble(ハブル)はこの点を強く意識した仕様となっています。使いやすさを求めて、Hubbleは3つの画面だけで構成し、ストレスなく使えるUIデザインと、快適な操作性を実現しています。

日頃から使用しているツールを操作する感覚で扱えるため、システム導入にあたって人材を育成したり学習したりする必要もありません。法務担当者はもちろん事業部門に至るまで、誰もがかんたんにストレスなく使える契約書管理システムです。

Hubbleによって行う契約業務は煩雑さとは無縁になります。ムダな契約書のやりとりや管理も一切ありません。

【理由2】新たなツールの導入は一切不要!使い慣れたツールとAPI連携

有能な契約書管理システムを、使い慣れたツールで取り扱えないか…こう考えるのは自然な事です。Hubbleはこうした希望もあざやかに実現しています。さまざまなツールとのAPI連携が可能となっており、システム導入に際して新たなツールの導入は一切不要です。

編集を行う場合は、使い慣れたWordでOK。ビジネスチャットのSlacやGmail、クラウドサインなど汎用的なツールとのAPI連携も可能となっています。慣れ親しんだツールが新システムでそのまま使えるため、使い方を覚えたり、育成したりすることも不要です。

以上のAPI連携により、事業部門と法務担当者とのコミュニケーションがスムーズになり、煩雑な契約業務の工数を削減できます。

【理由3】カスタマーサクセスが迅速・丁寧にサポート!導入準備から運用、定着、活用まで

システムの機能性は認めても、自社でスムーズに導入できるだろうか…と不安に思う方もいらっしゃるかもしれません。Hubble(ハブル)サポート体制も充実しているため安心です。カスタマーサクセスが迅速・丁寧に対応し、導入準備から運用開始後までクライアント目線で伴走してくれます。

導入の際には業務フローと最適な導入プランを提案し、運用・定着ではチャットサポートや全社向け説明会、マニュアル作成サポートにも対応可能です。活用に際しては、Hubble活用事例やお役立ち情報の提供、新機能の案内も行います。

こうした万全のサポート体制があるため、システムに不慣れな場合でも、スピーディかつミスのない契約業務フローの定着が実現可能です。

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Hubbleの導入事例

一元管理で30%程度の業務効率改善効果を実感

Hubbleによってドラフトから締結後の契約書までを一元管理でき、またアクセス権限がある限り、情報が共有される土台ができたことから、30%程度の業務効率改善効果は出ているように思います。

加えてグループ全体として目指していたグループ企業間の共通基盤の構築が達成され、その副次的効果として、各社法務部間の風通しがよくなり、各社法務部間のコミュニケーションの頻度が高まりました。グループ企業間の連携ができるようになり良い相乗効果が生じています。
引用元:Hubble(ハブル)公式HP(https://hubble-docs.com/cases/otsukagr)

かなり大きな工数削減&引継ぎもラクラク

契約とこれに関連する情報を集約できる点が気に入っています。その結果として、法務が過去に蓄積したナレッジの活用ができるようになったと感じています。過去の情報を探すために、メールを探す必要がなくなったことは、かなり大きな工数削減になりました。加えて情報が蓄積されているので、担当者が変わった場合にもきちんと引き継ぎできるという安心感があります。

引用元:Hubble(ハブル)公式HP(https://hubble-docs.com/cases/namics)

IPOに向けた体制づくりがスムーズに!

Hubbleは、スタートアップからIPOに至るまでの企業が、契約書管理のツールを入れるとしたら、バランスが非常に優れていてオススメだと感じています。IPO準備に入ってから途中で契約書のガバナンスの在り方を変えるのは非常に困難です。そのため、スタートアップからIPOを目指す企業は、IPO準備初期あるいはその前からHubbleを導入すると、実際にIPO準備のフェーズに入ってからは非常に楽になると思います。

参照元:Hubble(ハブル)公式HP(https://hubble-docs.com/cases/rentio)

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Hubble(ハブル)の費用プラン

スタータープラン

  • 66,000円(税込)~/月 ※ドキュメント数無制限

Hubble(ハブル)の会社概要

会社名 株式会社Hubble(ハブル)
会社所在地 東京都渋谷区恵比寿西2丁目7-3 いちご恵比寿西ビル5階
創立年 2016年4月
公式HPのURL https://hubble-docs.com/

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他にもまだある契約書管理システム

LegalForceキャビネ

契約書管理システムのLegalForceキャビネ公式サイト画像)画像引用元:LegalForceキャビネ公式サイト(https://legalforce-cloud.com/cabinet)

LegalForceキャビネの特徴

LegalForceキャビネは、株式会社LegalOn Technologiesが提供するAI契約管理システムです。便利な機能を豊富に備えており、あらゆる契約管理を簡単・便利にし、大事なリスク管理にも対応します。総合力の高いシステムです。

LegalForceキャビネは、取引の規模や契約書の数を問題にしません。契約書の管理はアップロードするだけ。あらゆる契約書をすばやくシステムに取り込んでデータ化し、契約業務の自動化・効率化を実現します。

組織ごと、ユーザーごとに閲覧権限を設定できるため、ワンセクションにとどまらず、全社運用にも対応可能です。関連する契約書は紐付けできるため、契約内容は正確に把握できます。

さらに、LegalForceキャビネはリスク管理にも対応。締結後の契約書の監視体制を構築し、契約書に潜むさまざまなリスクを素早くキャッチします。もちろん電子帳簿保存法にも対応。

LegalForceキャビネの実績

LegalForceキャビネは、1000社以上の導入実績があります。

紐づけ機能で必要な契約書にすぐアクセスできる!

特に気に入っているのは「関連契約書の紐づけ」機能です。関連する契約書同士を紐付けて登録することができ、必要な契約書にすぐアクセスできるので、多数の当事者が関与する契約書を管理する際に重宝しています。

OCRの読み取り精度が高い点も心強いです。多少雑にスキャンしても、誤字・脱字なく契約書の内容がテキスト化されるのには驚きました。

また、注意が必要な項目がある契約書は、「フラグ付け機能」を活用しています。事業部に共有する際に気をつけてほしい特記事項を残しているので、抜け漏れなく社内共有できている実感があります。

引用元:LegalForceキャビネ公式HP(https://legalforce-cloud.com/cabinet/usecase/14)

ドラッグ&ドロップで簡単!操作性に優れている

管理台帳の作成から開放され、業務が大幅に効率化されました。また、それ以上に精神的な負担が取り除かれたことをありがたく感じました。契約管理を1人で行っていたので「ミスが起きるかもしれない」という気持ちを抱えながら働いていましたが、LegalForceキャビネ導入後はそんな不安が無くなりました。

LegalForceキャビネは操作性が非常に優れていると感じます。基本的な操作はドラッグ&ドロップで直感的に行えますし、契約書の基本情報に該当する箇所はハイライトで教えてくれます。法務業務の経験が浅い社員でも、簡単に契約管理ができる仕組みが完成されていると感じます。契約書の検索や、問い合わせ元の部門への回答もスピーディーになりました。

引用元:LegalForceキャビネ公式HP(https://legalforce-cloud.com/cabinet/usecase/07)

検索性が良く外部との共有もしやすい

以前はフォルダごとに格納していたため、会社名での検索がメインでしたが、今は日付でも探せるようになり、検索性が大きく向上しました。経理処理の際に月次で契約書の内容を確認することがあるのですが、期間を区切って必要な契約書を探せるので便利です。特に共同研究開発に関する契約は後から内容を見返すことも多いため非常に助かっています。

