備品・物品管理システム9選を徹底比較

管理対象は、パソコンやサーバーなどの情報機器、机やイスなどの什器、文書、記録メディア、備品、機材、リース品など。つまりあらゆるものを管理可能です。従来の台帳管理では、現場での現物確認に膨大な時間がかかっていました。

MONISTOR を導入すれば、ICタグやバーコードをスキャンするだけの簡単な操作になるため、実際に導入した企業でも棚卸し業務の時間が従来と比較して3分の1にまで軽減したという実績があります。

棚卸しという直接売上に関わらない作業の時間を大幅に短縮可能です。使えるのに使っていない「遊休資産」。備品を適切に管理できないと、資産を上手く活用できません。MONISTORを使えば未来の資産の利用状況を把握し、資産を効率的に循環させることが可能です。

またMONISTORはCDやハードドライブといった記録媒体と医療機器に特化したバージョンも用意されています。特殊なニーズでも対応できるソフトになっています。

いつでもwebブラウザから資産の利用状況を確認可能

MONISTORでは、いつでもwebブラウザから資産の利用状況が確認できる。利用状況が分からないことから、ひとつだけの資産に集中していた状況が改善します。

利用者が「今空いている資産があるか」「現在の使用者がいつ終了するか」を確認できることで、作業の計画を立てやすくなり、効率的に資産を活用できるようになるでしょう。効率的に利用すれば、資産の無駄な購入もなくなります。

資産管理システムを導入することで、資産の利用ルールの運用が統一できます。ルールが複雑であったり、面倒な手続きが必要だったりすると、ついルール違反が発生し、資産の私物化や紛失が起こりやすいものです。

システムでは、資産の利用に伴う申請や承認などの手続きが簡略化できるため、利用者の負担も軽減します。ルール違反の管理も可能。不正利用を未然に防げます。

資産・物品管理システムは、RFIDを採用しています。RFIDは、管理したいものにタグを貼り、読み取り装置をかざして対象物を認識するシステムです。

ICと小型アンテナが組み込まれたタグからの電波を介して情報を読み取る自動認識技術。ハンディタイプの読み取り装置をコンテナに向かってかざすだけで、対象物が重なっていても裏に隠れていても認識します。

非接触でモノを確認できるので、現物を確認する必要がありません。棚卸しはもちろん、備品を探しているときもハンディ装置で簡単に発見できます。

備品でありがちなのが、誰にいつ貸し出したか分からず、次の貸し出し予定が立てられないという事態です。これでは、最悪の場合、もうひとつ備品を購入する必要が出てしまうかもしれません。

手続きの面倒さから解放され、適切な管理ができる

購入した途端に返却されると、無駄な買い物になってしまうでしょう。このような無駄を減らすためにも、貸し出しと返却の状況をリアルタイムで管理することは不可欠です。

RFIDを読み取るだけのシステムなら、一つひとつをチェックすることなく、一括で貸し出し・返却が可能。手続きの面倒さから解放されることで、適切な管理ができるようになります。

既存の台帳をシステムに取り込み可能。管理したい項目の追加もできるので、自社の運用に合わせてカスタマイズできます。

また、資産の写真を保存して登録することも可能です。どの資産のことかを視覚的に判断できます。

棚卸計画を立て、周知して、進捗管理をするといった棚卸し業務の一連の流れをシステム内で完結できます。棚卸し計画は、webアプリで簡単に作成可能です。

将来的に、そのまま担当者へメール通知ができるようになる方針のため、機能が搭載されるとより便利になります。棚卸し作業は、現物に貼り付けた二次元バーコードを読み取るだけ。

シンプルな作業で棚卸しにかけていた作業時間が大幅に短縮でき、重要な業務に集中できます。

モバイルアプリからも物品情報を簡単に更新できます。更新が簡単だから、常に台帳は最新の状態を維持可能。台帳と現物に差異が発生し、いつの間にか紛失してしまうなどということが起こりません。もちろん、貸与したままで利用していない資産も発生せず、資産を適切に活用できるようになります。

