診療と経営に専念できる環境を整えたい方へ
クリニック運営に欠かせない人事、労務、経理、マーケティングといった多岐にわたるバックオフィス業務。その負担に追われ、経営や診療に集中できないと感じていませんか？
「時間が足りない」「専任の事務長を雇う余裕がない」、そんな課題を抱えるクリニックに注目されているのが、事務長代行サービスです。
この記事では、事務作業の負担を軽減し、院長が診療に専念できるようサポートしてくれる事務長代行サービス13選を徹底比較！料金や導入事例、サービス内容を詳しく解説し、あなたのクリニックに最適なサービスを見つけるお手伝いをします。
詳細情報は、以下より資料をダウンロードいただけます（一部企業のみ対象）。サービス選定の際にぜひご活用ください。
事務長代行サービスの一覧
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
レンタル事務長さん |
人事・採用から集患、デザインまでかゆいところに手が届くサポートを実現
|
クリニックマネージャー |
プロジェクトマネジメントや総務秘書業務を担当し、院長のビジョンを実現 |
セトルメディカル |
労務・経理・行政を“駐在型”で一括支援 |
シマカワ |
「プチ事務長」で労務・資金繰りを丸ごとサポート |
メディカ・コンサルティング |
税務・労務・経営を統合支援する総合型事務長代行 |
MASパートナーズ |
“院外事務長”で経営改善を伴走 |
国道ビル |
経営管理や財務、人事労務、行政対応を行い、発注業務の一元化やコストカットも支援 |
スリードット |
集患・SEO・SNSを含むマーケ支援で、地域クリニックの検索順位・新患数を向上 |
バタフライエフェクト |
歯科に特化し戦略会計の導入で売上倍増の実績あり |
メディカルマネジメントサポート |
“元事務長”だけが働き院長とスタッフ双方の負担を軽減 |
インダストリー |
集患・リコール・広告運用を一括請負い、収益を30％向上させた事例あり |
メディカルサポートパートナー |
“訪問・スポット・クラウド”を選べる柔軟体制 |
ジムチョー |
サブスク型で、リモート業務にも対応 |
レンタル事務長さん
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レンタル事務長さんの概要
「レンタル事務長さん」は、クリニックの経営や診療以外の業務をサポートする、事務長代行サービスです。総務・経理から採用、人事、SNS運用、集患対策まで、幅広いバックオフィス業務を専門チームが担当。 それぞれの業務を各分野のプロが担当し、院長が本来の業務に集中できる環境を提供します。必要な業務を稼働する時間ベースで柔軟に依頼できる点が強みで、自院の悩みや現状に応じて、例えば採用の時期には面接の日程調整や応募者との窓口業務を依頼することができます。また、繁忙期には総務や経理業務を重点的にサポートしてもらい、業務の偏りを解消。 必要に応じてサービスの範囲を調整できるため、無駄を省きつつ的確なサポートを受けられます。
レンタル事務長さんを選ぶべき理由
大手出身の人事チームが採用業務を強力支援
レンタル事務長さんは、クリニックの人事・採用業務を効率化し、院長や経営者の負担を大幅に軽減します。採用に関する困りごと、例えば「どのように採用すればいいかわからない」「面接調整や書類作成が煩雑」といった課題に対して、プロフェッショナルなサポートを提供します。 求人作成から応募者管理、面接日程の調整、従業員との連絡対応や窓口業務、契約書作成まで、幅広い人事・採用業務を代行。 特に、元サイバーエージェントや大手上場企業出身の人事チームがサポートするため、効果的な求人管理やスムーズな採用プロセスが実現可能です。採用活動の質を向上させ、クリニックの運営を支援します。
訪問とオンラインを使い分けOK！無駄のない運営を実現
クリニックのニーズに応じて、訪問プラン（エリアは問い合わせ要）とオンラインプランを選択でき、必要な業務だけを依頼できるため、コストを抑えながらも効率的なサポートが受けられます。常勤の事務長を雇用する際の高額な給与負担や、不要な業務まで含めた支出を避け、必要な分だけにコストをかけられます。 例えばオンラインプランで集患や採用に力を入れたい場合、週に約3時間/月12時間を広告運用、ポスティング、チラシデザインの作成にあて、週に約2時間/月8時間を求人の更新や応募者の面接調整、週に1時間/月に4時間をスタッフの相談や勤務状況の確認、週20分/月80分をシフト調整などに当てられます。 ※スタンダードプラン：25時間/月の場合 稼働時間内であれば依頼する項目はカスタマイズできるため、クリニックごとに必要な業務をだけをサポートしてもらえ、無駄のない効率的な運営が可能です。
分業制×専門チームで、煩雑な業務をスピーディに対応