また、外部との共有がしやすくなった点は大きな導入効果だと感じます。以前は社内用と社外用で2つのフォルダを作成し、監査法人や証券会社の依頼に応じてその都度対応していましたが、LegalForce キャビネはアクセス権限をユーザーごとに設定できるため、適切な閲覧権限を付与することで簡単に契約書を共有できるようになりました。都度対応する必要がなくなり、業務負担を大幅に減らすことができたと実感しています。

引用元:LegalForceキャビネ公式HP(https://legalforce-cloud.com/cabinet/usecase/21)

LegalForceキャビネの費用プラン

要問合せ

LegalForceキャビネの会社概要

会社名 株式会社LegalOn Technologies
会社所在地 東京都江東区豊洲3-2-20 豊洲フロント6階
会社設立 2017年4月21日
公式HPのURL https://legalforce-cloud.com/

※契約書管理システム早見表をもう一度チェックする

OPTiM Contract

契約書管理システムのOPTiM Contract公式サイト画像)画像引用元:OPTiM Contract公式サイト(https://www.optim.co.jp/optim-contract/)

OPTiM Contractの特徴

OPTiM Contractは、株式会社オプティムが提供する「AI」で契約書を管理できるシステムです。紙とさまざまな電子契約サービスの契約書を「AI」が一元管理します。

特徴の一つは、システム内で縦横無尽に働くAIの圧倒的な存在感です。契約書はアップロードするだけでシステム化が完了し、後はAIが契約書名や日付を勝手に抽出し、管理台帳を自動で作成します。

契約終了や自動更新の際もAIにすべてお任せ。それぞれの期日が接近すると、AIが担当者と責任者へ自動通知してくれるのです。これにより、多くの作業時間と管理ミスを削減することができます。

コスト的な導入障壁の低さも魅力的です。OPTiM Contractは、初期費用不要で月額9,980円(税抜)から導入できます。加えて、OPTiM ContractはJIMA認証取得済み。電子帳簿保存法で定められた検索要件にもマッチしています。

OPTiM Contractの実績

OPTiM Contractは、大手企業などさまざまな業種・業界で導入されています。

通知機能で業務がかなり楽になったと実感

やはり「契約期限の通知機能」が便利だと感じます。

病院のお客様が多いのですが、公立病院のお客様など契約期限が自動更新ではなく、同じ内容の契約書を毎年新規に締結する必要がありますので、契約期限の管理が必要となります。

導入前はExcelの台帳を用いて、毎月契約期限が近い契約書を目視で確認していたので、時間がかかるだけでなく常に漏れが無いか不安を抱えていました。また、更新の有無の確認を営業担当にメールで確認し、返答が無ければリマインドも行っていましたので作業負担が大きかったです。OPTiM Contractでは、更新対応が完了するまで私たちの代わりにメールで担当者を追いかけてくれるので、業務的にかなり楽になったと感じています。

引用元:OPTiM Contract公式HP(https://www.optim.co.jp/optim-contract/case/case1/)

必要な契約書が探しやすくなった

やはり「タグ機能」が一番気に入っています。やりたかったことができるようになった、とても便利な機能だと感じています。

OPTiM Contractのタグ機能では、該当する契約書に任意のタグを付けることができます。これを用いて検索することで、目当ての契約に簡単にアクセスできています。
例えば、弊社では製品分類(冷蔵庫など約10件)・店舗名(各11店舗名と、全店舗の12件)のタグを付けられるように設定しています。
これらのタグを契約書につけることで、複数条件で簡単に検索できるようになりました。
例えば、店舗A、B、Cの3店舗を対象にした冷蔵庫に関する契約の場合は、タグを「A」「B」「C」「冷蔵庫」と設定しています。属性での検索を紙契約書では行うことができなかったので、本機能はとてもよく使用しています。

引用元:OPTiM Contract公式HP(https://www.optim.co.jp/optim-contract/case/case2/)

大幅な工数削減につながりました

台帳作成と契約情報の共有に関わる作業が減りました。
導入前は紙の契約書をPCの傍らに置いて見比べながら、契約書の名称、相手方、有効期限や取引金額などの項目を確認し、一つずつExcel台帳に入力していました。
少なくとも契約書全体に目を通す必要があったため1契約に対して5分程度は要していましたが、OPTiM Contractの導入後はこれらの作業を1分ほどで完了できるようになりました。
1契約あたりだと4分ほどの短縮ですが、これを月80件積み上げると、約5時間分の工数削減になるので効果は大きいです。

引用元:OPTiM Contract公式HP(https://www.optim.co.jp/optim-contract/case/case3/)

OPTiM Contractの費用プラン

プラン別提供価格

  • 無料トライアル:月額無料、初期費用無料
  • スターター:月額9.800円(税抜)、初期費用無料
  • ビジネス:月額49,800円(税抜)、初期費用無料
  • エンタープライズ:要問合せ

OPTiM Contractの会社概要

会社名 株式会社オプティム
会社所在地 東京都港区海岸1丁目2番20号 汐留ビルディング 18F
会社設立 2000年6月8日
公式HPのURL https://www.optim.co.jp/

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ContractS CLM

契約書管理システムのContractS CLM公式サイト画像)画像引用元:ContractS CLM公式サイト(https://www.contracts.co.jp/lp/e/)

ContractS CLMの特徴

ContractS CLMは、ContractS CLMが運営する契約書管理システムです。CLM/契約管理サービス市場でシェアNo.1を誇り、大企業からベンチャーまで幅広く活用されています。あらゆる契約オペレーションを一元化し、ワンプラットフォームで仕組み化できるシステムです。

ContractS CLMでは、必要な情報へのアクセス性が良好です。契約に関するすべての情報が一元管理されるため、作成・レビュー・承認・締結・管理まで必要な情報にスピーディにアクセスできます。

契約フロー全体の情報管理・共有が簡単になり、簡単なキーワード検索でスムーズにデータを抽出。物理的な捜索をパスして、契約書のステータスが一目瞭然です。理想的な契約業務フローを構築できます。

「確認作業が多くて大変…」「検索しても見つからない…」「更新の抜け漏れがある…」などの課題を解決したい方に、おすすめできるシステムです。

ContractS CLMの実績

ContractS CLMは、CLM/契約管理サービス市場でシェアNo.1を誇り、大企業からベンチャー企業まで広く導入されています。

契約書作成から締結までの時間を大幅に短縮

契約書作成から締結までの時間を14日→1日と9割以上削減! 「ContractS CLM」で契約業務のDX化を実現。

引用元:ContractS CLM公式HP(https://www.contracts.co.jp/lp/e/)

契約書の一元管理によりリスクマネジメント強化

契約書の作成から承認・締結・管理まで一元管理。契約プロセスの可視化で締結漏れや管理不備が一気に解消。

引用元:ContractS CLM公式HP(https://www.contracts.co.jp/lp/e/)

ContractS CLMの費用プラン

要問合せ

ContractS CLMの会社概要

会社名 ContractS株式会社
会社所在地 東京都千代田区大手町1-6-1 大手町ビル6階 Inspired Lab内
会社設立 2017年3月31日
公式HPのURL https://www.contracts.co.jp/

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電子印鑑GMOサイン


契約書管理システムの電子印鑑GMOサイン公式サイト画像
画像引用元:電子印鑑GMOサイン公式サイト(https://www.gmosign.com/)

電子印鑑GMOサインの特徴

電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が運営する電子契約サービスです。導入企業数は300社を突破しており、累計送信件数は1,500万件超の実績があります。

