オウンドメディアの記事管理方法｜管理表の作り方・体制構築・おすすめツールを解説

オウンドメディアの記事管理体制のポイント

近年、オウンドメディアを導入する企業が増えています。Webによる集客が重要視される中、広告運用だけでは集客が難しくなっており、オウンドメディアが注目を集めるようになりました。

そんなオウンドメディアには、コンテンツの作成やSNS運用、アクセス解析など、業務の種類は多岐に渡ります。そのため、オウンドメディアによる集客を成功させるためには、記事管理の前に運用体制を整えておくことが重要です。

オウンドメディアの運用体制と手順

上述の通り、オウンドメディア運用には様々な業務が発生するため、人員・時間・費用面でコストがかかります。具体的に、オウンドメディア運用の大きな流れは以下の通りです。

1. テーマの企画・立案
2. 記事制作・管理
3. 記事の修正・編集
4. 記事の更新
5. サイト分析・効果測定
6. コンテンツやサイトの改善

オウンドメディアを安定して運用するためには、上記のような各工程ごとの運用体制を整えておく必要があります。

記事管理の手順

オウンドメディアの工程の中でも、特にコンテンツの制作や管理は煩雑になりがちです。オウンドメディアの記事制作・管理には以下の手順があり、チーム内で問題なく共有・運用できる体制が必要となります。

1. キーワード選定：
   予め設定したオウンドメディアのテーマに基づいて、記事のキーワードを選定します。
2. 構成の決定：
   キーワードが決まったら、同じキーワードで上位表示されている記事などを参考にして執筆する記事の構成を考えます。
3. ライターの選定（外部発注する場合）：
   ライターを外部発注する場合は、テーマに合ったライターの選定を行います。
4. ライターへ依頼：
   ライターが決まったら、発注をして記事を執筆してもらいます。キーワードの選定や構成の決定は自社内で行う場合もあれば、ライターにキーワードの選定から依頼することも可能です。
5. 記事の確認・校正：
   ライターが記事を納品したら納品物を確認して、修正が必要であれば、ライターへ修正依頼を出します。
6. 記事の入稿・更新：
   記事が完成したら、入稿作業を行います。CMSの入稿までライターに依頼するケースや入稿作業は別の外部業者に依頼するケースなど、自社のリソースと相談して検討が必要です。

記事管理は運用体制が整わないと難しい

上記の通り、オウンドメディアの運用は記事管理だけでも様々な業務が発生し、記事の進捗状況や記事の納期、更新状況など、共有する事項も数多くあります。

複雑になりがちな記事管理は、記事制作に取り組む前に運用体制を整えておくことが非常に重要です。チーム内で効率的かつスムーズに記事管理を行うためには、社内体制に合ったツールを活用することがおすすめです。

記事管理が不十分だと起こる5つの問題

「とりあえず記事を書いて公開すればいい」という感覚でオウンドメディアを運用すると、記事数が増えるにつれてさまざまな問題が発生します。記事管理の重要性を理解するために、管理が不十分な場合に実際に起こりやすい5つの問題を確認しておきましょう。

同じキーワードの記事が重複する（カニバリゼーション）

記事管理をしていないと、すでに公開済みの記事と同じキーワードで新しい記事を作成してしまうケースがあります。これを「キーワードのカニバリゼーション（共食い）」と呼びます。同一サイト内に同じキーワードを狙った複数の記事が存在すると、検索エンジンがどちらの記事を表示すべきか判断に迷い、両方の記事の順位が下がってしまう恐れがあります。

リライトすべき記事が放置される

公開した記事は時間の経過とともに情報が古くなったり、検索順位が変動したりします。しかし記事の状態を管理していなければ、どの記事がリライトの優先度が高いのかを把握できません。結果として、改善すれば上位表示できる記事を放置してしまい、集客の機会損失が生まれます。

公開スケジュールが守れない

複数のライターや担当者が関わるオウンドメディアでは、記事の進捗管理が不十分だと「誰がいつまでに何を書くのか」が不明確になります。納期の遅れや公開スケジュールのズレが常態化すると、更新頻度が安定せず、SEO評価の向上にもつながりにくくなります。

