ウィズ・プランナーズ株式会社のキャンペーン・イベント事務局代行を調査

ウィズ・プランナーズのキャンペーン・イベント事務局代行がおすすめな企業

• 期間限定のキャンペーン・イベント事務局を短期間で立ち上げたい企業
• 電話、メール、チャット、LINE、SNSなど複数チャネルの問い合わせ対応をまとめたい企業
• 応募受付、抽選、当選連絡、データ管理、発送まで事務局業務を外部に任せたい企業
• 問い合わせ件数の増減に合わせて、シェアード体制や専任体制を使い分けたい企業
• 個人情報を扱うキャンペーン窓口を、プライバシーマーク認定企業に相談したい企業
• 展示会やイベント前後の確認・変更・問い合わせ対応を社内だけで抱え込みたくない企業

ウィズ・プランナーズのキャンペーン・イベント事務局代行の注目ポイント

キャンペーン・イベント事務局をまとめて代行

キャンペーン事務局では、問い合わせ受付だけでなく、応募規約、FAQ、応募フォーム、抽選、当選連絡、発送、報告書作成まで複数の業務が発生します。ウィズ・プランナーズは、こうした周辺業務まで含めて相談できるため、社内で一時的に人員を増やしにくい企画や、突発的な入電増加が見込まれる施策に向いています。

電話以外の問い合わせチャネルにも対応

電話、メール、チャット、LINE、SNS対応まで幅広く依頼できます。キャンペーンやイベントでは、問い合わせ経路が分散しやすいため、複数チャネルをまとめて運用できるかは事務局代行会社を選ぶうえで重要です。

個人情報を扱う事務局業務にも対応

応募情報、当選者情報、問い合わせ履歴など、キャンペーン事務局では個人情報を扱う場面が多くなります。ウィズ・プランナーズはプライバシーマークの認定を受けており、個人情報を扱う事務局運営を外部化したい企業にとって、安心材料のひとつになります。

ウィズ・プランナーズのキャンペーン・イベント事務局代行の料金プラン

ウィズ・プランナーズでは、シェアード対応と専任対応の料金目安が用意されています。実際の費用は、対応期間、受付チャネル、問い合わせ件数、対応時間、レポーティング内容、発送業務の有無などによって変わります。

費用を確認する際は、月間の想定問い合わせ件数、対応曜日・時間、必要なチャネル、応募受付や発送の有無、レポート頻度を整理しておくと見積もりを比較しやすくなります。

ウィズ・プランナーズのキャンペーン・イベント事務局代行の導入事例

キャンペーン・イベント事務局代行を検討する際は、問い合わせ量の変動に対応できるか、短期間で立ち上げられるか、展示会前後の事務局対応まで任せられるかが判断材料になります。ここでは、そうした観点から参考にしやすい事例を整理します。

東京五輪ボランティア事務局コンタクトセンター

東京五輪ボランティア事務局では、ボランティア活動に関する問い合わせ対応、クレーム処理、シフト調整などを担当しています。インバウンド対応は月600〜6,700件、メール対応は月400〜2,250件にのぼり、約21カ月にわたって全日9時から18時まで運用されました。

月ごとに問い合わせ量が大きく変動する案件では、専任体制で継続運用できるかが重要になります。大型イベントや公共性の高い施策で、長期にわたる窓口運営を外部化したい企業にとって参考になる事例です。

ワクチン接種予約受付窓口

ワクチン接種予約受付窓口では、予約や問い合わせの受付を約3カ月間、全日9時から18時で対応しました。新発田駅前ひらた内科クリニックの事例では、期間中に1,000件のインバウンド対応を行っています。

短期間で問い合わせ窓口を立ち上げたい医療・公共性の高い案件では、受付体制、問い合わせ導線、情報管理を短時間で整える必要があります。期間限定の予約受付や問い合わせ対応を検討する際に確認したい事例です。

各種イベント・展示会事務局

イベント・展示会事務局では、出展者からの問い合わせ受付や帳票チェック、アラート対応などを行いました。株式会社博展の事例では、期間中に200件のインバウンド対応、200件の各種帳票類チェック対応を行っています。

展示会前後は、確認・変更・問い合わせが集中しやすい領域です。出展者対応や帳票確認を社内だけで抱え込むと、通常業務を圧迫しやすいため、短期の事務局代行を検討する材料になります。

ウィズ・プランナーズのキャンペーン・イベント事務局代行の運営会社概要