電子印鑑GMOサインの特徴の一つは、圧倒的なコストパフォーマンス。契約印タイプ(立会人型 電子署名)の送信料は1件あたり110円となっています。同様のサービスで他社と比較した場合、ほぼ半額になるコスト優位性です。

また、標準機能だけでしっかりと安全性を確保できます。GMOサインには、権限設定や閲覧制限を行うことができるため、重要な文書を安全に管理することができます。権限設定も閲覧制限も追加費用なしの標準機能です。

加えて、GMOサインは法的にも安心。電子帳簿保存法に準拠しており、コンプライアンスを実現しながら電子契約を効率よく管理できます。

電子印鑑GMOサインの実績

電子印鑑GMOサインは、導入企業数300万社、累計送信件数1,500万件超の実績があります。

分かりやすいインターフェイスと簡単な操作性

慣れない方々が安心して利用できるような、できるだけ分かりやすいインターフェイスや契約手順を採用していることが選定の基準でした。イースタンプ(電子印鑑GMOサイン)は、操作も簡単で、担当の方の説明も丁寧だった点が決め手になりました。また、こんな機能があるとうれしいといった要望を出すと、スピーディに改善や機能の実装がされる点も助かっています。

引用元:電子印鑑GMOサイン公式HP(https://www.gmosign.com/customer-stories/openhouse.html)

書類作成がとても簡単になりました

操作法もシンプルで、kintoneから顧客情報を呼び出し、契約内容を書き出したら、あとはボタンを押すだけで求人広告掲載申込書が完成します。
さらにもうワンクリックで送信することができるため、営業担当者にも1〜2度オンラインでレクチャーしただけで、すぐに使い方を理解してくれました。
また、お客様も手書きで記入する必要があった以前と比べ、楽になったからか、積極的にご利用いただいていて、現在はほぼ100%デジタルに切り替わっています。
メールアドレスは持っていないけれど、LINEは使っているという個人商店も多いので、承認用のURLをLINEで送信してやりとりできる点が、利用を促している気がします。

引用元:電子印鑑GMOサイン公式HP(https://www.gmosign.com/customer-stories/e-arrows.html)

作業時間の短縮とミスのリスクもなくなりました

自動化する以前は、専属のデジタルサインオペレーションチームが手作業で角印画像を差し込んでいましたが、完了するのはおよそ2時間後。就業時間を過ぎた依頼については翌日に回されるという状態でした。
それがGMOサインの導入による自動化で、最短5分で完了するようになりました。しかも、人を介さないため、24時間いつでも受付可能です。加えて、署名するファイルを手動でアップロード、ダウンロードする際に発生するミスのリスクもなくなりました。

引用元:電子印鑑GMOサイン公式HP(https://www.gmosign.com/customer-stories/gree.html)

電子印鑑GMOサインの費用プラン

  • お試しフリープラン:月額基本料金/0円
  • 契約印&実印プラン(立会人型&当事者型):月額基本料金9,680円(税込)

電子印鑑GMOサインの会社概要

会社名 GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
会社所在地 東京都渋⾕区桜丘町26-1 セルリアンタワー
会社設立 1993年12⽉
公式HPのURL https://www.gmogshd.com/

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ConPass


契約書管理システムのConPass公式サイト画像
画像引用元:ConPass公式サイト(https://www.mamoru-kun.com/conpass/)

ConPassの特徴

ConPassは、株式会社パープルが提供するクラウド型契約書管理システムです。電子契約書類だけでなく、紙の契約書も取り込んで契約書管理のトータルサポートを実現します。煩雑になりやすい契約業務を効率化できるのが利点です。

ConPassは簡単に導入できます。紙も電子もアップロードするだけで手続き完了。あとはAIが管理項目を自動で入力するため、台帳作成もラクラクです。データは、修正履歴や修正理由も一緒に保存します。そのため修正の際も履歴から素早く反映可能です。

管理項目は契約書名・相手先・契約日など全10項目を自動抽出できます。しかし、管理方法に合わせてマニュアルで自由項目の設定ができるのもConPassならではの魅力。

リスク管理にも対応しています。契約期限が近づくと自動通知を発信するほか、ISMSとPマークを取得しており、データはGoogle Cloudに構築したクラウド基盤で安全に管理します。簡単・早い・安全の3拍子が揃った理想的なシステムです。

ConPassの実績

公式サイトに記載が見つかりませんでした。

ConPassの費用プラン

要問合せ

ConPassの会社概要

会社名 株式会社日本パープル
会社所在地 東京都港区六本木七丁目15-7 新六本木ビル5階
会社設立 1972年(昭和47年)5月12日
公式HPのURL https://www.mamoru-kun.com/company/

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WAN-Sign


契約書管理システムの株式会社モリタ公式サイト画像
画像引用元:WAN-Sign公式サイト(https://wan-sign.wanbishi.co.jp/)

WAN-Signの特徴

WAN-Signは、株式会社NXワンビシアーカイブスが運営する電子契約・契約管理サービスです。情報資産管理のプロが長年培ったノウハウにより、紙とデジタル契約書の一元管理を提供します。

WAN-Signは機能性と利便性に優れたシステムです。「当事者型」から「立会人型」まであらゆる署名に対応しており、全ての紙とデジタルの契約書をかんたんに一元化できます。しかも、データが膨大になってもセキュリティに死角なし。高いセキュリティと内部統制機能により大事なデータをしっかり管理します。

さらに、WAN-Signは外部サービスとの連携性も良好で、さまざまなツールとAPI連携て業務の自動化を推進可能です。費用面では、オプション費用なしで初期費用0円のリーズナブルな価格体系を提供。コストパフォーマンスにも優れTいます。

確実な契約管理・業務効率化・コスト削減を一挙解決したい方におすすめなシステムです。

WAN-Signの実績

WAN-Signを提供するNXワンビシアーカイブスは、4,000社以上の情報資産を管理する情報管理のプロフェッショナルです。

契約書の検索・閲覧がスムーズでテレワーク推進にも貢献

電子契約サービス「WAN-Sign」は、細かな質問に答えてくれるヘルプデスクもあるため、電話やメールでかなり踏み込んだ質問に対しても回答を迅速・丁寧に受けることができ満足度が高い。

契約書を検索・閲覧するために出社する必要もなく、捺印対応する総務部門が在宅勤務中でも契約事務を滞らせることなく進められ、テレワークが推進しやすくなり助かっている。
また、わざわざシステムから契約書を印刷する業務も不要となるだけでなく、印紙を買って貼らなくて済み、貼付した印紙税の額を計算する負荷もなくなった。したがって、税務調査等の際、紙の書類を取り出す手間が省け、業務工数を大幅に削減できた。

引用元:WAN-Sign公式HP(https://wan-sign.wanbishi.co.jp/case/nittsu-sapporo)

お客様からお褒めの言葉、トラブル防止にも役立っている

お取引先様やお客様からは、「時代の要請に素早く対応できる会社だ」という嬉しいご意見をいただいた。
また、「落ち着いて契約文面を確認し、疑問点を解消してから締結したい」というお客様のニーズも満たすことができ、契約条件の認識齟齬に起因するトラブルの防止にも役立っている。

また、WAN-Signを試験導入した営業拠点では、導入初月における契約の約20%を電子契約により締結していた。電子契約導入による事務工数の削減、締結の迅速性等、営業担当者が実際に利便性を感じたことで利用が進んだと考えている。

従来のように必要な書類を人間が探すのではなく、クラウド上に記録されたデータをキーワードで瞬時に検索できるようになる等、WAN-Sign導入による電子契約化を通じてさらに当社のDXを加速させていく。