医療機関の運営支援を専門とするプロフェッショナルなチームが、経理、デザイン、SNS運用、デジタルマーケティング、経営コンサルなどあらゆるバックオフィス業務を担当します。 クリニックからの依頼を受けて、社内の担当者が採用・人事、経理、集患・SNSに強い担当者を配置しクリニックごとにチームを作ります。分業制のため、各分野のプロがそれぞれの専門領域に集中でき、効率的かつ正確な業務処理が可能です。 結果としてクリニックの業務負担を軽減し、経営者や医師が本来の診療や経営に専念できる環境を提供します。
レンタル事務長さんの導入事例
整形外科クリニック（従業員：13名）
課題
- 集患・採用・事務など全業務に追われている
- 職員の指導・マネジメントに苦戦している
- 勤怠・書類など紙運用の管理負担が大きい
解決
- 自己研鑽や将来計画に充てる時間を確保
- 人事面談×採用活動の委託で定着率が改善
- クラウドシステム導入により一元管理を実現
参照元：レンタル事務長さん公式HP（https://rental-jimucho.com/）
小児科（従業員：7名）
課題
- 職員との面談時間が確保できていない
- 対話不足で勤務満足度の把握が困難
- 採用を実施しても応募が集まりにくい
解決
- 人事面談の導入で職員理解を促進
- 新しい人事制度の構築に着手
- 採用支援を追加委託し、人事業務をスリム化
参照元：レンタル事務長さん公式HP（https://rental-jimucho.com/）
レンタル事務長さんの料金プラン
オンラインプラン
| プラン | 稼働時間 | 月額料金（税込） |
|---|---|---|
| ミニマムプラン | 12.5時間／月 | 110,000円 |
| スタンダードプラン | 25時間／月 | 209,000円 |
| 経営参謀プラン | 50時間／月 | 396,000円 |
訪問プラン
| プラン | 訪問回数 | 月額料金（税込） |
|---|---|---|
| プランA | 1日／月 | 88,000円 |
| プランB | 2日／月 | 176,000円 |
| プランC | 1日／週 | 330,000円 |
| プランD | 2日／週 | 660,000円 |
| プランE | 3日／週 | 950,400円 |
レンタル事務長さんの会社概要
| 会社名 | 株式会社セルエージェント |
|---|---|
| 所在地 | 東京都渋谷区恵比寿1-8-18K-1ビル 3F |
| URL | https://rental-jimucho.com/ |
事務長代行サービスとは
事務長代行サービスとは、クリニックや歯科医院などの医療機関で発生する多岐にわたる事務業務を外部の専門家に委託するサービスです。通常、院長は診療に加えて経営や人事、財務、労務管理などの業務を抱えており、時間やリソースが不足しがちです。事務長代行サービスを利用することで、これらの業務を専門スタッフに任せ、院長は医療に専念することが可能になります。
サービス内容には、経営サポート、スタッフ管理、財務・経理業務の代行、さらには広報・マーケティングなどの役割も含まれ、クリニックの運営全般を幅広く支援します。クリニックの規模やニーズに応じて、必要な業務だけを選んで依頼できるのが特徴です。
事務長代行サービスの導入メリット
業務の負担軽減と診療への集中
事務長代行を導入する最大のメリットは、院長が本来注力すべき診療業務に専念できることです。通常、院長は診療に加えて、経営、財務、人事、労務管理といった業務も担う必要がありますが、これが診療時間を圧迫し、結果的に医療の質にも影響を与えかねません。事務長代行サービスを利用することで、煩雑な事務業務を専門家に任せることができ、院長は患者ケアに専念できる環境が整います。
専門的な業務サポート
事務長代行サービスは、ただの事務作業をこなすだけではなく、経営の専門家としての役割も果たします。特に、経営戦略の策定やマーケティング、人事管理など、クリニックの成長に直結する業務もサポート可能です。また、労務問題の解決やスタッフ教育の支援なども含まれるため、経営者としての院長の負担が大幅に軽減されます。専門知識を持った事務長が、経営改善に向けた適切なアドバイスを提供し、クリニックの効率的な運営をサポートしてくれるのは大きな利点です。
コスト削減と効率化
事務長代行サービスを利用することで、クリニックの人件費や教育費を削減できることも大きなメリットです。事務長を正規雇用すると、年収や社会保険料、教育コストが発生し、固定費が高くなります。一方、事務長代行サービスは必要な業務に応じて利用するため、無駄な人件費が発生しません。また、採用や教育にかかる手間や時間も削減でき、すぐにサービスを利用できるため、短期間で効果を期待できます。
緊急対応や特定業務の外注化
事務長代行サービスは、特定の期間や業務に応じて柔軟に対応できるため、急な業務増加や緊急時のサポートにも対応できます。例えば、繁忙期や人手不足が予想される時期にスポットでサービスを依頼することで、クリニック運営が滞ることなく進められます。特定のプロジェクトや一時的な業務に関しても、事務長代行が迅速に対応できるため、クリニック運営の安定化に寄与します。
法令遵守やリスク管理の強化
