内部通報窓口代行サービスとは、企業のコンプライアンス違反・ハラスメントなどの不祥事が発生している場合、従業員が抵抗なく内部通報できる窓口の外部委託サービスです。専用ツールや通報窓口のアウトソーシングなどを通して、従業員の匿名性・秘密厳守を担保しながら利用しやすい環境を整えます。
キャククルでは、各サービスの特徴や選ぶべき理由、導入事例、費用などを紹介します。内部通報窓口代行サービスの起用を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
会社名 | サービスの特徴 |
---|---|
Zation |
業界唯一のチャットボット導入!豊富な通報チャネルで従業員が利用しやすい環境作り
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NEC VALWAY |
NEC独自のセキュリティ体制に則った仕組みで運営しているサービス |
NHホットライン |
内部通報とハラスメント相談双方に対応しているサービス |
日本公益通報サービス |
弁護士や公認不正検査士、心理カウンセラー等によるアドバイスも可能 |
咲くやこの花法律事務所 |
企業法務に強い弁護士が提供する内部通報受付サービス |
CHeck 内部通報窓口 |
10,000人以上のデータの独自分析に基づく「根拠のある」パワハラ防止対策なら |
WhistleB |
60種類の言語に対応。海外拠点や多国籍の従業員を抱える企業向け |
アトム法律事務所 |
サービスの利用を促進するための施策もまとめて提供(メルマガ等) |
DQヘルプライン |
世界各国の現地弁護士事務所と提携しているサービス |
弁護士法人菰田総合法律事務所 |
法律の専門家が過去の事例や法的見解に基づいたアドバイスを提供 |
ダイヤル・サービス |
内部通報窓口、倫理ホットライン、ストレスチェックなど豊富なラインアップ |
内部通報窓口代行とは?
内部通報窓口代行とは、企業内部の不正行為やコンプライアンス違反を従業員が匿名で報告できるように、外部の専門機関が代行して提供するサービスです。
自社で通報窓口を設置すると、従業員は報復を恐れ通報をためらうことがありますが、外部機関が運営することで通報者の匿名性と安全性が確保されます。
内部通報窓口代行の効果
通報内容は外部機関によって適切に調査され、企業にフィードバックされます。
これにより、企業は内部統制やコンプライアンスを強化でき、問題の早期発見と解決が促進されます。通報者の情報は外部機関のみに開示され、企業には通報内容のみが匿名で伝えられるため、通報者の身元が明されるリスクを避けられます。
この仕組みにより、通報者は安全に通報でき、企業は問題解決に向けた行動を取ることが可能になります。
外部機関による運営の利点
外部機関が運営することで、通報者の匿名性と安全性が確保され、報復を恐れずに通報できる環境が整います。
また、外部機関の専門的な知識と経験を活用することで、迅速かつ適切な調査が行われ、問題の早期発見と解決が可能となります。さらに、企業は内部リソースを節約しながら、コンプライアンス体制を強化することができます。
義務か努力義務か?規模別に確認する改正法ポイント
2022年6月1日から施行された改正公益通報者保護法で、企業が守るべき内容が大きく変わりました。
まずは、従業員数によって異なる義務をしっかりと確認し、自社の現状を見直すしてみてください。
従業員301人以上の企業
常時301人以上の従業員がいる企業には、以下の対応が法律で義務付けられています。どれも「努力目標」ではなく、守らなければ行政による助言・指導・勧告の対象となります。さらに、勧告を無視すると企業名が公表されるリスクがあります。
- 内部通報対応業務従事者の指定義務(担当者の明確化)
- 従事者の守秘義務徹底(違反時は30万円以下の罰金)
- 従業員が安心して使える窓口の設置と運用体制の整備
- 通報者の保護強化(不利益な取扱いの禁止、損害賠償請求の禁止)
- 保護対象範囲の拡大(退職後1年以内や役員も含む)
従業員300人以下の企業
従業員が300人以下の場合、上記の内容は「努力義務」とされています。ただし、これは「何もしなくてよい」という意味ではありません。
罰則はありませんが、問題が表面化した場合、社会的な信用失墜や業務継続のリスクがあります。
特に中小企業では、人間関係のしがらみから内部告発が起きにくい状況になりやすい傾向にあります。匿名性が確保された外部窓口の活用も選択肢となります。
項目 | 301人以上企業 | 300人以下企業 |
---|---|---|
従事者の指定義務 | 義務 | 努力義務 |
内部通報体制の整備 | 義務 | 努力義務 |
行政措置 | 違反時は勧告・公表 | 対象外 |
守秘義務違反時 | 刑事罰あり | 従事者を定めた場合同様 |
内部通報窓口代行を導入するメリット
内部通報窓口代行の導入には多くのメリットがあります。
まず、通報者の匿名性が確保されるため、従業員が安心して不正行為やコンプライアンス違反を報告できる環境が整います。これにより、企業内部での不正行為の早期発見と是正が可能となり、企業の透明性と信頼性が向上します。