品質のばらつきが発生する

記事の構成やチェック体制が明文化されていないと、ライターごとに記事の品質がばらつきます。トーン＆マナーの統一、事実確認の基準、参考文献の扱いなど、品質管理の基準を記事管理表に組み込んでおかないと、メディア全体の信頼性に影響します。

成果の分析ができない

記事ごとの対策キーワード・検索順位・PV数・CV数を一元管理していなければ、「どの記事が成果を出しているのか」「どのジャンルの記事がCVにつながっているのか」を把握できません。データに基づく改善ができず、感覚的な運用に陥ってしまいます。

記事管理表の作り方と必須項目

記事管理の基盤となるのが「記事管理表」です。スプレッドシートやプロジェクト管理ツールで作成するのが一般的ですが、どのような項目を盛り込むかが管理表の質を左右します。ここでは、実務で使える記事管理表の必須項目と運用のポイントを解説します。

記事管理表に必要な項目一覧

以下の項目を網羅した管理表を作成しておくと、記事制作の進捗管理からSEO分析まで一元的に対応できます。

管理表を運用する際の3つのルール

記事管理表は「作るだけ」では機能しません。以下のルールを設けて運用することで、形骸化を防ぎましょう。

1. 更新頻度を決める
記事の進捗が変わるたびにリアルタイムで更新するのが理想ですが、最低でも週1回は全記事のステータスを見直す時間を確保してください。特にライターへの依頼状況や納期の確認は週次で行うのが効果的です。

2. 記入ルールを統一する
ステータスの名称やキーワードの記入方法がメンバーごとに異なると、管理表の精度が下がります。「公開済み」と「完了」が混在するような事態を防ぐため、プルダウンやバリデーションで入力を制御しましょう。

3. 定期レビューの場を設ける
月に1回は管理表を見ながら、記事の成果状況（PV・順位・CV）を確認するレビューミーティングを実施しましょう。データを基にリライト対象の選定や、次月の制作計画を立てることで、PDCAサイクルが回る仕組みを構築できます。

記事管理に必要な役割と運用体制

記事管理を円滑に進めるためには、「誰が何を担当するのか」を明確に定義しておく必要があります。オウンドメディアの規模や予算によって体制は異なりますが、最低限必要な役割は以下の5つです。

少人数チームでの兼務パターン

上記5つの役割を5人で分担できればベストですが、中小企業では2〜3名で運用しているケースも多くあります。その場合は以下のような兼務パターンが現実的です。

内製と外注の判断基準

記事管理体制を構築する際、すべてを社内で完結させるか、一部を外注するかは大きな判断ポイントです。判断の基準として、以下の3つの観点で検討しましょう。

社内リソースの有無：記事の企画・執筆・編集・SEO分析を担える人材が社内にいるかどうかを確認します。専門人材がいない場合は、少なくとも立ち上げ期は外部パートナーの支援を受けるのが効率的です。

更新頻度の目標：月4本以上の記事更新を目指す場合、ライティングだけでも相当な工数が必要になります。月に4本以上の更新が必要な場合は、外部ライターの起用を前向きに検討すべきです。

専門性の要求度：医療・法律・金融など専門性の高い領域では、専門家による監修が不可欠です。社内に専門家がいない場合は、専門ライターへの外注か監修者の確保が必要になります。

キャククルが手がけるオウンドメディアとは？

120業界・8,000サイト以上の実績があるキャククルのオウンドメディア。
社内で記事管理の運用体制が整わない場合は、社外に外注するのも手です。キャククルでは認知度向上、他社との差別化、従来と異なるターゲットにアプローチしたいなど、様々な目的でメディアを制作することができます。詳しくは以下のページでご確認ください。

制作事例を見てみる

オウンドメディアの記事管理に役立つツール5選

ここからは、オウンドメディアの記事管理におすすめなツールをご紹介します。ツールによって特徴や使える機能が異なるため、チーム内で情報共有がしやすいツールを選ぶようにしましょう。まず、5つのツールの特徴を比較表で確認します。