医療機関では、法令遵守やリスク管理が非常に重要です。事務長代行サービスは、法務や労務に関する専門的な知識を持ち、コンプライアンスを強化する役割も担っています。労働基準法や医療法など、法令に従った運営が求められる医療現場において、専門家のサポートを受けることで、法令違反のリスクを軽減し、トラブルを未然に防ぐことができます。また、経営リスクの低減にもつながり、安心してクリニック運営に集中できる環境が整います。
柔軟なサービスの提供
事務長代行サービスは、クリニックの規模やニーズに合わせてカスタマイズできる点も魅力です。小規模クリニックから大規模医療機関まで、業務範囲やサービス内容を柔軟に設定できるため、無駄なコストをかけずに必要な部分だけを外注化できます。さらに、訪問型やオンライン対応など、現代の医療現場に求められる多様なニーズにも対応可能です。
事務長代行サービスの導入デメリット
一方で、導入にはいくつかのデメリットもあります。まず、外部スタッフに経営を委託することで、内部にノウハウが蓄積されにくくなるリスクがあります。さらに、継続的なサポートが必要な場合には、代行費用が高額になることがあり、特に小規模クリニックにとっては負担になる可能性があります。また、院内で常駐しないこともあるため、緊急対応が必要な場合に対応が遅れることも考えられます。
事務長代行の選び方のポイント
業務範囲の確認
事務長代行サービスが提供する業務範囲は非常に重要です。クリニックや歯科医院のニーズに応じて、経理、労務、人事管理、マーケティングなど、幅広い業務をサポートするサービスが必要かもしれません。一部のサービスは経営支援や人事管理に特化している場合もあり、全ての業務をカバーしていないこともあります。そのため、委託したい業務内容を明確にし、それに対応可能な事務長代行を選ぶことがポイントです。
サービスの実績と信頼性
導入する事務長代行サービスの実績や信頼性も重要です。特に、医療機関向けのサポート実績が豊富な企業を選ぶと、クリニック独自の課題に対する理解度が高く、適切なサポートを受けやすくなります。事務長代行の導入実績や顧客満足度、さらに具体的な成功事例を参考にすることで、信頼できるパートナーを見つけやすくなります。
料金体系とコスト
料金体系も、選ぶ際の大きな要素です。料金は、月額制やスポット対応など、依頼の仕方や業務内容に応じて異なります。一般的に、月額10万円～20万円が相場ですが、業務範囲や訪問頻度によってはさらに費用が高くなることもあります。一方で、低価格のサービスでも、必要な業務にしっかり対応していない場合は結果的に無駄な支出になる可能性もあります。そのため、サービスの質と料金のバランスをしっかりと見極め、コストパフォーマンスの高いサービスを選ぶことが大切です。
サポート体制の充実度
事務長代行サービスのサポート体制も確認すべきポイントです。問題が発生した際に迅速に対応できるかどうか、また、オンラインや訪問でのサポート体制が整っているかを確認することが必要です。電話やメール、チャットなどのサポート手段が充実しているかも重要で、特に緊急時に迅速な対応が可能なサービスを選ぶと安心です。
セキュリティと情報管理
事務長代行を導入する際には、機密情報の管理が非常に重要です。経理や人事管理を含む業務では、個人情報や機密情報を取り扱うため、情報漏洩対策がしっかりしている企業を選ぶことが必要です。セキュリティポリシーやデータ保護の取り組みについて確認し、信頼性のあるパートナーを選ぶことが、クリニック経営におけるリスク管理の一環となります。
カスタマイズ性
クリニックの規模やニーズに応じて、サービス内容を柔軟にカスタマイズできるかどうかも重要です。固定的なプランだけではなく、必要な業務だけを選んで依頼できるカスタマイズ性が高いサービスを選ぶことで、不要な費用を抑え、効率的に業務を委託できます。特に、急な業務増加や特殊な依頼に対応できる柔軟な体制があるかどうかも重要です。
事務長代行サービスに関するQ&A
Q: 事務長代行サービスを利用するのはどんな場合が多いですか？
A: 主にクリニックの運営負担を軽減したい院長が利用します。特に、経理や人事管理、スタッフ教育などの業務が増えて診療に集中できない場合に導入されます。
Q: 事務長代行と事務長の雇用との違いは何ですか？
A: 事務長代行は、必要な期間や業務内容に応じて外部委託できるため、柔軟性が高く、コスト面でも効率的です。一方、事務長を雇用する場合、長期的に内部リソースとして育成できるメリットがありますが、採用コストや教育コストが発生します。
事務長代行のまとめ
事務長代行サービスを選ぶ際は、業務範囲の確認、サービスの実績、料金体系、サポート体制、セキュリティの観点から慎重に選ぶことが求められます。クリニックのニーズに合わせた最適なサービスを見つけ、効率的に業務を委託することで、院長は診療業務に集中し、クリニック全体の経営改善を図ることが可能です。
- 免責事項
- 本記事は、2024年10月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