引用元:WAN-Sign公式HP(https://wan-sign.wanbishi.co.jp/case/meiji)

契約業務がスマート化、コスト削減効果も

導入効果として契約書等に押印することだけを目的とした出社がなくなった。従来の紙文書であれば、押印後に紙の文書(原本)を送付しなければならず、業務に負荷をかけていたが、電子契約であれば、押印に要する日数(リードタイム)を短縮できる。また収入印紙を貼らなくて良いので、その面でのコスト削減効果が上がっていることも大きなメリットである。

引用元:WAN-Sign公式HP(https://wan-sign.wanbishi.co.jp/case/meiji)

WAN-Signの費用プラン

有料プラン

  • 当事者型【実印版】締結料:1件300円(税不明)
  • 立会人型・事業者署名型【認印版】送信料:1件ごと100円(税不明)
  • 電子データ管理料:
    通常プラン/5,000件ごとに月額10,000円
    大容量プラン/200GB(約40万件)で月額30,000円(税不明)

※無料プランもあります
※初期費用・基本サポート料金は無料

WAN-Signの会社概要

会社名 株式会社NXワンビシアーカイブズ
会社所在地 東京都港区虎ノ門4-1-28(虎ノ門タワーズ オフィス)
会社設立 1966年4月1日
公式HPのURL https://wan-sign.wanbishi.co.jp/

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Contract One


契約書管理システムのContract One公式サイト画像
画像引用元:Contract One公式サイト(https://jp.corp-sansan.com/)

Contract Oneの特徴

Contract Oneは、Sansan株式会社が運営する契約書管理システムです。業種・規模を問わずさまざまな企業に利用されており、契約書をすばやく電子化し、ビジネスに活用できる契約データベースを構築します。

ContractOneの最終目標は、法務部門の業務効率化だけではありません。全社員がビジネスで活用できるようにすることで、経営側の課題や営業現場での課題をも解決し、収益を最大化することを目指しています。

電子契約サービス連携、契約書の主要項目データ化(紙/PDF/電子契約)、契約書の検索(項目検索/全文検索)、契約書の関連付け、共有範囲の設定、契約期限の管理など機能も充実。

バックオフィスのDX化推進、必要な契約書のスピード取得、全社員の生産性向上など、さまざまな部門のさまざまな課題を解決できる理想の契約書管理システムです。

Contract Oneの実績

Conctract Oneは、さまざまな業種・規模の企業に利用されています。

契約件数は増大でも、工数は大幅削減

Contract Oneでは、GPTを活用した「Contract One AI」による文章内検索機能や要約機能などにより、素早く契約内容を把握できます。これにより、PIVOTでは、契約情報の確認や事業部からの問い合わせ対応などの工数を大幅に削減しました。契約件数が1年で前年比70%増加する急成長する環境下にありながらも、法務人員を増員することなく対応しています。

引用元:Sansan株式会社公式HP(https://jp.corp-sansan.com/news/2023/1114.html)

ハイスペックな検索機能、必要な契約書がすぐ見つかる

Contract Oneは、どんなフォーマットの契約書でも契約先名や締結日、金額、期間から本文まで正確にデータ化し、クラウド上に契約データベースを構築します。多様な項目検索機能と、GPTを活用した「Contract One AI」の文章内検索機能を搭載しており、必要な契約書を素早く見つけ出すことが可能です。NiTRoでは、エクセル台帳への手入力などのアナログな業務を削減するとともに、収録機材やスタッフ名での検索によって過去の契約書を探すために割かれていた時間を大幅に削減することが可能となります。

引用元:Sansan株式会社公式HP(https://jp.corp-sansan.com/news/2023/0726.html)

Contract Oneで営業活動の効率化、収益拡大も

セイノーロジックスでは、Sansanに約10万件の人物情報を、Contract Oneに1300件の契約情報を蓄積し、構築したデータベースを全社で共有・管理しています。Contract Oneによって既存の取引を棚卸しし、輸送ルートや条件の見直しを行っているほか、Sansanとの連携機能を活用し営業活動の効率化を実現しています。それにより、コスト削減と売上増加に繋がり収益を拡大しました。具体的な成果は、以下の通りです。

引用元:Sansan株式会社公式HP(https://jp.corp-sansan.com/news/2023/1211.html)

Contract Oneの費用プラン

要問合せ

Contract Oneの会社概要

会社名 Sansan株式会社
会社所在地 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル 13F
会社設立 2007年6月11日
公式HPのURL https://contract-one.com/

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クラウドサインSCAN

契約書管理システムのクラウドサインSCAN公式サイト画像)画像引用元:クラウドサインSCAN公式サイト(hhttps://www.cloudsign.jp/lp/)

クラウドサインSCANの特徴

クラウドサインSCANは、弁護士ドットコム株式会社が開発・提供する電子契約サービスです。電子署名法に準拠した弁護士監修の信頼できるシステムは、導入社数250万社以上、累計送信件数1000万件超の実績を誇っています。

クラウドサインSCANの魅力ポイントの一つは信頼性。同システムは弁護士がサービス全体の監修を手がけており、立会人型電子契約サービスとして初めて、電子著名法における「電子署名」にであることが認められています。

加えて、各種認証制度をクリアするなど万全のセキュリティ体制も整えており、その安心感と信頼性から官公庁や金融機関にも導入されるほどです。さまざまな外部サービスとの連携も可能なため、既存のツールを連携させてさらなる業務効率化も図りやすくなります。

クラウドサインSCANは導入検討時から導入後の運用までサポートするため、システム導入が初めての場合でも安心です。

クラウドサインSCANの実績

クラウドサインSCANは、導入社数250万社以上、累計送信件数で1000万件超の実績があります。

導入のサポート体制が手厚かったこともポイントです

契約締結を電子化するところだけでなく、契約管理の課題を解決するところも電子契約サービス導入の目的でしたので、管理機能の強さと、それを含めたトータルのコスト感も考慮して競合サービスと比較しました。その結果、ベストだと感じたのがクラウドサインでした。

そして、導入のサポート体制が手厚かったこともポイントです。我々には電子契約の知見がありませんので、どれだけ手厚くフォローしていただけるかという観点は非常に重視しました。

引用元:クラウドサインSCAN公式HP(https://www.cloudsign.jp/case/2023/11/09/aujibun/)

契約締結までのスピードがアップした

紙書類の契約書だと、社内での押印手続きに1、2日は待たなければならず、送付までに3、4日はかかっていました。決裁完了後に郵送して相手方から戻ってくるのに1週間、遅いと1~2カ月かかることもありました。それに対してクラウドサインでは、社内決裁が完了してから上長に送付を依頼するだけですので、実質5分から10分程度で相手方に契約書を送付できます。相手側での承認を含めても1、2日程度で締結できていますね。

引用元:クラウドサインSCAN公式HP(https://www.cloudsign.jp/case/2023/11/06/perie/)

信頼性、操作性、安価な料金とバランスがいい

私たちも電子契約の有効性について初めのうちは不安がありました。しかし、関係各省庁からお墨付きをもらっているクラウドサインということで、安心して電子契約を利用できています。操作も簡単で、比較的安価な料金も魅力ですし、契約事務が簡素化されて経費削減にもつながるという、事業者側と市側の双方にメリットの多いツールです。

引用元:クラウドサインSCAN公式HP(https://www.cloudsign.jp/case/2023/10/23/kagoshima-shibushishi/)

クラウドサインSCANの費用プラン

プラン別月額料金

  • Light/10,000円(税込)
  • Corporate/28,000円(税込)
  • Business/要問合せ
  • Enterprise/要問合せ