直感的に操作ができるUI

長期間オンラインになっていない機器も把握できるので、利用者に利用状況の確認が可能です。利用者・設置場所の履歴が残るので、内部統制も図れます。

システムを活用するには、操作性も重要。分かりづらいシステムでは、せっかく導入しても結局使わないということになりかねません。OPTiM Assetは、直感的に操作ができるUIが特徴のひとつです。

棚卸しの進捗状況をダッシュボードで確認可能。現物確認者は、直感的に操作できるモバイルアプリを利用して棚卸しが完了します。棚卸し担当者が、各部署の現物確認者に個別に確認を取る必要がありません。

OPTiM Assetの料金プラン

【基本プラン】
初期費用：0円
月額：33,000円（税込）

【物品追加オプション】（※1,000物品）
月額：11,000円（税込）

スマートフォンアプリのカメラで備品を撮影して、簡単に登録できます。備品管理クラウド独自の製品データに登録したアイテムは、製品ラベルを読み取ると機器のスペックを自動で入力までしてくれるので、自分で入力する必要がありません。

備品を使用したいときもスペックを確認して選定できるようになります。いままで備品管理表として作成していたスプレッドシートやエクセルの台帳も取り込みが可能です。一からやり直す必要がないので、導入もスムーズにできるでしょう。棚卸しもスマホで簡単に完了します。

備品管理が適切にできていないと、備品を探すためだけに膨大な時間を費やしてしまいます。探し物をしている時間は、売上に貢献しない無駄な時間です。

いつ誰に貸していつ戻ってくるかを確認できる

また、本当は倉庫にあったのに、気づかずに備品を購入してしまうこともあるでしょう。高い買い物だとしたら、大きな損失になりかねません。備品管理クラウドで適切に備品を管理すれば、システム内で備品の有無が一目瞭然です。

無駄な時間とお金を使うことがありません。アイテムの貸出管理機能が搭載されているため、いつ誰に貸していつ戻ってくるかを確認可能。利用計画が立てやすくなります。

今までのデータを引き継げるとはいえ、システムの導入は大変です。そこで専任のスタッフが、備品の登録を全て代行してくれます。備品の写真撮影から登録まで、現地で作業してもらえるので、導入の手間がかかりません。紙やエクセルのデータ移行作業も依頼できます。

備品管理クラウド（アストロラボ）の料金プラン

【スタートプラン】
登録可能アイテム：200
月額費用：5,000円（税不明）

※スタートプランの他、スモールプラン・ミドルプランあり。料金は要問合せ。

バーコードを読み取るだけで棚卸しが完結できるシンプルなシステムです。組織にある多種多様の備品を一元管理できるので、効率的に備品を把握できます。

購入から貸出情報、修理情報、車両情報、属性情報、リース情報等、一連の異動や履歴がシステム内で管理できるため、備品の行方不明も起こりません。オンラインはもちろん、オフラインでの照会や棚卸作業も可能です。

備品は名称だけで管理すると探している物がどれなのか分からなくなりやすいでしょう。そこで活用できるのは、画像での管理です。

帳票の作成にも対応

備品管理システムDXでは、市販のデジタルカメラなどで撮影した備品の画像を属性情報として管理できます。寸法やメーカー名、型式なども合わせて登録可能。

備品の詳細な情報が把握できるため、探す時間も削減できます。多彩な帳票作成に対応しているのも特徴のひとつです。主要帳票は、備品ラベルやリース一覧表、備品管理台帳、修理履歴明細、配置一覧表、各コードマスタ一覧、付属情報一覧、貸出状況一覧表、棚卸一覧表など。

必要に応じた帳票の出力ができるので、確認したいデータがすぐに取り出せます。備品ラベルの作成も可能。カスタマイズすることなく、複数の様式のラベルを作成できます。

誰でも使いこなせるシンプルな機能が特徴のひとつ。マニュアル不要で直感的に操作可能です。難しい操作がないので、作業が属人化することなく、社員への教育コストも削減できます。

