ホテル管理システム（PMS）おすすめ20選比較！特徴や費用、導入事例を調査

ホテル管理システム（PMS）とは

現代の宿泊業において、ホテル管理システム（PMS）は、もはや欠かせない存在です。かつては予約の管理を中心としたツールでしたが、今ではホテル運営の根幹を支える「基幹システム」として、多くの業務を統合・自動化しています。

PMSは、「Property Management System（プロパティ・マネジメント・システム）」の略で、直訳すると「資産管理システム」という意味です。この名称の通り、ホテルという資産を効率的に運営するための仕組みであり、業務の一元管理を可能にします。

PMSの核となるのが「情報の一元化」です。たとえば、OTA（オンライン旅行代理店）や自社公式サイト、電話・ウォークインなど、さまざまなチャネルからの予約がPMSに集まり、客室在庫が即座に更新されます。その情報は、フロントだけでなく清掃や経理、経営分析などにも即座に活用されます。
とくに予約業務に特化した宿泊予約システムと組み合わせることで、さらに効率的な運用が可能になります。

サイトコントローラーとの違い

ホテル管理システム（PMS）と類似するツールに、「サイトコントローラー」があります。サイトコントローラーは、複数にまたがる予約販売サイトの情報を一元的に管理するシステムのことで、予約状況や価格変更も行えます。また、一元管理ができるため、ダブルブッキングにならないように調整も可能。予約管理業務の負担が軽減できます。

ホテル管理システムの中には、このサイトコントローラーと連携が図れるものも多くあります。連携させることで、旅行サイトに入力された顧客情報をホテル管理システムに取り入れられます。

PMSは、「Property Management System（プロパティ・マネジメント・システム）」の略で、直訳すると「資産管理システム」という意味です。この名称の通り、ホテルという資産を効率的に運営するための仕組みであり、業務の一元管理を可能にします。

PMSの核となるのが「情報の一元化」です。たとえば、OTA（オンライン旅行代理店）や自社公式サイト、電話・ウォークインなど、さまざまなチャネルからの予約がPMSに集まり、客室在庫が即座に更新されます。その情報は、フロントだけでなく清掃や経理、経営分析などにも即座に活用されます。

PMSは単なるツールではなく、ホテル運営の神経中枢として、あらゆる情報の流れを最適化するための戦略的プラットフォームなのです。

クラウド型とオンプレミス型、どちらを選ぶべきか

ホテル管理システム（PMS）を導入する際に、多くの方が悩まれるのが「クラウド型」と「オンプレミス型」のどちらを選ぶべきかという点です。どちらにも長所と注意点があり、ホテルの規模や運営方針によって適した選択肢は変わってきます。自社の状況を踏まえて考えることが大切です。

クラウド型PMSが選ばれる3つの理由

クラウド型は、事業者のサーバーにあるシステムをインターネット経由で利用する方法です。中小規模の宿泊施設で特に支持を集めており、その理由は次の3点にあります。

ITに詳しい人材がいなくても安心して使えるため、新規開業や小規模ホテルにとって導入しやすい仕組みといえます。

大規模ホテルで重要なカスタマイズ性

オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置してシステムを運用する方式です。初期費用は大きくなりますが、自社の業務フローに合わせて細かいカスタマイズができる点が魅力です。

婚礼や宴会など複数部門との連携が必要な大規模ホテルでは、独自の業務に合わせた調整が欠かせません。そのため、オンプレミス型を選ぶことで、柔軟な運営体制をつくることが可能になります。ただし、専門的な知識を持つスタッフが必要で、保守や人件費も発生するため、運用コストを含めた長期的な視点で検討する必要があります。

クラウド型とオンプレミス型の比較表

Windows10サポート終了への対応

2025年10月に、MicrosoftによるWindows10のサポートが終了する予定です。
これは、特にオンプレミス型のPMSを古いPCで運用している施設にとっては見過ごせない問題です。サポートが終了すると、セキュリティ更新プログラムが提供されなくなるため、新たなウイルスや不正アクセスに対して脆弱な状態となります。

その点、クラウド型PMSであればOSのバージョンに依存せず、ベンダー側が常に最新の環境を保ってくれるため、こうしたリスクを大きく減らせます。ITの専門知識がない施設でも、安心してシステムを運用できるのは大きなメリットといえるでしょう。
これから導入を検討する際には、こうした将来的なリスクも考慮して選択することが重要です。

ホテル管理システム（PMS）の主な機能

ホテル管理システムには、予約管理・客室管理・顧客管理・フロント管理・清掃管理・データ分析・帳票の作成以外にも、チェックイン機能やアレルギー管理など業務に便利なツールを実装しているものもあります。