クラウドサインSCANの会社概要

会社名 弁護士ドットコム株式会社
会社所在地 東京都港区六本木四丁目1番4号 黒崎ビル
会社設立 2005年7月4日
公式HPのURL https://www.bengo4.com/corporate/

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MyQuick

歯科開業支援会社のMyQuick公式サイト画像)画像引用元:MyQuick公式サイト(https://www.myquick.jp/)

MyQuickの特徴

MyQuickは、インフォコム株式会社が提供する契約書管理システムです。紙と電子契約書をまとめて管理できるだけでなく、保管、記録、作成、証跡まで契約業務をトータルサポートします。

MyQuickは、契約業務を効率化するのにうってつけのシステム。充実した検索機能を搭載しているため、必要な契約書がすぐに見つかります。管理台帳はAIが自動作成。必要な項目をAIが自動で抽出し、管理作成台帳の手間を削減します。

契約更新の管理も安心です。更新漏れ防止のアラート機能により、契約書の更新期限が近付いたらメールでアラートを通知します。セキュリティも万全。検索結果を個人・グループ単位で閲覧権限を設定できるため、社内での安全運用が可能です。

「更新期限がきちんと管理できていない」「契約書をすぐに見つけることができない」「契約書の台帳作成が手間だ」など、MyQuickはさまざまな課題を解決し契約業務を最適化します。

MyQuickの実績

モリタには、創業100年の信頼と、年間300件以上の支援実績があります。

アラート通知機能は精神的にも安心です

2カ月以内に期限が切れる契約書はアラートを通知する設定にしているので、通知がきたら私から各事業部門に問い合わせて、更新の有無を確認できるようになりました。期限切れ前に積極的に働きかけられるのは大きいメリットですね。それまでの対症療法的な対応から、予防的な対応に変わりました。精神的にも安心です

引用元:MyQuick公式HP(https://www.myquick.jp/case/contract/621/)

契約書を探す手間がなくなりました

個別契約書と会社名を入力すれば契約書がヒットするので、本当に探す手間がなくなりました。一度に50枚の契約書を求められることもありますので、そうなると1日がかりでした。それが5分程度で対応できるようになったことは 、総務部門だけではなく営業部門にとっても良かったと思います

引用元:MyQuick公式HP(https://www.myquick.jp/case/contract/620/)

インターフェースも見やすい!

マニュアルは一日かからずに作成できました。インターフェースも見やすく、ユーザーからしても利用方法がわからない、というのはほぼないと思います

引用元:MyQuick公式HP(https://www.myquick.jp/case/contract/582/)

MyQuickの費用プラン

契約書管理システムの料金例

  • スタータープラン:初期費用0円、月額利用料22,000円(税込)
  • スタンダードプラン:初期費用330,000円(税込)、月額利用料77,000円(税込)
  • 大規模プラン:初期費用330,000円(税込)、月額費用 要問合せ

MyQuickの会社概要

会社名 インフォコム株式会社
会社所在地 大阪本社:東京都港区赤坂9-7-2東京ミッドタウン・イースト10階
会社設立 1983年2月
公式HPのURL https://www.infocom.co.jp/ja/index.html

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PATPOST

契約書管理システムのPATPOST公式サイト画像)画像引用元:PATPOST公式サイト(https://patpost.jp/)

PATPOSTの特徴

PATPOSTは、多角的金融サービス業を手がけるオリックス株式会社が提供するビジネス書類の電子保管システムです。高い機能性と利便性を有し、製造業、卸売業、コンサルティング業など幅広い業種の企業で活用されています。

PATPOSTで特色的なのは、AIによる業務効率化です。アップロードして入力する書類は、全文をAI-OCRが自動的に読み取って処理を行い、仕分けや項目抽出まで自動で行うため、入力の手間が省けます。

電子帳簿保存法にも対応しており、やはりファイルをアップロードするだけで、電子帳簿保存法が定める保存要件を満たすことが可能です。加えて、導入・運用・定着が図りやすいのもPATPOSTの魅力。特別な準備は一切必要なく、操作も簡単でシステムに不慣れな方でも直感的に利用できます。

「書類情報の手入力や整理が負担になっている」「電子帳簿保存法ツールの導入コストをおさえたい」「ツール導入してもいまの業務を大きく変えたくない」などの悩みを解消できるシステムです。

PATPOSTの実績

PATPOSTは、様々な業種・企業で用いられている人気の電子保管システムです。

AIのおかげでファイルの管理がしやすい

機能がシンプルで使いやすく、届いた電子データの保管に手間が掛かりません。
保管したファイルの中身は、AIが自動で読み取り付加情報(タグ設定・ラベル付けなど)の入力補助をしてくれるため、ファイルの管理がとてもやりやすいです。
今後は、閲覧制限が必要なデータを共有する際に、キャビネット共有機能をうまく活用していきたいです。

引用元:PATPOST公式HP(https://patpost.jp/cases/case_short_0002)

請求書の保管や検索の効率化に繋がっています

今までは、検索のためにファイル名に書類の詳細情報を付与していたことが手間となっていた上、ファイル命名規則も属人化しておりました。導入後は、PATPOSTのAI-OCR*読み取り機能により、請求書の記載内容から直接キーワード検索をかけることで、簡単にファイルが検索できるようになりました。そのため、ファイル名に書類の詳細情報を付与する必要がなくなり、請求書の保管や検索の効率化に繋がっています。また、改正電帳法に対応した保管場所ができたことによる安心感はとても強く感じています。

引用元:PATPOST公式HP(https://patpost.jp/cases/case_short_0001)

検索機能によって目的の資料を効率よく見つけられます

操作がシンプルで使いやすく、不満やストレスもなく利用できるため、クライアントから「使いにくい」「わからない」といった連絡は一度もありません。検索機能によって目的の資料を効率よく見つけられ、送られた資料を簡単に確認できるので、業務効率が上がりました

引用元:PATPOST公式HP(https://patpost.jp/cases/case_long0003)

PATPOSTの費用プラン

エコノミープラン

  • 月額980円/1ID(税抜)

PATPOSTの会社概要

会社名 オリックス株式会社
会社所在地 東京都港区浜松町二丁目4番1号世界貿易センタービル南館
会社設立 1964年4月
公式HPのURL https://www.orix.co.jp/grp/

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楽々Document Plus

契約書管理システムの楽々Document画像引用元:楽々Document Plus公式サイト(https://www.sei-info.co.jp/document-plus/)

楽々Document Plusの特徴

楽々Document Plusは、住友電工情報システム株式会社が運営する文書管理システムです。社内文書すべてをシステムに取り込んで一元化し、ペーパーレスによる保管コスト削減と業務効率化を達成します。

楽々Document Plusは、文字通り契約書管理が楽々です。期限管理機能を搭載し、契約期限に近づくと自動通知や自動更新を行い、更新手続き忘れなど抜け漏れを防止します。契約先や契約内容ごとの検索や版管理もスムーズです。

電子帳簿保存法にも対応。書類のスキャナ保存と電子取引を可能にする機能を有しており、コンプライアンスと効率の良い運用を実現します。いずれもJIIMA認証を取得しているため、安心して利用可能です。

文書作成から承認、保管、活用、廃棄まで、社内ドキュメントを一括管理したい方に、楽々Document Plusはおすすめできるシステムです。

楽々Document Plusの実績

楽々Documentは、これまでに導入実績800社を実現しています。

ワンシステムで諸課題を解決できる

一つのシステムを展開するだけで、HDを含めた各社の電子帳簿保存法への懸念を大きく軽減できるのは、大きな強みだと思います

引用元:楽々Document Plus公式HP(https://www.sei-info.co.jp/document-plus/customers/persol-group.html)