記事管理ツール比較表

Google スプレッドシート（Google合同会社）

画像引用元：Google スプレッドシート公式サイト（https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/）

Google スプレッドシートはGoogle社が提供している表計算ソフトです。Googleアカウントがあれば、誰でも無料で使用することができます。クラウドサービスのため、ソフトをインストールしなくても使用が可能です。

1つのシートを複数人で共有可能で、リアルタイムで同時に編集できることが大きな特徴です。関数やフィルタ、条件付き書式を活用すれば、記事のステータスに応じて色分け表示するなど、管理表として十分な機能を持たせることができます。変更内容は自動保存されるため、保存し忘れて変更内容が消えてしまう心配もありません。

オウンドメディアの記事管理においては、前述した管理表の項目をシートに落とし込み、フィルタ機能でステータス別・担当者別に絞り込むといった使い方がおすすめです。コストをかけずに記事管理を始めたい企業には最も適したツールです。

料金

無料（Googleアカウントがあれば利用可能）

Notion（Notion Labs）

Notionは、ドキュメント作成・データベース・プロジェクト管理・ナレッジ共有を1つのツールで完結できるオールインワンのワークスペースです。オウンドメディアの記事管理に必要な機能がひととおり揃っており、近年導入する企業が急増しています。

Notionの最大の強みは、データベース機能を活用した柔軟な記事管理ができる点です。同じデータを「テーブル表示」「カンバンボード」「カレンダー」「ギャラリー」など複数のビューで切り替えて表示できるため、「進捗をカンバンで確認しつつ、公開スケジュールはカレンダーで把握する」といった使い方が可能です。

また、記事の構成案や執筆ガイドラインをNotionのページとしてデータベースに紐付けて管理できるため、「管理表」と「ドキュメント」がバラバラにならないメリットがあります。テンプレート機能を使えば、新規記事の企画を立てるたびに統一フォーマットで記録できます。

料金

• フリープラン：0円/月（個人利用向け、ブロック数制限あり）
• プラスプラン：$10/ユーザー/月（チーム利用向け、ブロック数無制限）
• ビジネスプラン：$18/ユーザー/月（高度な権限管理やAPI連携）

Jooto（株式会社PR TIMES）

画像引用元：Jooto公式サイト（https://www.jooto.com/）

Jootoは株式会社PR TIMESが提供するタスク・プロジェクト管理ツールです。ドラッグ＆ドロップで直感的に使いやすいレイアウトのツールで、視覚的に分かりやすくタスクや進捗管理ができます。

エンジニアの案件進捗管理や営業の商談進捗管理など、業種問わずあらゆる情報管理に使用が可能です。記事制作管理にも対応しており、チェックリストやガントチャート機能によって、記事の進捗を随時確認できます。記事ごとにカードを作成し、「企画」「執筆中」「校正中」「公開済み」といったリストに移動させるだけで進捗が一目でわかるため、ITツールに慣れていないメンバーが多いチームにも適しています。

料金

• 無料プラン：0円/月（4名まで）
• スタンダードプラン：458円/ユーザー/月
• エンタープライズプラン：1,078円/ユーザー/月

Trello（Atlassian）

Trelloは、Atlassianが提供するカンバン方式のプロジェクト管理ツールです。シンプルなカード＋ボード形式で直感的にタスクを管理でき、世界中で多くのチームに利用されています。

記事管理では、1記事を1枚のカードとして作成し、「企画」「執筆中」「レビュー待ち」「公開済み」などのリストを横に並べて運用します。カードには担当者・期限・チェックリスト・添付ファイルを設定でき、記事ごとの詳細情報と進捗を一元管理できます。

「Power-Up」と呼ばれる拡張機能を追加すれば、カレンダービューやガントチャートも利用可能です。まずはシンプルなカンバン管理から始めて、必要に応じて機能を追加していきたいチームに適しています。