また、外部の専門機関が運営することで、通報の処理や調査が適切かつ迅速に行われるため、内部リソースの節約にも繋がります。さらに、外部機関の専門知識と経験を活用することで、企業は自社では気づきにくい問題点を把握し、より効果的なコンプライアンス体制を構築できます。
最後に、法律や規制に基づく内部通報制度の要件を満たし、法的リスクの軽減にも寄与します。
従業員の安心感
通報者の匿名性が確保されることで、従業員は報復を恐れずに安心して通報できます。この安心感が、企業内の不正行為やコンプライアンス違反の早期発見と是正を促進し、企業の透明性と信頼性を高めます。
外部専門機関の利点
外部の専門機関が運営することで、通報の処理や調査が迅速かつ適切に行われます。これにより、企業は内部リソースを節約しつつ、効果的なコンプライアンス体制を構築できます。
従業員規模別に見る導入費用の目安
内部通報窓口を外部委託する際に、まず気になるのが導入コストではないでしょうか。費用は一律ではなく、従業員数や希望するサービス内容によって大きく異なります。
複数のサービスの料金体系を比較し、自社の規模や目的に合ったプランを選ぶことが大切です。
下記の表では、主な従業員規模ごとの年間費用および初期費用の目安をまとめています。サービス選定の参考資料として、ぜひご活用ください。
従業員規模 | 年間費用目安 | 初期費用目安 | 主な価格決定要因 |
---|---|---|---|
~100名 | 15万円 ~ 30万円 | 4万円 ~ 10万円 | サービス型、受付チャネルの種類 |
~300名 | 40万円 ~ 70万円 | 5万円 ~ 15万円 | 電話対応有無、専門家の関与度 |
~1000名 | 80万円 ~ 120万円 | 10万円 ~ | 多言語対応、グローバル対応、コンサル有無 |
内部通報窓口代行のよくある質問
Q1. 内部通報窓口代行の選び方は?
内部通報窓口代行を選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。
まず、信頼性と実績のある外部機関を選ぶことが大切です。実績が豊富で評判の良い機関は、適切な対応と高いサービス品質が期待できます。次に、通報者の匿名性を厳守するための仕組みが整っているか確認しましょう。通報者のプライバシーを保護するための技術的および運用的な対策がしっかりしていることが重要です。
また、24時間365日対応可能なサービスを提供しているかどうかもポイントです。これにより、通報者がいつでも安心して通報できる環境が整います。
さらに、費用対効果も考慮する必要があります。コストに見合ったサービス内容やサポート体制が提供されているかを確認し、自社のニーズに合ったプランを選びましょう。
信頼性と実績
信頼性と実績のある外部機関を選ぶことが重要です。実績が豊富で評判の良い機関は、適切な対応と高いサービス品質が期待できます。これにより、安心してサービスを利用できます。
匿名性の厳守
通報者の匿名性を厳守するための仕組みが整っているか確認しましょう。通報者のプライバシーを保護するための技術的および運用的な対策がしっかりしていることが重要です。
24時間対応
24時間365日対応可能なサービスを提供しているかどうかもポイントです。これにより、通報者がいつでも安心して通報できる環境が整います。
Q2. 内部通報窓口代行の主な流れは?
内部通報窓口代行の主な流れは以下の通りです。
まず、従業員が不正行為やコンプライアンス違反を発見した場合、外部の通報窓口に連絡します。通報は電話、メール、ウェブフォームなど複数の方法で受け付けられます。
次に、通報内容は専門の担当者によって確認・分析され、必要に応じて詳細な調査が行われます。その後、調査結果は企業に報告され、適切な対応が取られます。企業は報告を基に問題の是正措置を講じ、再発防止策を策定します。
最後に、通報者にはフィードバックが提供され、通報がどのように扱われたかが説明されます。これにより、通報者は自分の通報が有効に機能したことを確認でき、信頼関係が構築されます。
通報の受理
従業員が不正行為やコンプライアンス違反を発見した場合、外部の通報窓口に連絡します。通報は電話、メール、ウェブフォームなど複数の方法で受け付けられます。
通報内容の確認と調査
通報内容は専門の担当者によって確認・分析され、必要に応じて詳細な調査が行われます。調査結果は企業に報告され、適切な対応が取られます。
フィードバックの提供
通報者にはフィードバックが提供され、通報がどのように扱われたかが説明されます。これにより、通報者は自分の通報が有効に機能したことを確認できます。
まとめ
内部通報窓口代行は、企業のコンプライアンス強化と不正行為の早期発見に大きく貢献する重要なツールです。
外部の専門機関による運営は、通報者の匿名性を確保し、安心して通報できる環境を提供します。導入により、企業の透明性と信頼性が向上し、法的リスクの軽減も期待できます。内部通報窓口代行の導入を検討することで、企業の健全な成長と持続可能な発展が促進されます。
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- 本記事は、2024年6月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。