1,000万円以上のコスト削減効果です

楽々Document Plusは操作性が高く、文書の査閲・承認や通知もスムーズに実施できるため、文書登録にかかる時間を大幅に短縮してくれます。文書の登録、承認、発行、配付までの一連の処理の所要時間は前身のシステムに比べて1件あたり約30分短縮されているので、導入してからは約1,500時間が削減されていることになります。これは人件費に換算すれば1,000万円以上のコスト削減効果です

引用元:楽々Document Plus公式HP(https://www.sei-info.co.jp/document-plus/customers/okamoto.html)

自身でメールを催促する手間とストレスがなくなりました

設定日時を過ぎても申請部門から返答がない場合は、自動的に楽々Document Plusが催促メールを送ってくれます。自身でメール催促する必要がないのでストレスがなくなりました

引用元:楽々Document Plus公式HP(https://www.sei-info.co.jp/document-plus/customers/okamoto.html)

楽々Document Plusの費用プラン

・150万円(税抜)~
※要問合せ

楽々Document Plusの会社概要

会社名 住友電工情報システム株式会社
会社所在地 大阪市淀川区宮原3-4-30(ニッセイ新大阪ビル)
会社設立 1998年10月1日
公式HPのURL https://www.sei-info.co.jp/

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LAWGUE

契約書管理システムのLAWGUE公式サイト画像)画像引用元:LAWGUE公式サイト(https://lawgue.com/contract/)

LAWGUEの特徴

LAWGUEは、FRAIM株式会社が運営するクラウド型契約書管理システムです。高性能なAIサポートにより、さまざまな契約書を見える化し、種々の業務効率化を提供します。さまざまな業界・契約書で導入実績のある人気ツールです。

LAWGUEは、AIによるサポートに特徴があります。煩雑な文書作成はすべてAIが行うため、担当者は時間的リソースを回復し、本来の業務に専念することが可能です。参照番号、インデントのズレ、表記ゆれの確認など細かいチェックもAIにおまかせできます。

文書活用の際の「どこにあるかわからない」問題もあざやかに解決。参考にすべき契約書や文例、抜けている条項までAIが自動で検索します。さらに、契約経緯の社内ナレッジもしっかり記憶。メール、文書内のコメント、バージョン履歴など、散逸しがちなナレッジを社内資産として管理・共有・活用することができます。

LAWGUEの実績

LAWGUEは、様々な業界・様々な契約書で導入・使用実績があります。

変更点が表示されるため比較がしやすい

定期的な契約の場合、前回分や前々回分と差分を比較するシーンは多くあります。LAWGUEの差分比較機能は、色分けして変更点が表示されるので非常にわかりやすく便利です。Wordにも比較機能はありますが、編集記録などが残っている場合には、コメントなのか変更履歴なのか判断しづらい場合もあります。LAWGUEであれば、変更箇所だけを比較できるのでとても見やすいです。

引用元:LAWGUE公式HP(https://lawgue.com/voice/4581/)

少ない手間できれいな文書が作れます

契約書の審査業務に携わる方はもちろんのこと、通常の文書作成や文書管理をする方も広く活用できると思います。「LAWGUE=契約書と規程」と考えてしまいがちですが、様々な文書に関する業務を効率化できる非常に優れたツールですので、文章に関する幅広い業務でおすすめしますね。

例えば業務マニュアルなども、契約書のように条単位にはなってないとしても、過去のものと差分を比較したり、表記ゆれがないかはチェックするわけで、LAWGUEを使えば少ない手間できれいに作れます。マニュアルを改訂する際の新旧対照表もすぐに出せます。

引用元:LAWGUE公式HP(https://lawgue.com/voice/4434/)

検索時間の削減につながっています

類似条項検索では、関連度合いがパーセンテージで示されるので非常にわかりやすいです。ここまで一致しているのなら間違いないだろうと判断できるので、検索時間の削減につながっています。

また、秘密保持契約などで、「前回はここをこう指摘されたので、今回はこの条文を追加しておきました」といった形で営業担当者からレビュー依頼が来るようになり、こちらの手数が減っています。すばらしい効果だなと思いました。

引用元:LAWGUE公式HP(https://lawgue.com/voice/4374/)

LAWGUEの費用プラン

要問合せ

LAWGUEの会社概要

会社名 FRAIM株式会社
会社所在地 大阪本社: 東京都渋谷区千駄ヶ谷5-17-14 MSD20ビル5階
会社設立 2018年4月27日
公式HPのURL https://fraim.co.jp/

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契約書管理が不十分な場合のリスク

契約書管理が不十分な場合、以下のようなリスクが想定されます。

業務効率が低下するリスク

契約書管理が適切に行われていないと、文書作成に時間がかかったり、必要な契約書を探す手間がかかったりして、契約業務全体の効率が下がる可能性があります。業務効率の低下は、機会損失や売上にもかかわるため要注意です。

また、ナレッジをスムーズに活用できなくなる問題もあります。契約書管理に不備があると、ナレッジのスムーズな棚卸しが難しくなり、データ管理だけでなく、社内資産としてビジネスに有効活用することが困難になります。

契約書における共有漏れのリスク

契約書の管理が十分に行われていない場合、契約書の共有漏れが起こる可能性もあります。例えば、すでに締結済みの契約書があるにもかかわらず、管理の不備により当該の契約が存在しないと勘違いして、二重に契約書を結んでしまう…といったケースです。

こうしたトラブルは当事者双方に損失を与えることになるため、平素より契約書の適切な管理を実施して、リスクを避けられるようにしておくことが必要になります。どのような契約書が存在するのか、しないのか、明確に整理することが大切です。

コンプライアンス違反のリスク

契約書の取り扱いは、関係する法令をしっかり守って行われなければなりません。法令に違反した場合、様々な罰則を受けることはもちろん、訴訟のリスクも招いてしまいます。

しかし、契約書の管理が適切でないと、法令を守りたいと思って、契約書の中身を正確にチェックしたり吟味したりすることができないため、意図せず違反してしまうリスクが高いです。

日頃から契約書の適切な管理を徹底し、それを継続していくことが重要になります。

機密情報が漏洩するリスク

契約書情報は機密情報となるため、セキュリティ対策を施して管理することが必要です。セキュリティを無視して契約書を管理すると、重要な情報が外部に漏れる情報漏洩のリスクがあります。

情報漏洩のリスクは、さまざまな損害を招くことになるため注意が必要です。取引先から契約を解除されたり、損害賠償請求訴訟を起こされたり、機密情報が競合他社に渡ってしまう可能性もあります。

こうした事態を防ぐためにも、契約書管理は適切に行わなければなりません。

契約書を管理する手順

そもそも契約書を管理する手順はどのようなものでしょうか。以下に一般的な契約書管理のフローをまとめましたので、参考にしてみてください。

  • 管理部門や責任者を決める
  • 契約書管理台帳を作成する
  • 棚卸しと台帳への入力
  • 契約書管理のルールをつくる

管理部門や責任者を決める

契約書管理で最初に行うべきことは、何かが起こった場合の責任の所在を明らかにしておくことです。責任の所在を明確にすることで、トラブルが発生した場合の対応がスムーズになるだけでなく、日頃の業務遂行においても円滑に進行することができます。

具体的に行うことは、契約書管理を担当する管理部門(セクション)と責任者を決定することです。一般的には法務部や総務部が所管部門となり、かつ責任者も当該部門から選出されることが多いです。