たとえば、棚卸しはスマホでバーコードを読み取るだけの簡単作業。棚卸の進捗もグラフや一覧で確認できます。資産の一覧もレイアウトを自由に変更可能。

キーワードで検索したり、履歴を管理したりといった機能がエクセルを使うのと同じような操作性で利用できます。

システムを本格的に導入してしまうと、その後の変更が困難です。また費用も発生してしまいます。本格導入に踏み切る前にお試しを用意。もちろん無料です。

自社運用に合わせてカスタマイズが可能

導入を決めた後は、エクセル台帳からインポートするだけで簡単にファインアセットへ移行できます。管理する項目は、自社運用に合わせてカスタマイズ可能。現在使用している台帳に管理項目を合わせられます。

ランニングコストを抑えられるように利用しやすい価格設定を追求しているサービスです。初期費用は無料。オプション機能の追加料金もありません。

物品の管理点数で月額費用が決まるシンプルな価格設定です。1物品あたりの価格は、5～10円。物品管理プランと棚卸専用プランが用意されていて、棚卸専用プランはよりリーズナブルに利用できます。

スマホで棚卸ができるため、高価な専用機器を購入することもありません。

ファインアセットの料金プラン

【物品管理プラン】
初期費用：0円 月額基本料金：11,000円～（税込） 月額追加料金：1,100円～（税込）

【棚卸専用プラン】
初期費用：0円 月額基本料金：5,500円～（税込） 月額追加料金：550円～（税込）

固定資産の棚卸しやデモ機の貸出管理など、社内には様々な資産の管理が必要です。そうした資産台帳を統一的に一元管理できるようにしています。二重更新の必要がなく、効率的に管理業務を行えます。

業務に特化した専門機能があるので、1つのみの業務に利用することも可能。複数の機能を組み合わせても便利に使えます。利用できる管理内容は、「什器・備品」「リース契約」「IT機器の運用」「パソコンの現物」「サーバー情報」など。

また、社内資産の持出・返却や顧客への製品の入出庫、案件別の機材貸出、デモ機の貸出管理など、持出・貸出管理機能も搭載可能です。

廃棄管理にも対応

運用に合わせて設定し、運用手順書を作成します。導入にあたっては、管理者向け、部門担当者向け、一般ユーザー向けに分けて操作説明を実施。管理画面の操作やバーコードリーダーの使い方などを役割に合わせてレクチャーしてくれます。

また、棚卸の説明は棚卸直前に行うなど、研修時期も適切なタイミングを選定。聞いたけれど忘れてしまったということを防ぎます。

資産購入はしっかり管理するものの、廃棄まで管理していないことで台帳に記載されている資産は、増える一方になりがちです。使わない資産が積みあがっていくと、スペースも取ってしまいます。

そこで、廃棄業務専用の機能を搭載可能。廃棄場所に資産を集める流れや廃棄業者の管理など、最後まで適切な管理ができます。

Assetment Neoの料金プラン

• Light：月額40,000～60,000円（税不明）
• Standard：月額60,000～280,000円（税不明）

毎日使用する台帳画面がシンプルで見やすい構成になっています。誰でも操作しやすいので、使用者のストレスになりません。管理者が使用する管理メニューでは、ビューの作成や棚卸し管理、役割管理などの設定が可能。

物品情報の項目では、データの編集やレポート・データの出力やラベル印刷などのメニューが表示されるので、必要に合わせて操作できます。また、設置場所や管理部門、貸出ステータスをツリー形式で表示可能。ツリーの設定は管理者ができるので、社内業務に合う設定で運用できます。

柔軟にカスタマイズできる機能

Convi.BASEは管理項目やツリー設定以外の機能も、必要に応じてカスタマイズできる構成になっています。ビュー機能では、「貸出可能な物品だけを抽出したい」「貸出中の重要書類だけを表示したい」「遊休物品だけ抽出したい」など、目的に合わせて特定の情報だけを切り出せます。

また、複数の台帳を組み合わせて管理するなど、一つのアプリケーションで複数のモノの管理が可能。重要文書管理と工具管理など、分類が全く異なる異なる物品でも組み合わせて管理ができます。

Convi.BASEの料金プラン

• 初期費用：約90万円（税不明）※スタートアプリ・テンプレ台帳の場合は0円
• 月額費用：50,000～100,000円（税不明）※ユーザーライセンス数やオプション機能に応じて変動