スマホやタブレットでチェックインが可能なシステムであれば、非接触チェックインも実現できます。パスポートの撮影や多言語翻訳に対応しているシステムもあるため、インバウンド需要を取り込みたい方は、多言語対応のシステムを選ぶと良いでしょう。

特に清掃管理機能については、専門的なホテル清掃管理システムを併用することで、より細かな清掃スケジュールの管理や品質管理が可能になります。PMSと清掃管理システムを連携させれば、チェックアウト情報が即座に清掃部門に伝わり、効率的な客室準備が実現できるでしょう。

ホテル管理システム導入のメリット

ホテル管理システムを導入すると、フロント業務や清掃業務、予約管理や売上管理に至るまで幅広い業務を効率化できます。

また、スマホやタブレット対応の管理システムなら、顧客と接したスタッフがリアルタイムで情報を書き込めます。顧客の誕生日や味の好みといった、顧客体験に重要な情報を厨房や清掃などで活かせるようになり、ホテル全体のサービス向上に繋がるでしょう。

チェックインやチェックアウトの非接触対応を実現できる

導入するホテル管理システムによっては、非接触対応を実現できるでしょう。顧客のスマホから決済サービスや署名を行えるシステムの利用できれば、チェックインやチェックアウト業務の非接触化だけでなく省人化もできます。専用のホテル自動チェックイン機を併用すれば、導入効果をさらに高められます。自動精算機や電子錠サービスとの連携が図れるシステムもあるため、スタッフが顧客対応にかける時間を削減することが可能です。

ホテル管理システムとサイトコントローラーや電子錠サービスと連携しておけば、予約をした時点で顧客情報から自動でPINコードを発行できるように。滞在前に電子署名から決済、PINコード発行までを済ませられるようになります。

蓄積したデータから分析できる

ホテル管理システムの中には、蓄積したデータの分析機能が搭載しているものもあります。自動で売掛・売上管理を行い課題を抽出。勘や経験に頼るのではなく、データをもとに改善できるため、顧客満足度の向上に繋げられます。

忙しい中でも課題を明確にできるので、効率よく業務の見直しが図れるでしょう。営業戦略や販売戦略にも役立てられます。

スタッフ同士の情報共有がしやすくなる

ホテル管理システムを導入すると、スタッフ同士が情報共有しやすくなり、顧客とのトラブルを防げるようになります。宿泊施設の運営では、伝え漏れや認識のずれが顧客とのトラブルに発展するケースは少なくありません。

特に、清掃作業は外部に委託したり、アルバイトに任せたりすることも多く、意思疎通が図りにくいといった問題が出てきます。ホテル管理システムを導入すれば、スタッフが施設内のどこにいても情報をリアルタイムで反映できるため、伝え漏れや認識のずれが起こりにくくなるでしょう。

ホテル管理システムの選び方

ホテル管理システムを選ぶ際には、単に機能や価格を比較するだけでは十分ではありません。
自社の業務や運営方針に合ったシステムかどうかを見極めるには、長期的な視点での検討が欠かせません。

ここでは、選定時に必ず押さえておきたい5つの比較ポイントをご紹介します。

1. 機能の適合度

まず重視すべきは、自社にとって必要な機能がしっかり備わっているかどうかです。たとえば、団体予約や会議室の管理が重要な大規模施設と、個人客中心のブティックホテルでは、必要な機能が異なります。

「必須機能」と「あれば便利な機能」をリスト化し、施設の特性と課題に合致するかを確認してください。

2. 料金体系

導入時の初期費用だけでなく、長期的なコストを見通した「総所有コスト（TCO: Total Cost of Ownership）」で比較しましょう。
たとえばクラウド型は月額制で初期負担が少なく、オンプレミス型は初期費用が高い代わりに月額費用がかからないこともあります。また、ユーザー追加やアップグレード、外部連携機能の利用に別途費用が発生する場合もあるため、事前に細かく確認する必要があります。

3. サポート体制

ホテル業務は24時間365日続きます。深夜や早朝にトラブルが発生した場合、すぐに対応してもらえるサポートがあるかどうかは非常に重要です。
サポート窓口の対応時間や手段（電話・メール・リモート操作など）、過去の対応実績などをチェックし、信頼できる体制が整っているかを見極めましょう。特にITが苦手なスタッフが多い現場では、丁寧で親切なサポートが導入の鍵になります。

4. カスタマイズ性と拡張性

ホテルにはそれぞれ独自の運営ルールがあります。PMSが自社のフローに柔軟に対応できるか、また将来的な施設拡大や多店舗展開に対応できるかどうかも重要な判断材料です。例えば、「自社特有の帳票が出力できるか」「新たな施設を簡単に追加できるか」など、将来を見据えて拡張可能な設計になっているかを確認しましょう。