契約書管理台帳を作成する

契約書管理台帳は、契約書そのものではなく、作成した契約書を一覧したり比較したりできるように整理してまとめたものです。契約書を適切に管理するために必要不可欠なドキュメントとなります。

契約書管理台帳の作成は、エクセルや表計算ソフトでも行えますが、効率化を図りたい場合は契約書管理システムの導入がおすすめです。なお、契約書管理台帳には、契約書名・契約書番号・契約内容・担当者など記載すべき項目があるため、事前に確認しておく必要があります。

棚卸しと台帳への入力

すでに作成した契約書がある場合は、それらを棚卸しして、内容ごとに台帳へ入力していく必要があります。棚卸しとは、契約書の内容をチェックして、仕分けしたり廃棄したりする作業です。

棚卸しを行ったのち、全ての契約書を台帳へ入力しますが、契約書の数が多い場合は、現在有効な契約書のみ記載することが可能です。一方、全ての契約書を入力する場合は、有効なモノとそうでないものを区別するための、ステータス情報を記載することが必要になります。

契約書管理のルールをつくる

契約書管理を行う際は、統一的なルールを作成することが必要です。ルールが作成されていないと、管理の仕方が部署によって異なるという事態が発生してしまい、一元管理することが困難になります。業務効率化やコンプライアンス実現など、契約書管理の目的を達成することもできません。

そのため、全部署を貫く社内統一の契約書管理におけるルールを作成することが重要です。ルールづくりで検討すべき要素には、契約締結、押印、保管方法、保存形式、廃棄方法などがあります。

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、締結した契約書を適切に管理するためのツールです。契約書をすべて電子化しデータで一元管理することにより、管理台帳作成の手間を削減したり、必要な契約書を探す時間を省略したり、セキュリティ対策もしやすくなります。

ただ一口に契約書管理システムといっても、以下のように複数のタイプがあります。

契約書の管理に特化したタイプ

契約書管理特化型は、文字通り、契約書管理に特化したタイプのシステムです。管理台帳作成機能や、契約書の検索機能、契約更新の自動通知機能などを備え、すべての契約書をシステム上で一元管理できます。

製品によって搭載機能に違いがあることや、他のツールやサービスとの連携(API連携)ができるシステムもあるため、導入の際は自社のニーズに合わせて十分な比較検討が必要です。

契約業務を一本化できるタイプ

契約書管理システムの中には、契約書管理に特化したものではなく、契約業務全体のフローに対応できるタイプのシステムもあります。この場合、契約書の作成から、締結、管理、運用までのプロセスをワンスシステムで一括管理することが可能です。

締結後の契約書の管理だけでなく、契約業務自体を丸ごと同一システムで管理したいと考える場合は、こちらのタイプがおすすめとなります。

紙の契約書を電子保管できるタイプ

電子契約が当たり前になりつつあるといっても、まだまだ膨大な量の紙の契約書を保管している企業も多いでしょう。契約書管理システムの中には、このような紙の契約書に対応できるタイプもあります。ここでは、紙の契約書をスキャンしてシステムにデータを取り込み、電子データとして管理することが可能です。

スキャンする作業は大変ですが、代行を頼めるサービスもありますので、システム導入と合わせて依頼を検討してみましょう。

さまざまな文書管理に対応できるタイプ

企業で扱う文書は契約書だけではありません。注文書や請求書、督促状、見積書などさまざまな種類の帳票があります。契約書管理システムの中には、契約書だけではなく、契約書以外の文書の管理もできるタイプもあります。

種類を問わず全ての文書を電子化して一括管理したい場合は、こちらのタイプを導入するのがおすすめです。さまざまな種類の文書に対応したタイプは、一般に文書管理システムと呼ばれています。製品によって機能性が異なるため、十分な比較検討が必要です。

契約書管理システム導入のメリット

契約書管理システムの導入には、以下のようなメリットがあります。

業務効率化につながる

契約書管理システムは、契約書のデータを電子化してシステムに取り込み一括管理できるようにしたものです。検索機能を使って必要な書類をすぐに取り出すことができるため、書庫を探し回ったり、見つかるまでに時間がかかったりすることもありません。

紙の契約書もスキャンで取り込むことが可能なため、従来のように保管場所を確保する必要もなくなります。加えて、契約書管理システムには管理台帳作成機能や、更新期限通知機能、セキュリティ機能なども備えているため、契約業務全体を効率化することが可能です。

コスト削減ができる

契約書管理システムの導入によって、紙の契約書をすべて電子化して電子媒体に統一すれば、プリンターや紙、インク代などを節約することができ、大幅なコスト削減が可能となります。

また、契約書の承認作業もネットワークを通じて行えるようになるため、リモートワーカーの出社が不要となり、工数削減と交通費節約が可能です。加えて、電子契約なら印紙税は無税となるため、節税効果が期待できるのもメリットになります。

契約書を安全に保管できる

紙の契約書では、物理的な保管・管理が必要となるため、劣化や破損、紛失などのリスクがあります。また、3Dプリンターを使用しての改ざんも可能です。

これに対して契約書管理システムでは、ログを記録したり、閲覧権限を設定したり、セキュリティ対策が行われているため、紛失や破損は言うに及ばず、改ざんや情報漏洩のリスクからも契約書を守ることができます。リモートワークなど外部からアクセスする場合でも、安全を確保しながら適切に管理することが可能です。

契約書管理システムの機能

契約書管理システムは以下のような機能を備えています。

データ化・電子化機能

紙の契約書をシステムに取り込んで電子化したり、電子契約書をデータ化したりできる機能です。方法はPDFをアップロードするだけで完了。後はシステム(AI等)が自動でテキスト化してくれます。契約書管理システムにおける基本機能の一つです。

管理台帳作成機能

管理台帳は、契約書を管理しやすくするための台帳です。個々の契約書に内容や担当者名、日付、ステータスなどの情報を記載しておくことで、必要な契約書が取り出しやすくなったり、比較しやすくなったりして、効率性が高まります。t

契約書の検索機能

文字通り契約書を検索するための機能です。契約書の閲覧や共有、比較を行う際に活用されています。検索性が高いほど、必要な契約書へのスピーディなアクセスが可能です。業務効率性を左右する大事な機能でもあります。

更新期限通知機能

契約の更新が近づいた際、期日前に自動で通知してくれる機能です。契約の更新漏れはよくあるトラブルの一つですが、通知機能を備えた契約書管理システムの下では、期限を忘れてしまう契約更新漏れのトラブルを回避できます。

バージョン管理機能

バージョン管理機能は、契約書の最新版を確認できる機能です。契約書の数は取引とともに増えていくため、検索しても「どれが最新版の契約書かわからない」といった問題が生じます。こうした問題を解消するのがバージョン管理機能です。

権限設定機能

セキュリティ対策として、契約書を閲覧できる人を担当者や関係者に限定するなど、閲覧権限を設定できる機能です。セキュアな環境を創り出し、機密情報漏洩やデータ改ざんなどのリスクから契約書を保護することができます。

契約書管理システムの選び方

使用できる機能が多いか

データ化や管理台帳作成機能、検索機能、バージョン管理など、使用できる機能が豊富であればあるほど、より広い範囲の業務を自動化したり効率化したりすることができます。

特に、契約書管理だけではなく、締結から管理、廃棄に至るまでの契約業務プロセス全体を効率化したい場合は、搭載機能に注目して選ぶことが大切です。同じ契約書管理システムでも、搭載機能は製品によって異なるため、十分な比較が必要になります。

契約書以外の文書も管理できるか

契約書管理システムを導入する目的の一つはコスト削減です。契約書をシステム管理するだけでもコスト削減はできますが、契約書以外の文書もまとめて電子化すれば、さらなるコスト削減ができます。

そのため、システム選定の際は、文書管理機能を備えた契約書管理システム、又は文書管理システムを導入するのがおすすめです。社内で取り扱う文書は多岐にわたるため、それらを全て効率よく管理していくことは重要な課題となります。文書管理機能はそれをワンストップで解決する便利機能です。

電子契約サービスが利用できるか

電子契約サービスは、契約締結にいたるまでのプロセスをすべてインターネット上(クラウド上)で完結できるサービスです。電子契約に必要な電子署名、電子サイン、タイムスタンプ、電子証明書の取得といったサービスが利用できます。

電子契約サービスを利用することで、業務効率化やコスト削減はもちろん、コンプライアンス強化にもつながるため、契約書管理システム導入の際は、ぜひとも選定基準の一つとして取り入れておきたいところです。

契約書管理システムを導入する際によくある質問

Q1.契約管理が不十分だとどのようなリスクがありますか?