料金

• 無料プラン：0円/月（ボード数10枚まで）
• Standardプラン：$5/ユーザー/月
• Premiumプラン：$10/ユーザー/月（タイムライン、ダッシュボード等）

Asana（Asana社）

Asanaは、大規模なプロジェクト管理やチーム間の連携に強みを持つプロジェクト管理ツールです。タスクの依存関係の設定やワークフローの自動化が充実しており、記事数が多いオウンドメディアの管理に適しています。

タスクをリスト形式・ボード形式・タイムライン形式・カレンダー形式で表示でき、チームの規模やワークスタイルに合わせた運用が可能です。「ルール」機能を使えば、ステータスが変更されたら自動で担当者に通知を送るといった自動化も設定できるため、記事の受け渡しがスムーズになります。

外部ツール（Google Drive、Slack、Figma等）との連携も豊富で、すでに使っているツールと組み合わせた記事管理ワークフローを構築できます。

料金

• Personalプラン：0円/月（10名まで、基本機能）
• Starterプラン：$10.99/ユーザー/月
• Advancedプラン：$24.99/ユーザー/月

キャククルが手がけるオウンドメディアとは？

120業界・8,000サイト以上の実績があるキャククルのオウンドメディア。
認知度向上、他社との差別化、従来と異なるターゲットにアプローチしたいなど、様々な目的で制作することができます。詳しくは以下のページでご確認ください。

制作事例を見てみる

記事管理でよくある失敗パターンと対策

記事管理の体制やツールを整えても、運用の仕方を間違えると期待した成果は出ません。ここでは、多くのオウンドメディアが陥りがちな失敗パターンと、その具体的な対策を紹介します。

管理表を作っただけで運用されない

最もよくある失敗は、記事管理表を最初に作成したものの、日常業務の中で更新されなくなるケースです。管理表の更新を「余裕があればやる」というスタンスにすると、数週間で形骸化します。

対策：管理表の更新を業務フローに組み込みましょう。たとえば「記事の納品時にステータスを更新する」「週次ミーティングの冒頭5分で管理表を全員で確認する」など、具体的なトリガーと習慣を設定することが重要です。

担当業務が属人化している

特定の担当者しか記事の進捗状況や公開手順を把握していない状態は、その担当者の異動や退職によってメディア運営が止まるリスクを抱えています。

対策：記事管理表に加えて、記事制作のマニュアルやチェックリストを整備しましょう。キーワード選定の基準、構成の作り方、入稿手順、品質チェック項目などをドキュメント化しておけば、担当者が変わっても運用を引き継げます。

リライト管理ができていない

新規記事の制作にばかり注力し、既存記事のリライトが後回しになるケースは非常に多く見られます。しかし、オウンドメディアのSEO効果を最大化するには、公開後のリライトこそ最も費用対効果が高い施策です。

対策：記事管理表に「最終リライト日」「現在の検索順位」「PV推移」の列を設け、3か月以上リライトしていない記事を定期的にピックアップする仕組みを作りましょう。特に検索順位が11〜30位の記事はリライトで1ページ目に上がる可能性が高く、優先的に対応すべきです。

新規記事の量産ばかりに偏る

「とにかく記事数を増やせば集客できる」と考えて量産に走るのは、成果の出にくい運用パターンです。質の低い記事が大量にあるサイトは、Googleの「Helpful Content Update」によってサイト全体の評価を下げるリスクがあります。

対策：記事管理表で「公開済み記事の成果（PV・順位・CV）」を可視化し、成果の出ている記事のパターンを分析しましょう。その分析結果をもとに新規記事を企画することで、質と量のバランスが取れた運用が可能になります。

まとめ

オウンドメディアの記事管理は、メディアの成果を左右する重要な業務です。本記事のポイントを以下にまとめます。

記事管理の体制が整えば、コンテンツの品質が安定し、SEO成果の改善サイクルが回り始めます。記事数が増えてから管理を始めるのではなく、立ち上げの段階から管理の仕組みを構築しておくことが成功への近道です。

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