5. 情報セキュリティの強さ

PMSには顧客の氏名、住所、連絡先、クレジットカード情報など、機密性の高い個人情報が保管されます。万が一情報が漏えいすれば、施設の信頼性に大きなダメージを与えかねません。

クラウド型PMSを選ぶ場合は、データの暗号化、アクセス制御、外部からの攻撃対策など、提供ベンダーのセキュリティ対策のレベルを必ず確認しましょう。ISO27001などのセキュリティ認証を取得しているかも安心材料の一つです。

必須機能とオプション機能の見極め方

PMSを選ぶときは「機能が多いから安心」という考え方は必ずしも正解ではありません。必要以上に多機能なシステムは、コストがかさむだけでなく操作も複雑になり、現場に負担を与えてしまうことがあります。大切なのは自施設の規模や運営スタイルに合った機能を選び取ることです。ここでは、施設規模ごとに重視すべき機能のポイントを整理します。

小規模施設で重視すべき基本機能

客室数が50室未満の旅館やゲストハウス、ペンションといった小規模施設では、シンプルで操作しやすいシステムが最も重要です。必要な機能は次の4つに絞られます。

• 予約管理
• チェックイン・チェックアウト
• 顧客情報の管理
• 売上管理

この基本がそろっていれば、日常の運営は十分に対応可能です。月額3,980円程度から利用できるサービスもあり、無理のないコストで導入できます。操作が複雑なシステムよりも、直感的に使えるシンプルなものを選ぶことが成功のカギとなります。

中大規模施設で必要な拡張機能

ビジネスホテルやシティホテルのように規模が大きくなると、業務の効率化や部門間の連携が特に重要になります。そのため、以下のような拡張機能が役立ちます。

• 清掃管理機能（フロントと清掃部門のリアルタイム連携）
• 宴会・会議室の管理
• 複数施設をまとめて管理する機能
• レベニューマネジメント機能（需要に応じた価格戦略）

規模が大きいほど「部門ごとの情報をいかにスムーズに共有できるか」が成否を分けます。現場スタッフと経営層が同じデータを基盤に動ける仕組みを整えることが大切です。

インバウンド対応に欠かせない多言語機能

海外からの宿泊客が増える今、多言語対応は外せないポイントです。システムによっては多言語に対応しているものや、パスポートを読み取って自動で情報を登録できる機能を持つものもあります。さらに、外国人スタッフが利用しやすいように、システム画面そのものが多言語表示に切り替えられると安心です。

こうした機能は「すべての施設に必要」というわけではありませんが、インバウンド集客を積極的に行うホテルにとっては重要な選定基準となります。

2025年注目のホテル管理システムトレンド

ホテル管理システム（PMS）は進化を続けており、2025年には新たな課題とチャンスが同時に訪れると予測されています。ここでは、特に注目されるトレンドを3つご紹介します。将来の運営環境を見据えて、どのように対応するかを考えるきっかけにしていただければと思います。

AI活用による需要予測と価格最適化

近年注目を集めているのが、AIによるレベニューマネジメントの高度化です。AIは過去の宿泊データだけでなく、周辺イベントの開催情報や競合ホテルの価格動向、航空券予約の動きなど多様な情報を瞬時に分析し、最適な価格を自動で提示できます。

AIによって、人の経験や勘に頼っていた価格戦略を、より精密かつスピーディーに実行できるようになります。需要が高まる日は強気の価格設定を、閑散期は割引や特別プランを打ち出すといった判断をAIがサポートしてくれるのです。

スマートフォン完結型のゲスト体験

宿泊客が自分のスマートフォンを使って予約から滞在までを完結できる仕組みも広がりつつあります。事前チェックイン、デジタルキーによる入室、ルームサービスの注文、館内施設の予約、チェックアウト時の決済まで、すべてをスマートフォン1つで操作できるようになってきています。

非接触・非対面のサービスとして利便性が高いだけでなく、スタッフの負担を軽減し、運営効率の向上にも直結します。

LINE連携によるリピーター獲得

日本国内で広く利用されているLINEとの連携も注目されています。PMSに蓄積された顧客情報とLINEを組み合わせることで、誕生日や記念日に合わせた特別プランの案内や、リピート利用を促すクーポン配信など、きめ細かいコミュニケーションが可能になります。

メールに比べて開封率が高いLINEを活用することで、宿泊客に「自分のことを大切にしてくれている」と感じてもらいやすく、ロイヤルティを育てる有効な手段となります。

ホテル管理システム導入に関するFAQ

ホテル管理システムまとめ

ホテル管理システムを選ぶ際は、自社の課題と目的を明確にし、必要な機能を搭載したシステムを導入しましょう。ツールによってフロント業務のみ支援していたり、バックオフィス業務や清掃業務までサポートしたりと、搭載されている機能が異なります。

自社に合ったシステムを導入するために、ぜひ、記事の内容をお役立てください。