契約書管理が適切に行われていないと、業務効率の低下や共有漏れのリスク、コンプライアンス違反、機密情報が漏洩するリスクが生じる可能性があります。

業務効率低下のリスク

契約書管理が不十分な状態とは、契約書の保管場所や管理方法に関するルールが定まっていないことを意味しています。この状態だと、それぞれの契約書がバラバラに管理されているため、必要な契約書がすぐに見つからなかったり、文書作成に時間がかかったりします。結果、業務効率が下がる可能性が高いです。

契約書の共有漏れリスク

ある契約書に関する情報は、当事者間でしっかりと共有されていなければなりません。そうでなければ、認識の齟齬が生じ、不要な契約書を作成し二重に契約を締結してしまうといったトラブルが起きてしまいます。こうした共有漏れのリスクは、契約書の管理が十分に行われていない場合に起きる可能性が高いため注意が必要です。

コンプライアンス違反リスク

契約書において法令遵守は絶対です。法令に沿わない契約は違法となり、罰則を受けたり、訴訟を起こされたりするリスクがあります。つど契約書の内容を法令に照らして精査すれば問題ありませんが、契約書の管理が不十分だとこの点がおろそかになってしまいます。こうしたコンプライアンス違反リスクを避けるためにも、日々の契約書管理が重要です。

機密情報漏洩リスク

最後は、機密情報の漏洩リスクです。契約書は機密情報の一種であり、その内容は厳重なセキュリティ対策を施して管理されなければなりません。しかし、契約書管理が適切に行われていない場合、セキュリティが甘くなり、機密情報が外部に漏洩してしまうリスクがあります。ライバルに企業に情報が渡る可能性もあるため要注意です。

Q2.契約書を管理するときの手順は?

契約書を適切に管理するための手順は、以下のとおりです。

  • 担当部門や責任者を決定する
  • 契約書の管理台帳を作る
  • 棚卸しと台帳への入力をする
  • 契約書管理におけるルールを作る

担当部門や責任者を決定する

最初のステップは、契約書管理における責任の所在を明確にすることです。社内でどこの部門が契約書管理を担うのか、またその最終責任者は誰かといった点を決定します。担当部門は法務部や総務部、責任者についても両部門から選出されるのが一般的です。

契約書の管理台帳を作る

責任の所在を明確にしたら、次に契約書の管理台帳を作成します。管理台帳は、契約書を管理しやすくるため、分かりやすく整理してまとめた台帳です。契約書名や番号、内容、担当者名などの項目を一緒に記載することで、閲覧性を高めることができます。スピーディかつ効率よく管理台帳を作成する方法としては、契約書管理システムを導入するのがおすすめです。

棚卸しと台帳への入力をする

管理台帳は作成したらそれで終わりではありません。中身を入力していく必要があります。そこでまず契約書の内容を仕分けする棚卸しを行い、次いで、それぞれの内容に沿って1つずつ台帳へ入力していきます。全ての契約書を入力するときは、有効な契約書と無効な契約書を区別するための、状況データ(ステータス)を記載することが必要です。

契約書管理におけるルールを作る

管理台帳の作成と入力が済んだら、次に契約書管理の際のルールを作ります。契約書の保管方法や保存形式、廃棄方法など取り扱いに関する統一的なルールを定めておくことで、あらゆるトラブルを回避することができ、契約書を適切に一元管理することが可能です。

Q3.契約書管理システムの導入メリットにはどのようなものがありますか?

契約書管理システムを導入すると、以下の3つのメリットが得られます。

契約業務を効率化できる

契約書管理システムには、データ化(電子化)、管理台帳、検索機能、契約期限通知機能など様々な機能が搭載されています。あらゆる契約書データを一つのシステムに取り込んで電子化し、まとめて一括管理することが可能です。そのため、契約管理のみならず、契約業務全体を効率化することができます。

コスト削減が期待できる

契約書管理システムの導入によって契約書を電子化すると、ペーパーレス化が推進するため、紙、インク、プリンター代などの費用を節約できます。また、クラウド上で管理することが可能なため、在宅ワーカーの出社が不要となり、交通費と工数の削減も可能です。さらに、電子契約の場合は印紙税が不要となるため節税もできます。

セキュリティを強化できる

物理的に管理する紙の契約書では、書類が紛失したり、劣化したり、破損したりする場合があるほか、3Dプリンターによる改ざんのリスクもあります。一方、契約書管理システムを導入すると、ログの記録や閲覧権限の設定などセキュリティ機能を用いて、契約書を安全に管理することが可能です。情報漏洩や改ざんのリスクも回避できます。

Q4.契約書管理システムはどのように選んだらいいですか?

契約書管理システムの選定基準は、「機能が豊富であるか」「文書管理機能があるか」「電子契約サービスがあるか」の3つです。それぞれの要点を以下にまとめました。

機能が豊富であるか

契約書管理システムを導入するメリットの一つは業務効率化を実現できることです。データ化、管理台帳作成、検索機能、契約期限通知機能、バージョン管理など、搭載機能が多ければ多いほど、より多くの業務を最適化することができます。契約業務全体を効率化したい場合は、契約の締結から管理、運用、廃棄までサポートするシステムがおすすめです。

文書管理機能があるか

契約書だけでなく、ビジネスで取り扱う文書全体をまとめて一元管理したいと考える場合は、文書管理機能の有無をチェックしましょう。文書管理機能を備えた契約書管理システム、もしくは文書管理システムを導入すると、契約書から請求書、注文書、督促状などあらゆるドキュメントをワンシステムで管理することが可能です。

電子契約サービスがあるか

契約書を電子化して管理するだけでなく、作成から締結まで業務プロセス全体をクラウド上で完結したいと場合は、電子契約サービスの利用が必要です。電子契約サービスには、業務効率化、コスト削減、コンプライアンス強化といったメリットが期待できます。サービス内容は業者によって異なるため、自社のニーズと予算に照らして各社サービスを比較検討してみましょう。

契約書管理システムまとめ

契約書管理システムは、重要な契約書を効率よくかつ適切に管理することができるサービスです。システム導入によって、業務効率化が実現できるだけでなく、コスト削減やセキュリティ強化にもつながります。契約業務をスマートにしたい場合におすすめです。

一方、契約書管理システムは複数の種類があり、開発・提供元によって機能性や費用が違うため、導入の際は十分な各社サービスの比較検討が必要になります。本記事の内容を参考にしながら、ぜひ自社に合った契約書管理システムを見つけてみてください。

【免責事項】
本記事は、2023年12月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
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