PROACTIVEの債務管理とは？支払依頼・決済・残高確認の使い方を解説

PROACTIVEの債務管理は、仕入先などへの支払依頼、決済、取引先ごとの残高をまとめて管理する機能です。買掛金や未払金、外貨建ての債務に対応し、支払条件に応じた処理と財務会計への仕訳連携を支えます。

財務会計が取引を会社の帳簿にまとめるのに対し、債務管理は「誰に、いつ、いくら支払い、何が残っているか」を追う役割を担います。請求書の受領から振込、支払後の確認までの作業を並べると、導入によって見直したい範囲を整理しやすくなります。

PROACTIVEの債務管理でできること

支払管理では、請求額を登録するだけでなく、取引先ごとの条件や決済後の状態を確認する必要があります。主な機能と業務での使い方は次のとおりです。

参照元：PROACTIVE公式ページ（https://proactive.jp/product/function/debt/、https://proactive.jp/offering/work/accounting/）

表の機能は、支払依頼をそろえ、条件に沿って決済し、残った債務を確かめる流れでつながります。日々の処理に当てはめると、どこをシステムに任せ、どこを担当者が判断するかを考えやすくなります。

請求内容と支払条件をそろえて支払依頼を登録する

最初にそろえるのは、請求の相手先、金額、支払期日などの情報です。同じ会社でも請求書の表記が違ったり、いつもと異なる口座が指定されたりすると、登録時の確認が必要になります。取引先の名称やコード、支払条件の登録を整え、変更を誰が確認するかを決めておきます。

AI請求書読み取りとの連携を利用する場合も、読み取った内容をそのまま支払ってよいとは限りません。表の連携機能をどう使うかは、金額や請求先の確認、未入力項目の補完、支払予定との差異の確認まで含めて考えます。通常と異なる請求を担当者へ戻す手順も、デモで確かめたい点です。

同じ取引先への支払をまとめ、期日ごとの金額を確かめる

表の「支払依頼・支払条件の管理」は、同じ取引先に複数の請求がある場合に関係します。名寄せとは、同じ支払先などの条件で情報をまとめることです。ただし、取引先が同じでも支払日や条件が違う請求を、一律に合算できるとは限りません。

PROACTIVEでは支払条件の判定や名寄せに対応するため、この例をもとに、どの請求が一つにまとまり、どの請求が残るかを確認できます。臨時の支払や条件変更がある場合も、通常の支払処理に混ざらないよう、登録・確認・承認の手順を決めておきましょう。

支払後の残高と財務会計への連携結果を照合する

前の例で、ほかに取引がなく50万円の支払を完了したとすると、残るのは翌月分の10万円です。支払データを準備した状態と、銀行などで決済が完了した状態を区別し、どの時点の情報で残高が更新されるかを確認します。

債務管理の残高と財務会計の買掛金・未払金などを照合するときは、同じ日付・対象範囲で比べることが大切です。支払の取り消しや差し戻し、計上月と決済月が異なる取引も例に加えると、月末に数字を合わせるための作業を具体化できます。画面の表示や仕訳への反映時点は、利用する構成に合わせて確認しましょう。

PROACTIVEの債務管理の料金

料金を確認する際は、債務管理だけでなく、財務会計との連携、利用する会社数・人数、取引先や支払処理の規模を整理して見積もりを依頼します。AI請求書読み取りや銀行へのデータ連携を利用する場合は、それぞれの導入範囲と費用を分けて確認します。

取引先・振込先の情報を整える作業、未払残高の移行、支払データのテストも準備が必要です。自社で担当する作業と支援を依頼する作業を区別すると、利用料だけでなく稼働までの負担も比較しやすくなります。

PROACTIVEの支払業務の導入事例

金融業A社の銀行へのFBデータ連携の自動化

金融業A社は、新会社設立に伴う会計基盤の整備でPROACTIVEを導入しました。銀行へのFB（ファームバンキング）データ送付を手作業で行っていたため、EDIツール「スマクラ」を組み合わせて送付まで自動化しています。

作業工数を80％削減

参照元：SCSK公式導入事例 金融業A社（https://proactive.jp/casestudy/financial_company/）

80％は銀行へのFBデータ送付作業に関する効果であり、債務管理全体や経理業務全体の削減率ではありません。自社で同じ範囲を目指す場合は、支払情報の作成と銀行への送信を分けて捉え、PROACTIVEと連携ツールの役割、必要な導入支援を確認する材料になります。

PROACTIVEの提供会社概要